2.1.1. Tạo lập tài liệu số
2.1.1.1 Bổ sung tài liệu số
a/ Chính sách bổ sung tài liệu số
- Đối với việc mua TLS: Cho tới nay trong chính sách phát triển nguồn lực thông tin của TV TQB chưa có mục dành riêng và cố định để mua TLS. Vì vậy, mua TLS chỉ là một phần nằm trong chính sách phát triển nguồn lực thơng tin nói chung và chưa được tiến hành định kỳ hàng năm.
- Đối với việc thu thập TLS nội sinh trong Trường: TLS nội sinh của Trường ĐHBK HN có thể hiểu là những tài liệu được viết tại Trường; do cán bộ, sinh viên, học viên trong Trường viết ra; các hội nghị hội thảo được diễn ra trong phạm vi Trường; tài liệu thăm quan, học tập công tác của cán bộ Trường ở trong và ngoài nước. TLS nội sinh bao gồm một số loại tài liệu chủ yếu như sau: luận văn, luận án bản điện tử; bài giảng điện tử; bản mềm chương trình hội nghị, hội thảo; ebook; bản mềm các tài liệu của các đoàn thăm quan do Trường cử đi học tập, công tác,... Nhà trường quy định các cơng trình nghiên cứu khoa học nộp về Phòng Nghiên cứu khoa học của Trường, các tài liệu xuất bản, tài liệu nội sinh nộp về TV TQB nhưng hiện nay quy định này chưa được thực hiện nghiêm chỉnh. Trong số các loại TLS nội sinh trên chỉ có luận văn, luận án dạng điện tử được nộp đầy đủ 100% về TV TQB. Hiện nay, hàng năm Trường ĐHBK HN đào tạo khoảng 1.500 đến 1.800 học viên và nghiên cứu sinh do đó luận án, luận văn là nguồn tài liệu nội sinh đặc trưng có số lượng lớn, giá trị cao đối với người dùng tin trong Trường. Các luận án Tiến sỹ, luận văn Thạc sỹ để hoàn thiện hồ sơ xin bảo vệ và xin cấp bằng phải có xác nhận của các phịng ban liên quan trong đó có TV TQB. Sau khi nộp đầy đủ theo quy định học viên sẽ được nhận giấy biên nhận. Vì vậy, mọi học viên phải nộp bản mềm luận văn, luận án đầy đủ về TV TQB. Số lượng bản mềm giáo trình do các thầy cơ trong Trường viết, TLS hội nghị hội thảo, thăm quan,... chưa được nộp về TV TQB.
Các sách điện tử được trao tặng từ một số cá nhân, giảng viên trong Trường. Tuy nhiên, số lượng rất ít chỉ khoảng 200 ebook và trong những năm gần đây TV TQB chưa được bổ sung thêm ebook từ nguồn mua, nguồn tặng biếu cũng rất ít.
b/ Kinh phí bổ sung tài liệu số
Kinh phí bổ sung tài liệu cho TV TQB chủ yếu là nguồn kinh phí do Nhà trường cấp theo cơ chế xin cho. Kinh phí phụ thuộc vào cân đối, phân bổ tài chính trong tồn Trường cũng như dựa trên nhu cầu, số lượng đào tạo các cấp hàng năm. Sau đây là bảng thống kê kinh phí bổ sung tài liệu của TV TQB từ năm 2009 đến năm 2011.
Loại tài liệu Kinh phí bổ sung
2009 2010 2011
Sách giáo trình 504.775.000đ 467.395.000đ 0đ
Sách tham khảo 0đ 41.123.000đ 0đ
Sách ngoại văn 85.373.400đ 106.490.000đ 1.000.000.000đ
Báo, tạp chí tiếng Việt 80.420.300đ 46.768.400đ 20.000.000đ Báo, tạp chí ngoại 343.937.600đ 322.000.000đ
Tài liệu điện tử 5.200 USD 0đ 0đ
Tổng cộng 1.091.732.700đ 983.776.400đ 1.020.000.000đ
Bảng 2.1: Kinh phí bổ sung tài liệu của TV TQB từ năm 2009-2011
Số liệu thống kê trong bảng 2.1 cho thấy kinh phí chủ yếu tập trung vào tài liệu truyền thống, kinh phí cho phát triển TLS cịn rất ít. Nhà trường khơng đầu tư kinh phí hàng năm cho bổ sung TLS. Trong tổng số kinh phí phát triển nguồn lực thơng tin của TV TQB kinh phí dành cho TLS cịn rất hạn hẹp, khơng ổn định. Kinh phí mua CSDL ban đầu là mua theo dự án, trong những năm tiếp theo kinh phí của Nhà trường khơng đủ để mua TLS.
Hoạt động trao đổi TLS triển khai rất chậm, chưa hiệu quả, khơng duy trì và phát triển được do gặp nhiều khó khăn trong chính sách trao đổi chia sẻ, nguồn TLS hạn hẹp, số lượng ít, chưa phong phú đa dạng về loại hình.
c/ Quy trình bổ sung TLS
Hiện nay, TV TQB chỉ mua CSDL online, các loại hình TLS khác chưa được triển khai. Quy trình bổ sung TLS như sau:
- TV TQB lựa chọn TLS cần bổ sung và làm tờ trình lên Ban Giám hiệu. Việc lựa chọn TLS dựa trên các căn cứ sau:
+ TLS có nội dung bao quát nhiều chuyên ngành phù hợp với các ngành đào tạo và nghiên cứu trong Trường.
+ Nhu cầu tin của người dùng tin về các tài liệu trong CSDL đó (trên cơ sở điều tra xã hội học định kỳ hàng năm, yêu cầu từ các khoa viện).
- Sau khi được Ban Giám hiệu đồng ý và phê duyệt, TV TQB tìm nhà cung cấp, đấu thầu và làm hợp đồng.
- Mời các nhà cung cấp chào giá cạnh tranh
- Cán bộ phát triển nguồn tin so sánh, xem xét tổng thể các hồ sơ chào giá - Lập hội đồng chọn nhà cung cấp (bước này có thể tiến hành làm tắt).
- Cán bộ phát triển nguồn tin sẽ làm Quyết định nhà cung cấp dựa trên kiến nghị của Hội đồng và trình Ban Giám hiệu
- Làm Hợp đồng kinh tế và Quyết định trả tiền trình Ban Giám hiệu ký
- Thủ tục Thanh toán
CSDL là loại tài liệu đặc biệt (khơng hữu hình), sử dùng bằng máy tính nối mạng nên khi mua phải cân nhắc nên mua quyền truy cập theo dải IP hay truy cập bằng User Pasword hoặc mua CSDL vĩnh viễn. Trong hợp đồng phải quy định rất rõ trách nhiệm, quyền lợi của bên mua và bên bán, đặc biệt chú trọng cách thức mua. Để phù hợp với điều kiện kinh tế cũng như đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin trong Trường ĐHBK HN, TV TQB thường mua CSDL online theo dải IP hoặc User password trong khoảng thời gian nhất định. Khi thanh tốn chỉ trên hồ sơ hành chính nên cán bộ phát triển nguồn lực thơng tin yêu cầu nhà cung cấp báo cáo thường xuyên về mức độ truy cập để làm cơ sở thanh toán và báo cáo.