2.1.1.1. Các loại văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê ban hành
Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện và đơn vị gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Thông báo, Cơng văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Cơng điện, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác có liên quan đến q trình điều hành, thực hiện của UBND huyện và các cơ quan, đơn vị.
2.1.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê
Văn phòng HĐND&UBND huyện giúp Chủ tịch thực hiện chức năng quản lý nhà nước nên việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành.
Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm báo cáo với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách xem xét cho ý kiến.
Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách, đơn vị hồn chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo ký ban hành.
Trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp trao đổi ý kiến với các đơn vị đó. Đơn vị có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến theo nội dung và thời gian theo yêu cầu của đơn vị chủ trì.
Văn phịng HĐND&UBND huyện được phép ban hành các loại văn bản sau: các loại văn bản trả lời; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; giải quyết khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền; các cơng văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị.
Văn bản do UBND huyện ban hành gồm có 02 loại: - Văn bản cá biệt: Quyết định.
- Văn bản quản lý nhà nước thông thường: Công văn, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình…
Đối với văn bản dự thảo phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan thì người được giao nhiệm vụ chính phải lấy ý kiến và có trách nhiệm tổng hợp ý kiến đóng góp, đề xuất với lãnh đạo phòng để báo cáo lãnh đạo cho ý kiến để chỉnh lý dự thảo.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền lãnh đạo UBND huyện ký, Trưởng phịng hoặc Phó phịng chun mơn được phân công phụ trách kiểm tra dự thảo, ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đó.
2.1.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Các nội dung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư. Tuy nhiên, việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ ký nháy/tắt của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo, thiếu từ, thiếu chữ, tình trạng viết tắt tên cơ quan ban hành không theo đúng quy định …
chế đã nêu trên, đảm bảo cho việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện có hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.
2.1.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Điều 7 quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Khê. Cụ thể:
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được tuân thủ thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số: 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Bộ Nội Vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
2.1.1.5. Việc soạn thảo văn bản khác ở các đơn vị (Phòng, Ban, Trung Tâm, các xã, thị trấn) hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; b) Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo huyện, Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng đơn vị (Trưởng, Phó Phịng) việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện. Đối với việc duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt; Kiểm tra văn bản trước khi ban hành; Ký văn bản; Bản sao văn bản được tuân thủ theo các Điều 8, 9,10 và 11 trong Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Khê.
Nhận xét và so sánh về quy trình soạn thảo văn bản so với quy định hiện hành của UBND huyện và các đơn vị trực thuộc:
+ Ưu điểm: Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu
quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện Cẩm Khê. Chánh văn phòng chỉ đạo quản lý tốt các cán bộ chun viên ln có ý thức thực hiện theo quy trình các bước trong soạn thảo văn bản: Xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành.
+ Nhược điểm: Hiện tại ở các Phòng, Ban, Trung Tâm và các xã, thị trấn
đơn vị quản lý nhà nước trực thuộc UBND huyện Cẩm Khê. Việc soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ ký nháy/tắt của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo, thiếu từ, thiếu chữ, … Các nội dung về thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư chưa được qn triệt và áp dụng một cách nghiêm túc. Mặc dù khi các văn bản quy định trên ngay từ khi có hiệu lực đã được Văn phịng HĐND&UBND huyện gửi cơng văn đề nghị và hướng dẫn áp dụng. Điều này cho thấy trách nhiệm của các trưởng đơn vị trong việc kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện tốt.
Về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cá nhân, đơn vị tại UBND huyện được thực hiện tốt, nên gần như ít có sai sót. Có chăng chỉ trong q trình thu thập và xử lý thơng tin có liên quan, cần sự kết hợp của các đơn vị, cá nhân khác ngoài đơn vị soạn thảo gặp gián đoạn và mất nhiều thời gian do nhiều yếu tố tác động.
• Quy trình quản lý và giải quyết văn bản
Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại UBND huyện Cẩm Khê được thực hiện theo đúng Quyết định số 861/QĐ-UBND ngày 25 tháng 7 năm 2014 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư và Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Khê. Cụ thể từ Điều 12 đến điều 22 trong quy chế này: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị được quản lý tập trung tại Văn thư huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và khẩn phải được đăng ký và trình chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.