- Nhận xét ưu, nhược điểm:
2.1.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu
2.1.4.1. Các loại dấu cơ quan
Dấu là thành phần khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan trong bộ máy tổ chức Nhà nước, khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mẫu dấu riêng, nó thể hiện tính hợp pháp là tính chân thực của văn bản.
Tại UBND huyện Cẩm Khê hiện nay đang giữ những con dấu như: Dấu của UBND huyện, dấu Văn phòng, dấu Hội đồng, dấu chức danh, dấu mời hợp, dấu chỉ mức độ mật.
Tất cả các loại dấu của UBND huyện Cẩm Khê giao cho cán bộ văn thư cơ quan giữ và đóng dấu tại Phịng Văn thư. Cán bộ văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa được cho phép bằng văn bản của người có thảm quyền.
2.1.4.2. Đối với việc quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch huyện việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của UBND huyện Cẩm Khê, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại Phòng Văn thư huyện. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND huyện và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngồi giờ làm việc;
b) Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mịn hoặc biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo Chủ tịch UBND huyện để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chủ tịch UBND huyện phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
2.4.1.3. Đối với việc sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của UBND huyện Cẩm Khê.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
2.4.1.4. Đối với việc bảo quản con dấu
Con dấu được để tại phòng văn thư của Văn phòng UBND huyện Cẩm Khê; Dấu được giao cho bộ phận văn thư bảo quản và đóng dấu; Dấu được để trong hịm, tủ tại bộ phận phòng văn thư của cơ quan.
Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm: Trong các cơng đoạn soạn thảo văn bản thì cơng đoạn đóng
dấu lên văn bản là công đoạn cuối cùng, khẳng định nội dung văn bản đã chính xác và văn bản có hiệu lực pháp lý được thực hiện trong thực tế.Con dấu đóng lên văn bản thể hiện quyền lực quản lý của UBND huyện Cẩm Khê. Việc quản lý và sử dụng con dấu tại UBND huyện Cẩm Khê được thực hiện tốt, tuân thủ pháp luật hiện hành. Con dấu được bảo quản ở nơi an toàn đảm bảo đúng quy định.
+ Nhược điểm: Tại UBND huyện Cẩm Khê, việc quản lý và sử dụng con
dấu được thực hiện tốt nên gần như khơng xảy ra sai sót.