Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do huyện phát hành. Văn bản đi do UBND huyện Cẩm Khê phát hành được quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm của văn bản đi. Đăng ký văn bản đi. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Lưu văn bản đi.
2.1.2.1. Đối với việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản khơng đảm bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
2.1.2.2. Đối với việc đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính. Tại UBND huyện Cẩm Khê và các đơn vị trực thuộc (UBND các xã, thị trấn) để quản lý văn bản đi, thì tất cả văn bản khi phát hành đều được đăng ký vào sổ công văn đi của huyện. Mẫu sổ được thực hiện theo mẫu chung của UBND tỉnh Phú Thọ quy định. Cụ thể:
- Phần bìa sổ:(Xem phụ lục II) - Phần đăng ký văn bản đi:
Ngày, tháng gửi NƠI NHẬN CÔN