- Nhận xét ưu, nhược điểm:
2.1.5. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng cơng việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.
- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
UBND huyện Cẩm Khê đã ban hành Quyết định số 50/QĐ-UBND ngày 25 tháng 8 năm 2018 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.5.1. Các loại hồ sơ hình thành tại Ủy ban nhân dân huyện
Trong quá trình hoạt động, UBND huyện Cẩm Khê đã hình thành các loại hồ sơ bao gồm:
- Hồ sơ nhân sự: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, nhân viên nhằm quản lý và sử dụng nhân sự tại UBND.
- Hồ sơ cơng việc: Hồ sơ được hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết các cơng việc của UBND cũng như các cá nhân trong cơ quan.
- Hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ được lập dựa trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách. Các văn bản này được bộ phận công tác, các cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không chỉ trong thời gian 1 năm mà là văn bản của nhiều năm.
2.1.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm của một cơ quan, đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và xây dựng theo một chế độ đã định.
Việc lập danh mục hồ sơ có tác dụng:
- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng.
- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tồn bộ cơng việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng và phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan, UBND huyện Cẩm Khê đã căn cứ vào:
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận trong UBND và công việc của từng cán bộ, nhân viên.
- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của UBND.
- Các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc Danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, cơ quan trao đổi công việc.
Việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ tại UBND được tiến hành theo đúng quy trình và quy định của cơ quan, Nhà nước:
1. Cán bộ văn thư, lưu trữ của UBND dự kiến Danh mục hồ sơ cho từng đơn vị, bộ phận trong cơ quan sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến.
2. Cán bộ văn thư, lưu trữ UBND giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Danh mục hồ sơ được thực hiện từ ngày 01 tháng 01 của năm.
3. Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản: - Chánh Văn phòng HĐND&UBND giữ 01 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ
- Cán bộ văn thư, lưu trữ giữ 01 bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc phàn mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lục hồ sơ trong dấu đến (khi đóng vào cơng văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn đến. Nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm để chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị. Làm cơ sở theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ.
- Văn phịng HĐND&UBND sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phịng, bộ phận trong UBND để thực hiện.
- Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào Danh mục hồ sơ xem mình cần phải lập những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như trong Danh mục hồ sơ). Trong q trình giải quyết cơng việc, tài liệu thuộc hồ sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi).
2.1.5.3. Nội dung việc lập hồ sơ
a) Mở hồ sơ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của UBND huyện Cẩm Khê, và thực tế công việc được giao, cán bộ, cơng chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, cơng chức, viên chức trong q trình giải quyết cơng việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của cơng việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến cơng việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ; Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
• Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết cơng việc;
Ảnh: Các văn bản được thu thập vào hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan tại Phòng Văn thư UBND huyện Cẩm Khê
Nguồn: Tác giả