Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thơng tin đem lại lợi ích thì thơng tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch. Hoạch định mục tiêu T hu thập thông tin Lựa chọn nguồn thông tin Báo cáo và tư vấn quyết định Phân tích thơng tin
- Lựa chọn nguồn thơng tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thơng tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thơng tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thơng tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thơng tin này kế tốn có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, sách, dịch vụ tư vấn...).
Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm song khơng phải lúc nào cũng có được các thơng tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thơng tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ. Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.
+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thơng tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ...
Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận.... Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính.
1.2.2.2. Tổ chức xử lý thơng tin kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Trong hệ thống thơng tin kế tốn, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế toán quản trị, mặc dù việc tổ chức thu thập thông tin là quan trọng nhưng các thơng tin cần phải được xử lý vì người sử dụng cần các thông tin đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay các thơng tin có tính dự báo quan trọng trong KTQT thể hiện ở dự tốn (dự tốn chi phí, khối lượng sản xuất, doanh thu, dịng tiền, …). Dự tốn của
doanh nghiệp được lập căn cứ vào định mức các yếu tố chi phí là cơ sở cho việc ra quyết định.
Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thơng tin đó thành những thơng tin kế tốn hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình...
Việc xử lý thông tin được thực hiện trong bản thân cơng tác tổ chức kế tốn tại doanh nghiệp theo các bước:
+ Phân loại chi phí: Kế tốn quản trị tiến hành phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau như theo công dụng của chi phí (gồm chi phí sản xuất và ngồi sản xuất), theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp), theo tính chất của chi phí (gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), hay để phục vụ cho việc ra quyết định (gồm chi phí chìm, chi phí cơ hội và chi phí chênh lệch)…
+ Thiết lập, đối chiếu chi phí với định mức, xác định tiêu thức phân bổ chi phí. Định mức các yếu tố chi phí (chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung) là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm sốt và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị có được thơng tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác định các tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý, căn cứ phân bổ các chi phí gián tiếp, chi phí chung rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phân loại doanh thu, so sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch: Doanh thu của hoạt động kinh doanh có nhiều loại khác nhau. Vì vậy cần phải phân loại doanh thu theo các tiêu thức khác nhau để phục vụ cho nhà quản trị trong việc ra quyết định như phân loại doanh thu theo loại hình hoạt động (gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu khác), theo phương thức bán hàng (gồm doanh thu bán buôn, doanh thu bán lẻ, doanh thu bán
đại lý), theo quan hệ với điểm hòa vốn (gồm doanh thu hòa vốn, doanh thu an tồn), .…Trong các doanh nghiệp dự tốn tiêu thụ là bộ phận dự toán quan trọng trong hệ thống dự tốn kinh doanh, nó được lập đầu tiên là cơ sở để xây dựng các dự toán khác. Qua dự toán tiêu thụ có thể dự đốn được doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp cho kỳ tới. Là cơ sở để phân tích khả năng thỏa mãn nhu cầu thị trường về sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp. Thơng qua việc xác định doanh thu dự kiến cho kỳ tới, các nhà quản trị có thể ước tính được các khoản doanh thu trả ngay và khoản doanh thu trả chậm với từng khách hàng. Trên cơ sở dự toán và thực tế thực hiện, KTQT tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, dự tốn, xác định nhân tố ảnh hưởng, những tồn tại và nguyên nhân của nó để đưa ra giải pháp khắc phục, khai thác các khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Bằng phương pháp phân tích chi phí nhà quản trị có thể đưa ra các dự báo về chi phí phát sinh trong tương lai, từ đó huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiệu và hoạt động đã đề ra.
Tiếp theo, kế toán quản trị phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn. Hai phương pháp có thể áp dụng là:
(1) Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP)
Với mối quan hệ CVP thì chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp được phân
chia thành hai loại là biến phí và định phí. Trên cơ sở đó kế tốn sẽ xác định được điểm hồ vốn, tính được các chỉ tiêu mang tính dự báo trong tương lai. Trong phương pháp này, KTQT nghiên cứu các trường hợp khi khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến chi phí, lợi nhuận của đơn vị. Từ đó có cơ sở tư vấn cho nhà quản trị ra quyết định.
(2) Phân tích thơng tin thích hợp
Phân tích thơng tin đã thu thập để lựa chọn thơng tin thích hợp nhằm mục đích ra quyết định kinh doanh ngắn hạn thường tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến nguồn thu nhập và chi phí
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí khơng thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án kinh
doanh đang xem xét.
Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí cịn lại chính là thơng tin thích hợp
cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn.
Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thơng tin thích hợp trong một tình huống quyết định này khơng nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm: những mục đích khác nhau cần các thông tin khác nhau. Đối với một mục đích thì nhóm thơng tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia lại cần những thơng tin khác.
1.2.2.3. Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Hệ thống thông tin KTQT do kế toán xử lý và cung cấp cho nhiều đối tượng sử dụng với các mục tiêu khác nhau. Cần xây dựng các kênh thông tin khoa học, đảm bảo tăng tốc độ truyền tin, đáp ứng nhu cầu thông tin cho từng cấp quản trị. Đối với hệ thống thơng tin kế tốn quản trị thì các đối tượng sử dụng thông tin là các nhà quản trị bên trong DN: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Trên cơ sở tồn bộ thơng tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, .... Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Tùy thuộc từng loại quyết định ngắn hạn mà kế tốn thiết kế báo cáo trình bày thơng tin cho phù hợp. Ví dụ một số báo cáo:
(1) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TIẾP TỤC HAY LOẠI BỎ KINH DOANH MỘT BỘ PHẬN
Chỉ tiêu Phương án tiếp tục kinh doanh Phương án loại bỏ kinh doanh Thơng tin thích hợp (1) (2) (2)-(1) 1. Doanh thu …. x x x 2. Chi phí 2.1. Biến phí … x x x 2.2. Định phí … x x x
3. Chi phí cơ hội
…. x x x
(2) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định tự sản xuất hay mua ngồi
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TỰ SẢN XUẤT HAY MUA NGOÀI
Chỉ tiêu Phương án tự sản xuất Phương án mua ngồi Thơng tin thích hợp (1) (2) (2)-(1)
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x x x
2. Chi phí nhân cơng trực tiếp x x x
3. Biến phí sản xuất chung x x x
4. Định phí sản xuất chung x x x
5. Chi phí mua ngồi x x x
6. Chi phí khác (nếu có) x x x
So sánh x x x
(3) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định bán ngay bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến thành thành phẩm mới bán
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: BÁN NGAY BÁN THÀNH PHẨM HAY TIẾP TỤC CHẾ BIẾN THÀNH THÀNH PHẨM
MỚI BÁN
Chỉ tiêu SẢN PHẨM
A B …
1. Giá trị tiêu thụ ở thời điểm phân chia x x x
2. Giá trị tiêu thụ sau khi chế biến thêm x x x
3. Chi phí kết hợp phân bổ x x x
4. Chi phí tiếp tục sản xuất x x x
5. Thu nhập tăng thêm sau khi chế biến thêm x x x
1.2.2.4. Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuậttrong hệ thống thơng tin kế tốn quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định.
Cơ sở vật chất kỹ thuật - một bộ phận cấu thành của hệ thống thơng tin kế tốn quản trị là khái niệm dùng để chỉ các thiết bị phần cứng, phần mềm được sử dụng trong hệ thống thông tin, là một nhân tố quan trọng làm thay đổi hoạt động xã hội ngày nay. Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin ở các nước trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã chứng minh điều tất yếu. Cơng tác kế tốn chịu ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý hay ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin, giải pháp đảm bảo an tồn dữ liệu, thơng tin trong mơi trường máy tính. Bên cạnh đó, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị trong doanh nghiệp còn bị chi phối bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ LAN, mạng Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế tốn, điều đó dẫn đến các thay đổi trong tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị. Các nhà quản trị doanh nghiệp phải có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin để tiến hành tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị trong doanh nghiệp mình một cách thuận lợi và phù hợp.
1.2.2.5. Tổ chức nguồn nhân lực trong hệ thống thơng tin kế tốn quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định.
Nhà quản trị doanh nghiệp và các kế toán viên quản trị là hai nhân tố cơ bản. Nhà quản trị đóng vai trị quan trọng trong doanh nghiệp, khơng chỉ là người điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp mà nhà quản trị còn phải trực tiếp đưa ra các quyết định trong những tình huống kinh doanh. Vì vậy, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, khả năng nắm bắt thơng tin của họ có vai trị quan trọng đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn quản trị nói chung cũng như tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định nói riêng. Một nhà quản trị giỏi sẽ biết cách bố trí, sắp xếp bộ máy kế toán và kế toán quản trị trong doanh nghiệp của mình, hiểu được quy trình thu thập và
xử lý thông tin, yêu cầu nhân viên cung cấp thông tin kịp thời và kiểm tra được những sai sót của nhân viên trong q trình thực hiện cơng việc.
Kế tốn viên quản trị là những người trực tiếp thực hiện cơng việc kế tốn quản trị trong doanh nghiệp. Vì vậy, trình độ chun mơn, tính khách quan, và tính bí mật của kế tốn viên quản trị sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cung cấp cho các nhà quản trị.
Về năng lực chun mơn: Kế tốn viên quản trị phải có đủ trình độ chuyên
nghiệp để thực hiện nhiệm vụ của họ trong việc cung cấp thơng tin thích hợp và đáng tin cậy trong sự phù hợp với các luật lệ liên quan, phù hợp với các nguyên tắc và tiêu chuẩn kỹ thuật quy định hay khơng.
Về tính khách quan: cần phải xem xét đến việc kế tốn viên quản trị có cung
cấp thơng tin một cách trung thực, khách quan hay khơng.
Về tính bí mật: Các kế toán viên quản trị chỉ được cung cấp thơng tin cho
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này, luận văn tập trung vào trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp sản xuất. Chương 1 của luận văn đã trình bày được một số khái niệm cơ bản của hệ thống thông tin kế tốn quản trị như hệ thống thơng tin, đặc điểm và vai trị của hệ thống thơng tin kế toán quản trị, nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp sản xuất. Những vấn đề nghiên cứu trong chương 1 của luận văn sẽ làm tiền đề để nghiên cứu đánh giá thực trạng của các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cũng như làm cơ sở để đề ra giải pháp hoàn