6. Kết cấu của luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu thập thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định
2.2.2.1. Thu thập thông tin quá khứ
Qua khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp đều đã thực hiện việc thu thập thông tin quá khứ để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định. 100% các doanh nghiệp khảo sát có tổ chức bộ máy kế tốn tài chính và kế tốn quản trị theo mơ hình kết hợp nên kế toán viên đảm nhiệm đồng thời cả hai nhiệm vụ là thu nhận, xử lý thông tin của cả kế tốn quản trị và kế tốn tài chính. Thơng tin q khứ trong các doanh nghiệp chủ yếu được cung cấp từ bộ phận kế tốn và một số các phịng ban khác có liên quan. Nội dung thơng tin kế tốn thu nhận của hệ thống chủ yếu là thơng tin kế tốn về các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tình hình thực hiện các hoạt động SXKD của doanh nghiệp được lập tại các phòng ban, phân xưởng, tổ, đội và chuyển về theo quy định của DN bao gồm các chứng từ, bảng tổng hợp liên quan đến tài sản; hàng tồn kho; cơng nợ; tiền lương, chi phí sản xuất, tình hình thực hiện doanh thu tiêu thụ, chi phí của DN…
Theo kết quả khảo sát, hệ thống thu nhận thơng tin q khứ kế tốn sử dụng là các chứng từ kế toán, giấy tờ tài liệu đi kèm liên quan để phản ánh, ghi chép các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra; hệ thống các tài khoản chi tiết và sổ kế toán chi tiết như sổ chi tiết doanh thu, chi phí… Đồng thời có sự hỗ trợ của các cơng cụ như hệ thống máy tính, phần mềm kế tốn.
- Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Các doanh nghiệp sản xuất được khảo sát đều sử dụng hệ thống chứng từ kế tốn theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, thẻ tính giá thành sản phẩm (Phụ lục 13, 14, 15, 17, 18, 23, 24, 25, 26)
- Việc mã hóa các đối tượng chủ yếu:
Qua việc khảo sát các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy, các DN đều chưa thực hiện việc mã hóa các đối tượng chủ yếu như mã hóa doanh thu hoặc chi phí. Việc theo dõi doanh thu, chi phí chỉ được thực hiện thông qua các sổ chi tiết doanh thu, chi phí.
- Hệ thống tài khoản kế tốn:
Các doanh nghiệp sản xuất được khảo sát đều sử dụng hệ thống tài khoản kế
toán TK cấp 1: gồm 3 chữ số theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016
của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản cơng ty sử dụng để theo dõi doanh thu phát sinh trong kỳ bao gồm có: TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 theo qui định của chế độ kế toán, TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK 711 “ Thu nhập khác”. Ngồi ra đối với các khoản giảm trừ doanh thu công ty sử dụng TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” để theo dõi và được mở thành 3 tài khoản chi tiết theo qui định của chế độ kế toán.
100% các DN được khảo sát sử dụng thêm TK cấp 2: thể hiện ở chữ số thứ 4, để phản ánh chi tiết theo nội dung kinh tế của các khoản mục chi phí sản xuất, cụ thể: Các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng TK 154 – Chi phí SXKD dở dang để tập hợp chi phí về NVLTT, CP NCTT, CPSXC. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất hoặc từng loại sản phẩm sản xuất.
Ví dụ tại Công ty TNHH Hải Âu, Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được chi tiết cho 3 phân xưởng: Phân xưởng cắt, phân xưởng may và phân xưởng hoàn thiện.
- TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất là các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng trong quá trình sản xuất như vải, cúc, chỉ….
Trong đó: TK 1541(PX cắt): Phản ánh chi phí về vải may TK 1541(PX may): Phản ánh chi phí về chỉ, khóa,… TK 1541(PX hồn thiện): Phản ánh chi phí về cúc, mác…
- TK 1542 – Chi phí NCTT bao gồm các chi phí của lao động trực tiếp tạo ra thành phẩm bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận cắt vải, đánh số, bộ phận cơng nhân may, cơng nhân hồn thiện sản phẩm.
Trong đó: TK 1542(PX cắt): Phản ánh chi phí nhân cơng của phân xưởng cắt TK 1542(PX may): Phản ánh chi phí nhân cơng của phân xưởng may
TK 1542(PX hồn thiện): Phản ánh chi phí nhân cơng của phân xưởng hồn thiện
- TK 1543 – Chi phí SXC bao gồm các chi phí lương các khoản trích theo
lương của quản lý phân xưởng, khấu hao máy cắt, máy giác sơ đồ, máy may, công cụ sử dụng cho sản xuất chung...
Trong đó: TK 1543(PX cắt): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng cắt TK 1543(PX may): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng may
TK 1543(PX hồn thiện): Phản ánh chi phí SXC của phân xưởng hồn thiện Hay tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung sẽ được kế toán tập hợp theo từng loại thuốc và kết chuyển sang tài khoản 154 – Chi phí sản xuất kinh
doanh dở dang. Tồn bộ chi phí sản xuất cho từng sản phẩm sẽ được kết chuyển
sang TK 155- Thành phẩm. Công ty mở tài khoản chi tiết cho TK154, 155 theo từng loại thuốc. Cơng ty tính giá thành sản phẩm theo phương pháp tỷ lệ (định mức).
Để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các công ty sử dụng TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh được mở chi tiết:
TK 6421 – Chi phí bán hàng
TK 6422 –Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Hệ thống sổ kế toán
Qua khảo sát cho thấy, 100% các DN khảo sát đều mở hệ thống sổ kế toán chi tiết để theo dõi thông tin cụ thể theo từng đối tượng quản lý như sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết nguyên vật liệu… (Phụ lục 16, 19, 20, 21, 22, 27, 28). Các DN cũng đã sử dụng các phần mềm kế toán để hạch toán theo dõi nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu thơng tin kế tốn cung cấp cho các nhà quản trị DN.
2.2.2.2. Thu thập thông tin dự báo tương lai.
Ngồi những thơng tin q khứ về các giao dịch kinh tế đã xảy ra, hệ thống thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp khảo sát cịn thu nhận cả thơng tin tương lai. Những thơng tin mang tính chất dự báo, dự đốn và có ảnh hưởng quan trọng trong việc ra quyết định đã được chú trọng đến. Đó là những thơng tin về các định mức, dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được phản ánh trên các bản định mức như định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức chi phí nhân cơng, dự tốn chi phí theo từng khoản mục chi phí, dự tốn doanh thu. Những thơng tin này có thể được lập ở các bộ phận khác rồi chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện nghiệp vụ, chức năng của mình. Ví dụ như:
- Thu thập thơng tin từ phịng kinh doanh: Thu thập các thơng tin về khách hàng, hợp đồng mua bán,… để xác định doanh thu, giá bán của một đơn hàng.
- Thu thập thơng tin từ phịng kế hoạch: Các thơng tin về chính sách kinh tế của nhà nước, quy hoạch phát triển chung, kế hoạch mở rộng thị trường, địa điểm kinh doanh của công ty để biết được dự án của Cơng ty mình có nằm trong quy hoạch được duyệt hay không.
- Thu thập thông tin từ phịng hành chính – nhân sự: Các thơng tin về số lượng lao động, kết cấu lao động, đơn giá tiền lương, quỹ lương, các khoản trích theo lương, chế độ lao động để giúp kế toán viên quản trị lập dự toán tiền lương.
Để phục vụ việc lập dự tốn, thì việc lập định mức chi phí là một cơng tác quan trọng giúp nhà quản trị ước tính được các biến động chi phí trong tương lai, chủ động thực hiện tốt việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí. Qua khảo sát các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định thì 4/5 DN khảo sát khơng tiến hành lập các định mức chi phí cho q trình sản xuất.
Riêng Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát, do đặc thù sản phẩm sản xuất cần được kiểm định nghiêm ngặt nên việc xây dựng định mức rất được coi trọng. Cụ thể:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế tốn cơng ty lập các dự tốn chi phí căn cứ định mức về chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm.
Bảng 2.2: Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2019 của Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát thuốc thú y Hưng Phát
KẾ HOẠCH SẢN XUẤT SẢN PHẨM Năm 2019
Chỉ tiêu Thực hiện năm 2018 Kế hoạch năm 2019 Nhóm sản phẩm nước( lít) Dạng Dạng bột (kg) nước( lít) Dạng Dạng bột (kg)
Vắc xin 140.200 156.000 -
Kháng sinh tiêm cao cấp 179.000 92.000 229.000 102.000
Thuốc, chế phẩm tiêm dạng dung dịch 166.000 - 189.000 - Kháng sinh dạng bột - 768.000 - 856.000 Thuốc kháng sinh dạng bột primix trộn thức ăn - 545.000 - 635.000 Thuốc đặc trị cầu trùng,
ký sinh đường máu 139.000 75.000 159.000 86.000 Kháng sinh, chế phẩm dạng dung dịch uống 184.000 - 195.000 - Thuốc sát trùng và chế phẩm xử lý môi trường 126.000 112.000 136.000 129.000 Thủy sản 105.000 - 115.000 Tổng cộng 934.200 1.697.000 1.064.000 1.923.000
Định mức, dự tốn chi phí nguyên vật liệutrực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao nguyên vật liệu khi sản xuất ra một kg, hoặc một lít sản phẩm có tính đến sự biến động về giá cả.
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu do Phòng kế hoạch cung ứng xây dựng và cung cấp. Trong q trình sản xuất, Phịng kế hoạch cung ứng có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện định mức, định kỳ tiến hành đánh giá công tác thực hiện, qua đó nếu mức tiêu hao nào khơng hợp lý sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.
Bảng 2.3: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát
ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU Năm 2019
Sản phẩm: 1kg Thuốc Coli120 10g
STT Tên nguyên liệu, vật tư (NL, VT) Đơn vị tính Định mức
(1) (2) (4) (5)
1 Sulfa Quinosaline Sodium kg 0,21
2 Enrofloxacin Base kg 0,03
3 Dextrose Anhydrous kg 0,11
4 Gluco khan kg 0,03
5 Túi Maphavet 10g Túi 100
6 Vitamin C (Ascorbic Acid) kg 0,07
7 Colistin Sulphate Kaken kg 0,01
8 Sulphadimethoxine BP1988 Kg 0,01 9 Amoxycylin kg 0,01 10 Doxycycline Hcl kg 0,01 11 Tylosin Bul Kg 0,031 12 Dextrose Kg 0,471 13 Vỏ hộp thuốc bột (50gói x10gr) hộp 2 14 Thùng cattong 3 lớp vàng (KT 450x280x185) Cái 0,2
Căn cứ định mức chi phí từng sản phẩm kết hợp với kế hoạch về số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ tới, cơng ty tiến hành lập dự tốn chi phí cho từng loại sản phẩm cụ thể.
Bảng 2.4: Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp tại Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát thuốc thú y Hưng Phát
DỰ TỐN CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Sản phẩm: Thuốc Coli120 10g
Sản lượng: 1440 kg
Tên vật tư ĐVT Đơn giá
(đồng) Lượng
Thành tiền (đồng)
Sulfa Quinosaline Sodium Kg 362.506,58 314,16 113.885.067
Enrofloxacin Base Kg 550.415,87 52,32 28.797.758
Dextrose Anhydrous Kg 14.618,98 163,56 2.391.080
Gluco khan Kg 21.619,00 54,48 1.177.803
Túi Maphavet 10g Túi 262,193 144.000 37.755.792
Vitamin C (Ascorbic Acid) Kg 192.439,77 109,08 20.991.330
Colistin Sulphate Kaken Kg 835.523,37 10,8 9.023.652
Sulphadimethoxine BP1988 Kg 502.009,43 10,8 5.421.702 Amoxycylin Kg 645.809,74 8,64 5.579.796 Doxycycline Hcl Kg 1.111.488,12 14,16 15.738.672 Tylosin Bul Kg 1.258.999,92 54,48 68.590.316 Dextrose Kg 19.856,50 677,4 13.450.793 Vỏ hộp thuốc bột (50gói x10gr) hộp 2.361,82 2.880 6.802.042 Thùng cattong 3 lớp vàng (KT 450x280x185) Cái 5.900,00 288 1.699.200 Tổng cộng 331.305.004
Định mức, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại công ty bao gồm: Tiền lương theo sản phẩm, tiền ăn ca, hỗ trợ đi lại, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN).
+ Tiền lương theo sản phẩm: Mức lương theo sản phẩm được tính trên số lượng sản phẩm hồn thành. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, định mức lương của một sản phẩm dựa vào qui cách đóng gói của từng loại, cơng ty xác định được kế hoạch tiền lương theo sản phẩm trong năm. Việc lập dự toán tiền lương theo sản phẩm do Phịng tài chính – Kế tốn thực hiện.
Dự toán tiền lương theo sản phẩm =
Sản lượng sản xuất theo kế hoạch x
Đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm
Bảng 2.5: Định mức đơn giá tiền lương của sản phẩm ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG CỦA SẢN PHẨM ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ TIỀN LƯƠNG CỦA SẢN PHẨM Phân xưởng: Thuốc bột
Năm 2019
STT Qui cách đóng gói Đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm (đồng/sản phẩm) 1 10 gam 100 2 50 gam 150 3 100 gam 200 4 500 gam 300 5 1 kg 500 ... .... ....
(Nguồn: Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát)
Định mức, dự tốn chi phí sản xuất chung
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, Phịng kế tốn lập kế hoạch chi phí sản xuất chung.
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, Cơng ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng sau khi xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định.
Các chi phí cịn lại (Chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ, chi phí điện, nước và các chi phí khác...) phát sinh tại phân xưởng đều dựa vào số liệu của năm trước và dự kiến biến động tăng, giảm chi phí của năm kế hoạch.
Bảng 2.6: Dự tốn chi phí sản xuất chung DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG DỰ TỐN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Năm 2019
ĐVT: đồng
TT Chỉ tiêu Thực hiện 2018 Kế hoạch 2019
1 Chi phí NVPX 328.702.400 461.572.640 2 Vật liệu, công cụ dụng cụ 430.632.500 512.447.084 3 Khấu hao TSCĐ 863.523.128 1.066.072.776 4 Chi phí dịch vụ 351.057.800 440.051.300 6 Chi phí khác 751.863.607 841.984.850 Tổng cộng 2.725.779.435 3.322.128.650
(Nguồn: Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát)
Mặc dù Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát đã xây dựng được hệ thống định mức, cơng tác lập kế hoạch về chi phí sản xuất, về giá thành đã được chú trọng nhưng chỉ dựa vào số liệu lịch sử và kinh nghiệm mà chưa có sự phân loại chi phí theo cách ứng xử, chính vì vậy việc lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học.
2.2.3. Thực trạng tổ chức phân tích, xử lý thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra các quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp