3.1.2.1. Hạn chế
Thứ nhất, tình trạng đăng ký hộ tịch q hạn vẫn cịn nhiều.
Trong thời gian qua, các trường hợp đăng ký hộ tịch quá hạn có xu hướng giảm dần qua các năm, tuy nhiên vẫn chiếm tỷ lệ khá cao. Đặc biệt, đối với hoạt động đăng ký khai tử, số lượng đăng ký quá hạn còn nhiều. Theo quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch 2014 thì thời hạn đăng ký khai tử là 15 ngày kể từ ngày chết [8]. Tuy nhiên, trên thực tế có những trường hợp người đã chết không được hưởng chế độ tử tuất hay các chế độ khác sau khi chết thì người nhà có thể để một hoặc vài năm mới đi làm giấy chứng tử. Năm 2018, số trường hợp đăng ký quá hạn là 12/75 trường hợp, chiếm 16.00%. Năm 2019 có 8/49 trường hợp, chiếm 16.33%. Đến năm 2020 có 06/71 trường hợ chiếm 8.45%.
Thực tế cho thấy hoạt động tuyên truyền pháp luật tại xã Hồng Lộc đã đạt được một số thành tựu, tuy nhiên số lượng buổi tun truyền về hộ tịch cịn ít, chủ yếu là về các hoạt động xã hội, đồn thanh niên,… Hình thức chủ yếu để tun truyền là thông qua hệ thống loa truyền thanh của xã. Nhưng tại một số điểm ở các thôn, loa đã bị hỏng từ lâu, chưa được sửa chữa kịp thời, gây thiệt thòi và chậm trễ cho người dân khi tiếp nhận thơng tin.
Thứ ba, trình độ đào tạo của cơng chức Tư pháp - Hộ tịch còn khá hạn chế,
tồn tại tâm lý nể nang.
Với một xã khá đông dân như Hồng Lộc, số lượng sự kiện hộ tịch cần đăng ký mỗi ngày là rất lớn, từ đó u cầu người cơng chức phải có trình độ chun mơn cao để xử lý cơng việc một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, công chức TP - HT của xã mới chỉ có trình độ trung cấp, hơn nữa độ tuổi cũng khơng cịn trẻ, gây hạn chế trong việc ứng dụng trang thiết bị, phần mềm tiên tiến, hiện đại trong quản lý hộ tịch. Bên cạnh đó, việc cơng chức TP - HT cũng là người thuộc xã Hồng Lộc đã dẫn đến tình trạng nể nang, ưu tiên họ hàng. Nhiều người khi đi xin bản sao giấy khai sinh khơng mang bản chính để đối chiếu nhưng vì quen biết nên vẫn được cấp như bình thường. Đối với một số trường hợp cải chính, thay đổi hộ tịch, cơng chức TP - HT chưa xem kỹ hồ sơ đã trình Chủ tịch UBND ký, đặc biệt là các trường hợp cải chính năm sinh dẫn đến việc cơng dân lợi dụng việc cải chính để hợp thức hóa giấy tờ cá nhân vì mục đích khác. Từ đó làm giảm mức độ tin cậy của người dân đối với cơ quan.
Thứ tư, hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ hộ tịch còn
hạn chế.
Số lượng hồ sơ hộ tịch ngày càng nhiều trong khi hồ sơ cũ cịn chậm được số hóa dẫn đến tình trạng nhiều hồ sơ, sổ hộ tịch bị sắp xếp chưa đúng nơi quy định. Bên cạnh đó, chất liệu giấy làm sổ hộ tịch trước đây khá mỏng, dễ hư hại nếu bảo quản chưa đúng cách. Tủ đựng tài liệu do công chức Tư pháp - Hộ tịch quản lý khá nhỏ, chưa đảm bảo khơng gian để lưu trữ tài liệu. Từ đó dẫn tới việc một số hồ sơ
bị thất lạc, sổ hộ tịch lật mở quá nhiều mà chưa được giữ gìn cẩn thận nên bị rách, nhăn, gấp.
Thứ năm, cịn tồn tại tình trạng sai sót trong ghi chép hồ sơ hộ tịch.
Có một số trường hợp cơng chức ghi không đủ nội dung, dữ kiện trong mẫu giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch có sẵn như: Quên đánh dấu đăng ký đúng hạn/quá hạn/đăng ký lại; một số chữ cịn viết tắt, ghi chép khơng rõ ràng; ghi sót nội dung giới tính của người yêu cầu đăng ký hộ tịch…
3.1.2.2. Nguyên nhân
Xuất phát từ sự thiếu đồng bộ trong hệ thống pháp luật về hộ tịch. Hiện nay, trong hệ thống văn bản pháp luật có liên quan đến lĩnh vực nhân thân con người thì văn bản điều chỉnh trực tiếp chỉ ban hành dừng ở cấp độ Nghị định, trong khi đó một số lĩnh vực khác liên quan đến quản lý con người hầu hết ban hành ở cấp độ luật như Luật Nuôi con nuôi, Luật Quốc tịch, Luật Lý tịch tư pháp, Luật Cư trú, Luật Dân sự,… Sự không cân bằng về cấp độ văn bản đã làm giảm hiệu lực thi hành của các văn bản trong lĩnh vực hộ tịch. Do đó, dẫn tới tình trạng UBND xã chưa áp dụng đúng, đủ các văn bản pháp luật trong xử lý các sự việc liên quan đến hộ tịch. Mặt khác, chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch theo Nghị định 110/2013/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh
vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hơn nhân và gia đình, thi hành án dân sư, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã cịn thấp, chưa đủ tính răn đe [4]. Đi cùng với
đó là những trường hợp vi phạm thường rơi vào những người thuộc diện chính sách, hộ nghèo hoặc nhận thức cịn hạn chế gây khó khăn trong việc xử phạt.
Xuất phát từ ý thức của chính người dân, khơng có sự chủ động tìm hiểu pháp luật về hộ tịch để thi hành đúng, dẫn tới tình trạng đăng ký q hạn cịn cao. Một số người dân cịn có tâm lý ngại ra cơ quan hành chính, chỉ khi có việc thực sự cần thiết mới đi đăng ký.
Xuất phát từ sự yếu kém trong năng lực và trách nhiệm của công chức quản lý nhà nước về hộ tịch. Nguyên nhân này có cốt lõi từ quy trình tuyển dụng cơng
chức lỏng lẻo trước đây, cịn tồn tại tình trạng chạy chức, chạy quyền mà xem nhẹ năng lực thực thi cơng vụ. Bên cạnh đó, thực tế là chỉ có 01 cơng chức TP - HT trong khi họ ngoài nhiệm vụ giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý và đăng ký hộ tịch cịn phải đảm nhận nhiều cơng việc. Cùng với đó, cơng tác đào tạo, bồi dưỡng công chức hộ tịch chưa thực sự được chú trọng cũng là một trong những nguyên nhân gây ra sự hạn chế ở họ.
Xuất phát từ việc thanh tra, kiểm tra của cấp trên cũng như tự kiểm tra của UBND xã Hồng Lộc cịn tồn tại tính hình thức. Mỗi đợt kiểm tra của huyện, tỉnh đều được thông báo trước, thậm chí cả những đợt kiểm tra đột xuất. Từ đó dẫn đến việc cứ có thanh tra mới làm nghiêm, xuất hiện tâm lý đối phó. Nếu tình trạng này tiếp diễn trong thời gian dài sẽ là một trở ngại lớn đối với cơng tác quản lý hành chính nói chung và quản lý hộ tịch nói riêng.