Chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2010-2020 tiếp tục thực hiện mục tiêu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Trong xu thế này, cần tích cực đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng hệ thống thông tin và kho dữ liệu điện tử về quản lý hộ tịch với tính chất là kho dữ liệu chuyên ngành để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Đồng thời, từng bước tin học hóa quy trình phục vụ nhân dân đăng ký hộ tịch thuận tiện, nhanh chóng theo kinh nghiệm của các nước có nền pháp luật phát triển. Trong điều kiện cả nước đang đẩy mạnh cơng cuộc hiện đại hóa nền hành chính quốc gia, u cầu đổi mới về cơ sở vật chất, công nghệ thông tin phục vụ hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch ngày càng cao.
Đối với hệ thống máy móc, trang thiết bị phục vụ cơng tác hộ tịch tại xã Hồng Lộc, cần thường xuyên thống kê tình trạng cơ sở vật chất, kịp thời phát hiện những hư hại để nhanh chóng sửa chữa. Bên cạnh đó, xã cần bổ sung các tủ đựng tài liệu, hạn chế việc để hồ sơ, giấy tờ ở những nơi ẩm thấp, bụi bặm như hiện nay. Mặt khác, cần gấp rút hoàn thiện tủ sách pháp luật của UBND xã nhằm tạo điều kiện cho hoạt động tra cứu, tìm hiểu pháp luật của cán bộ và nhân dân. Kinh phí đầu tư cho một tủ đựng tài liệu, tủ sách pháp luật là khoảng 1,5 - 2 triệu đồng, hoàn toàn nằm trong khả năng chi trả của UBND xã. Ngồi ra, về điều kiện phịng làm việc của công chức hộ tịch, hệ thống quạt làm mát đã cũ, không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng, gây bất tiện cho chính người dân khi đến Ủy ban yêu cầu đăng ký hộ tịch. Do vậy, cần có kế hoạch thay mới hệ thống này.
Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch, trước đây tại UBND xã Hồng Lộc dù đã có nhiều tinh giảm nhưng công tác hộ tịch chủ yếu vẫn được thực hiện thủ công truyền thống bằng phương pháp viết tay trực tiếp vào các sổ đăng ký và biểu mẫu hộ tịch gây mất nhiều thời gian, công sức. Hơn nữa, sổ và biểu mẫu hộ tịch thường xuyên thay đổi dẫn đến việc ghi chép
các thông tin trong sổ cịn thiếu, khơng rõ ràng. Cùng với đó, việc lưu hồ sơ trên giấy cũng gây khó khăn cho cơng tác bảo quản, lưu trữ và sử dụng khi số lượng hồ sơ đang không ngừng tăng lên do nhu cầu liên tục của người dân. Do vậy, UBND xã Hồng Lộc cần đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử theo Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tồn quốc. Từ đó, tạo thuận lợi cho công tác quản lý và đăng ký hộ tịch, việc thống kê, tra cứu hộ tịch được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội cũng như phúc đáp yêu cầu của người dân. Để triển khai thuận lợi và có hiệu quả đề án này, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của UBND xã Hồng Lộc cần phải có bảo mật phần cứng, bảo mật đường truyền và có mật khẩu, tài khoản cho cơng chức có nhiệm vụ quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu.
Để làm được điều đó, cần phải nâng cao nhận thức của chính quyền các cấp nói chung và lãnh đạo UBND xã Hồng Lộc nói riêng về đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong quản lý nhà nước về hộ tịch thông qua việc tuyên truyền, phổ biến, tiếp thu ý kiến của cấp dưới trong các cuộc họp,…