Thứ nhất, để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức thực hiện cơng tác hộ
tịch, trước hết cần có sự thay đổi, hồn thiện của chính pháp luật hộ tịch về tiêu chuẩn hóa cơng chức hộ tịch tương xứng với chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm nhận cũng như đòi hỏi, yêu cầu của xu thế phát triển xã hội. Luật Cán bộ, công chức 2008 đã quy định rõ công chức Tư pháp - Hộ tịch là “người được tuyển dụng, giao giữ một chức danh chuyên môn nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã” [10]. Đây là cơ sở pháp lý vững chắc để nâng cao tính chuyên nghiệp của độ ngũ này bằng việc chuẩn hóa tương xứng với tính chất cơng việc, chức năng nhiệm vụ của họ. Vì vậy, Hộ tịch viên bên cạnh những kỹ năng cơ bản về công tác hộ tịch cần được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ hộ tịch như các chức danh tư pháp khác như cơng chứng viên, đấu giá viên,… Tiêu chuẩn hóa chức danh hộ tịch viên hướng tới việc xây dựng một mơi trường hành chính chun nghiệp, hiện đại. Cùng với đó, việc tiêu chuẩn hóa cịn là cơ sở để hồn thiện chế độ đãi ngộ phù hợp cho hộ tịch viên.
Thực tế cho thấy công chức đảm nhận việc quản lý và đăng ký hộ tịch tại UBND xã Hồng Lộc có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, tuy nhiên lại hạn chế về trình độ khi mới chỉ ở trình độ trung cấp, chưa được đào tạo chuyên môn luật, thiếu kỹ năng và kinh nghiệm về công chứng, đấu giá. Do đó, Ủy ban xã cần có kế hoạch cử công chức TP - HT đi đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ từ trung cấp lên trình độ cao hơn để đáp ứng nhu cầu cơng việc. Bên cạnh đó, cần có kế hoạch cử cơng chức đi tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn, dài
hạn về kỹ năng tin học, ứng dụng cơng nghệ thơng tin phục vụ hiện đại hóa hành chính; tham quan thực tế các mơ hình thành cơng trong quản lý nhà nước về hộ tịch tại các địa phương khác để học hỏi kinh nghiệm quản lý. Mặt khác, công chức TP - HT xã Hồng Lộc sẽ nghỉ hưu trong thời gian 06 năm nữa, do vậy cần đẩy mạnh công tác quy hoạch, tạo nguồn cán bộ kế cận để đảm bảo sự phát triển ổn định của đội ngũ này ở địa phương. Trong đó, ưu tiên nguồn nhân lực trẻ, tại chỗ trong điều kiện xã nhà hiện nay có nhiều con em đang theo học về chuyên ngành này.
Thứ hai, cần hoàn thiện chế độ đãi ngộ đối với công chức Tư pháp – Hộ tịch
để tạo niềm tin và yên tâm công tác. Đối với công chức Tư pháp – Hộ tịch cấp xã, số lượng công việc phải làm quá nhiều trong khi chế độ đãi ngộ chưa cao dễ gây tâm lý chán nản, không phát huy được khả năng sáng tạo và say mê trong công việc. UBND xã Hồng Lộc cũng khơng nằm ngồi tình trạng này. Do đó, bên cạnh những khoản lương, phụ cấp theo quy định, xã cần có những biện pháp để trợ giúp công chức, đặc biệt là về mặt tinh thần trong điều kiện kinh tế còn hạn chế. Đẩy mạnh hoạt động thi đua công chức giỏi, biểu dương những cơng chức hồn thành xuất sắc nhiệm vụ. Bên cạnh đó, cần quan tâm hơn nữa tới đời sống của công chức, kịp thời hỗ trợ khi cơng chức gặp khó khăn. Xã cần xây dựng một quỹ riêng để thăm hỏi, động viên cơng chức và gia đình của họ, chi phí duy duy trì quỹ lấy từ đóng góp của cán bộ, cơng chức xã nhà trên tinh thần tự nguyện. Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ là cơ sở để khen thưởng, xử phạt, tạo nề nếp kỷ cương cho người công chức. Tuy nhiên, quy trình đánh giá cần phải khách quan, tránh sự cả nể, hình thức. Tại UBND xã Hồng Lộc, quy trình đánh giá cơng chức cịn bộc lộ một số hạn chế, tồn tại tâm lý đánh giá “tốt đều” khi nhiều trường hợp cịn sai sót nhưng vẫn được đánh giá hoàn thành tốt nhiệm vụ. Cần hoàn thiện cơ chế đánh giá, giám sát chặt chẽ quy trình đánh giá và thường xuyên nêu cao trách nhiệm của đội ngũ làm công tác đánh giá công chức tại UBND xã.