nhân dân xã Hồng Lộc
Đăng ký và quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng của ngành Tư pháp, liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của mỗi người dân. Tuy nhiên, trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở cấp xã thực hiện bằng phương pháp thủ công, cán bộ tư pháp - hộ tịch phải trực tiếp ghi chép vào sổ theo dõi. Vì thực hiện bằng
tay nên khó tránh sai sót, thiếu nội dung theo biểu mẫu quy định, gây khó khăn cho cơng tác quản lý hộ tịch và ảnh hưởng đến quyền lợi của cơng dân. Do đó, việc triển khai phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch xuất phát từ nhu cầu thực tiễn, khi nhu cầu giải quyết các thủ tục liên quan đến lĩnh vực này ngày càng tăng.
Để nâng cao chất lượng công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, Bộ Tư pháp đã phối hợp với các cơ quan theo thẩm quyền phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” vào cuối năm 2015. Bộ chủ trương đến năm 2020 sẽ triển khai một phần mềm hộ tịch dùng chung trên toàn quốc, nhằm quản lý tập trung, thống nhất tại Bộ toàn bộ dữ liệu đăng ký hộ tịch từ các địa phương. Từ đó sẽ cung cấp dữ liệu đầu vào cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an quản lý.
Thực hiện theo kế hoạch, chỉ đạo của các cơ quan cấp trên, UBND xã Hồng Lộc là một trong những xã tiên phong trong ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ đăng ký và quản lý hộ tịch với việc áp dụng phần mềm đăng ký hộ tịch từ ngày 01/01/2016. Phần mềm có thể liên thơng ở cả 4 cấp (xã, huyện, tỉnh, trung ương), đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hộ tịch theo Luật Hộ tịch năm 2014, như đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử; đăng ký giám hộ, cải chính hộ tịch, cấp bản sao... Qua phần mềm, tất cả dữ liệu về hộ tịch đều được cập nhật vào hệ thống lưu trữ nên cán bộ chun mơn dễ dàng truy cập, trích xuất dữ liệu, tra cứu thơng tin; xác minh, xử lý về nhân thân và tình trạng cơng dân. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công tác kiểm tra, cấp giấy, sao lục hồ sơ. Để sử dụng đúng và có hiệu quả phần mềm, UBND xã Hồng Lộc đã cử công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia lớp tập huấn sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch do Sở Tư pháp tỉnh Hà Tĩnh phối hợp với Cục công nghệ thông tin tổ chức vào tháng 1 năm 2016. Những lớp tập huấn trang bị cho cơng chức UBND xã nói riêng và các cán bộ, cơng chức Tư pháp - Hộ tịch nói chung kiến thức cơ bản về cách sử dụng, thống kê, lưu trữ, trích xuất thơng tin bằng phần mềm.
Đối với những hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên giấy trong thời gian trước đây, UBND xã Hồng Lộc đã tiến hành rà soát và cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy hiện
đang được lưu trữ tại Ủy ban vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Theo kế hoạch, thời gian thực hiện công tác này là từ khi bắt đầu áp dụng phần mềm đăng ký vào đầu năm 2016 đến tháng 07 năm 2020. Nhờ có phần mềm đăng ký hộ tịch, giúp tài liệu được lưu trữ lâu dài, an toàn, điều mà trước đây với cách thức lưu trữ trên giấy khơng làm được. Qua đó, góp phần thúc đẩy q trình hiện đại hóa nền hành chính quốc gia.
Bên cạnh việc áp dụng phần mềm đăng ký và hộ tịch, một khía cạnh khác của ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác hộ tịch cịn được thể hiện ở hệ thống trang thiết bị, phương tiện được trang bị cho quản lý hộ tịch. Tại UBND xã Hồng Lộc, công chức Tư pháp - Hộ tịch được trang bị bàn ghế làm việc, 01 máy tính kết nối mạng internet, tủ đựng tài liệu theo quy định. UBND xã luôn chú trọng cơng tác kiểm tra, sửa chữa thiết bị khi có hư hỏng, kịp thời nâng cấp phương tiện mới để nâng cao chất lượng quản lý. Vào tháng 10 năm 2018, UBND xã đã phê duyệt kinh phí thay mới 01 bộ máy tính ở bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, tạo thuận lợi cho công chức khi xử lý công việc.