3.1.1.1 Ưu điểm
Trong quá trình thực hiện hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, UBND xã Hồng Lộc đã đạt được một số thành tựu nhất định, tiêu biểu như:
Thứ nhất, UBND xã Hồng Lộc đã tổ chức thực hiện nghiêm túc pháp luật về
hộ tịch theo quy định. Các sự kiện hộ tịch được đăng ký đúng hạn ngày càng tăng, quá hạn giảm dần qua các năm từ 2018 đến năm 2020. Đặc biệt, trong lĩnh vực khai sinh, số trường hợp đăng ký quá hạn đã giảm từ 20 trường hợp vào năm 2018 xuống còn 5 trường hợp vào năm 2020. Kết quả này biểu hiện thành công bước đầu của Ủy ban xã Hồng Lộc sau khi áp dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử, tạo thuận lợi cho cả người dân và chủ thể quản lý khi thực hiện các công việc hộ tịch.
Thứ hai, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch tại UBND xã
Hồng Lộc đã được quan tâm. Ủy ban xã xác định được vị trí, vai trị của cơng tác hộ tịch trong quản lý dân cư, từ đó đề ra những kế hoạch tuyên truyền, giáo dục pháp luật hộ tịch đối với nhân dân toàn xã. Số đợt tuyên truyền được tăng lên qua các năm, với các hình thức ngày càng đa dạng. Bên cạnh những cách thức cũ như phổ biến qua cuộc họp, loa phát thanh xã, băng rơn, khẩu hiệu, UBND xã Hồng Lộc cịn cử công chức Tư pháp - Hộ tịch tham gia các cuộc thi tìm hiểu về hộ tịch do tỉnh, huyện tổ chức và đạt kết quả rất khả quan.
Thứ ba, công tác thống kê hộ tịch của UBND xã Hồng Lộc đã đạt được
nhiều thành tựu. Trong nhiều năm liên tiếp, xã đã được biểu dương trong các cuộc họp của UBND huyện Lộc Hà về công tác thống kê hộ tịch. Các loại sổ hộ tịch của xã được bảo quản khá đúng quy trình, hồ sơ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phục vụ cho việc tra cứu, kiểm tra khi cần thiết. Số liệu thống kê cơ bản chính xác, đầy đủ, cơng khai minh bạch. Báo cáo thống kê của UBND xã được xây dựng đúng theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.
Thứ tư, công tác lưu trữ hồ sơ hộ tịch cơ bản được thực hiện nghiêm túc.
Các loại sổ, biểu mẫu được UBND xã Hồng Lộc sử dụng đều đúng mẫu do Bộ Tư pháp ban hành. Xã đã sử dụng sổ kép, thực hiện khóa sổ ghi rõ vào trang cuối tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký, cùng với đó là đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ theo đúng quy định. Chữ viết trong sổ hộ tịch rõ ràng,
dễ đọc. Số lưu và hồ sơ lưu về đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, đăng ký lại việc sinh, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được lưu trữ đầy đủ, tạo thuận lợi cho cơng tác tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết.
3.1.1.2. Nguyên nhân
Để đạt được những thành tựu nêu trên, không thể không kể đến sự chỉ đạo sâu sát của cấp ủy, Ủy ban nhân dân từ cấp tỉnh đến huyện trong công tác hộ tịch thông qua việc ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện pháp luật về hộ tịch, kế hoạch hộ tịch theo từng giai đoạn và từng năm cụ thể. Đồng thời, thành cơng này cũng đến từ tầm nhìn và kỹ năng lãnh đạo của UBND xã Hồng Lộc trong công tác hộ tịch. Ủy ban xã đã nhận thức được vai trị của quản lý nhà nước về hộ tịch, từ đó ban hành các văn bản và đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động quản lý. UBND đã bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo cho công tác hộ tịch diễn ra liên tục, đúng quy trình, cử cán bộ đi tập huấn để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ hộ tịch.