7. Bố cục của đề tài
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tạ
3.2.2. Giải pháp về nghiệp vụ
3.2.2.1. Nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.
Để thực hiện tốt công tác sưu tầm tài liệu cá nhân rất cần nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố về con người. Cần bố trí, đào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình độ, năng lực đáp ứng thực tiễn công việc. Đội ngũ cán bộ thực hiện công tác sưu tầm cần thường xuyên trau dồi năng lực chuyên môn, kiến thức nói chung, có kỹ năng thuyết phục để có thể tiếp cận, khai thác, sưu tầm khối tài liệu của các cá nhân. Cán bộ sưu tầm là người có tâm huyết, có trình độ nhất định, tạo được niềm tin, sự nhiệt tình hợp tác từ phía chủ sở hữu tài liệu khi hiến tặng tài liệu cho Trung tâm. Cán bộ sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân được ví như “cầu nối” tiếp cận tài liệu, truyền đạt mức độ cần thiết và quan trọng của việc sưu tầm tài liệu cá nhân vào Trung tâm III.
Để nâng cao nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Trung tâm III cần thực hiện các nội dung sau đây:
- Hàng năm, Trung tâm liên kết với các cơ sở đào tạo liên quan đến nghiệp vụ Lưu trữ như Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn để cập nhập, bổ sung những cơ sở lý luận một cách hiệu quả, kịp thời.
- Trung tâm Tổ chức các buổi tọa đàm liên quan đến sưu tầm tài liệu cá nhân để có thể trao đổi, học hỏi kinh nghiệm quý báu từ các chuyên gia đầu ngành.
- Khuyến khích đội ngũ cán bộ tham gia các hoạt động liên quan đến thực hiện nghiên cứu khoa học, học tập, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn với các cơ quan khác, bồi dưỡng kỹ năng mềm về thuyết trình, thuyết phục.
3.2.2.2. Nghiên cứu, mở rộng nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện đang bảo quản khối lượng lớn tài liệu xuất xứ cá nhân. Thực tế hiện nay, Trung tâm III mới chỉ chú ý đến tài liệu của các cá nhân tiêu biểu được thành lập phông lưu trữ cá nhân. Nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đều dựa trên những tiêu chí được quy định tại Quy chế 278/QC - VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về Sưu tầm tài liệu lưu trữ như:
- Cá nhân đạt Giải thưởng cấp nhà nước, Giải thưởng quốc tế,
- Nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc, lịch sử, văn học, nghệ thuật...
Hiện nay, khối tượng tài liệu hiến tặng, ký gửi vào Trung tâm III cịn chưa tương xứng hay nói cách khác là q ít so với khối lượng tài liệu của các cá nhân, gia đình, dịng họ nói chung và cá nhân, gia đình nổi tiếng, xuất sắc trong các lĩnh vực hoạt động, có nhiều đóng góp cho xã hội nói riêng. Vì vậy để số lượng, thành phần tài liệu cá nhân tại Trung tâm IIII được đa dạng, phong phú góp phần hồn chỉnh Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, Trung tâm III cần mở rộng nguồn sưu tầm. Đó là khối lượng lớn tài liệu về cuộc đời và những cơng trình nghiên cứu của các nhà khoa học trên tất cả các lĩnh vực. Chúng có giá trị nhiều mặt về lịch sử, văn hóa khoa học, xã hội. Đó khơng chỉ là tài sản của cá nhân các nhà khoa học, mang dấu ấn trong cuộc đời của các nhà khoa học mà còn phản ánh sự phát triển của các ngành khoa học mà họ cống hiến, qua đó góp phần khắc họa bức tranh nền khoa học của đất nước, đồng thời cũng phản ánh cả về hồn cảnh lịch sử, chính trị, xã hội, kinh tế và văn hóa của đất nước. Khối tài liệu này đem lại nhiều giá trị đối với đời sống,
xã hội vì cần được nghiên cứu, khảo sát sưu tầm vào bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần xây dựng, sửa đổi Quy chế về Sưu tầm tài liệu qua đó mở rộng nguồn tài liệu thuộc diện sưu tầm vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói riêng.
3.2.2.3. Đối với thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân
- Việc sưu tầm tài liệu cá nhân được thực hiện theo kế hoạch được đề ra trong một năm. Ban lãnh đạo và cán bộ Trung tâm dựa vào nguồn sưu tầm tài liệu và căn cứ theo tình hình thực tế để lựa chọn, lập Danh mục các cá nhân cần khảo sát.
- Thực hiện tiếp cận với cá nhân, gia đình có tài liệu để thống kê, lựa chọn tài liệu sưu tầm. Cán bộ sưu tầm vận dụng linh hoạt các phương pháp nhằm thuyết phục, vận động cá nhân hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III.
- Được sự đồng ý của chủ tài liệu Trung tâm thống nhất với cá nhân, gia đình về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức chuyển giao.
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
- Tài liệu cá nhân sau khi sưu tầm được giao cho bộ phận chỉnh lý thực hiện các nghiệp vụ liên quan như phân loại, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu cá nhân.
- Tiến hành lập Mục lục hồ sơ và trình ban lãnh đạo phê duyệt. Thống kê vào sổ nhập tài liệu, bàn giao tài liệu lưu trữ cá nhân xuống kho bảo quản.
- Cuối cùng phòng thu thập và chỉnh lý tiến hành lập Hồ sơ về việc Thu và Chỉnh lý tài liệu cá nhân.
- Dựa vào tình hình thực tế cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm, tác giả xin đề xuất quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân như sau:
Quy trình sưu tầm tại liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Người thực hiện
Các bước thực hiện công việc Tài liệu liên quan/ Sản phẩm
Lãnh đạo Trung tâm Cán bộ sưu tầm
Cán bộ sưu tầm Lãnh đạo Trung tâm
Cán bộ sưu tầm
Cán bộ sưu tầm Cá nhân, gia đình có
tài liệu
Lãnh đạo Trung tâm Trưởng phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ sưu tầm Cá nhân và gia đình có tài liệu Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý Trưởng phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý Cán bộ phòng thu thập và chỉnh lý - Kế hoạch sưu tầm tài liệu - Danh mục cá nhân khảo sát
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu - Lập Hồ sơ về việc
khảo sát
- Biên bản giao nhận tài liệu
- Phương án phân loại tài loại
- Mục lục hồ sơ, tài liệu
- Sổ nhập tài liệu
- Lời nói đầu - Biên bản giao nhận
tài liệu
- Phương án phân loại - Mục lục hồ sơ
Lập kế hoạch sưu tầm
Lưạ chọn, lập danh mục các cá nhận cền khảo sát
Tiếp cận, khảo sát và đặt vấn đề sưu tầm tài liệu
Thống nhất với cá nhân về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức chuyển giao
Tổ chức giao nhận tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu
Trình ban lãnh đạo phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu
Thống kê vào sổ nhập tài liệu
Lập và lưu hồ sơ về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân
3.2.2.4. Đẩy mạnh phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân.
Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ là tài sản riêng của các cá nhân và thuộc quyền sở hữu của họ. Trung tâm III không thể dùng các biện pháp để ép buộc các cá nhân phải giao nộp tài liệu. Nếu các cá nhân, gia đình không muốn hiến tặng tài liệu của mình thì vào Trung tâm III thì cán bộ sưu tầm phải hồn tồn tơn trọng nguyện vọng đó của họ. Vì thế, để khảo sát, sưu tầm được các tài liệu xuất xứ cá nhân, cán bộ sưu tầm phải áp dụng nhiều phương pháp, hình thức khác nhau một cách khéo léo, linh hoạt.
Phương pháp chủ yếu khi thực hiện để sưu tầm tài liệu xuất xứ cá nhân là thuyết phục, vận động các cá nhân, gia đình. Phương pháp này có thể được thực hiện thơng qua các việc làm sau:
Thứ nhất, xây dựng và thường xuyên duy trì mối quan hệ gần gũi với các cá nhân: Trong thời gian qua, cán bộ làm công tác sưu tầm tài liệu đã
kiên trì đến thăm hỏi các cá nhân, gia đình nhân dịp ngày lễ, tết. Từ đó họ có thể chia sẻ với cán bộ về những tâm tư, nguyện vọng của mình đối với những tài liệu mà họ đang lưu giữ. Khi hiểu được những nguyện vọng đó, cán bộ sẽ đưa ra những cách thức phù hợp để vận động, thuyết phục các cá nhân.
Ngoài ra, để nâng cao khả năng thuyết phục, cán bộ sưu tầm có thể phân tích cho các cá nhân thấy vì sao nên đưa những tài liệu của của gia đình mình vào quản tại Trung tâm III, việc bảo quản tài liệu của các cá nhân nhất là những tài liệu quý, có giá trị trong nhà riêng khơng đảm bảo an tồn. Tài liệu sẽ luôn đứng trước nguy cơ mất mát, hư hỏng nặng do không được bảo quản trong điều kiện thích hợp. Trong khi đó, Trung tâm III có đầy đủ nguồn nhân lực và trang bị đầy đủ cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu trong điều kiện tốt nhất như: giá, tủ, cặp, hộp, phịng kho để bảo quản an tồn với nhiệt độ, độ ẩm phù hợp ...
Thứ hai, tổ chức các cuộc triển lãm, hội nghị, hội thảo, các buổi gặp gỡ với các cá nhân: qua đó, các cơ quan lưu trữ đã tuyên truyền, thuyết phục
được nhiều cá nhân hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III. Các buổi triển lãm, hội nghị là cơ hội để Trung tâm III khẳng định, giới thiệu, trao đổi về giá trị của tài liệu xuất xứ cá nhân, cũng như khuyến khích các cá nhân, gia đình hiến tặng tài liệu cho lưu trữ nhà nước. Các cá nhân sẽ nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa của những khối tài liệu mà họ đang giữ. Thực tế, Trung tâm III đã tổ chức được nhiều cuộc hội nghị, hội thảo, gặp gỡ với các cá nhân, chủ yếu là các văn nghệ sĩ. Cụ thể vào năm 2004 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã đã tổ chức “Hội nghị thu thập tài liệu xuất xứ cá nhân”, sau hội nghị nhiều cá nhân đã gửi tặng tài liệu cho Trung tâm.
Ngồi ra, đối với các gia đình, cá nhân đã gửi tặng tài liệu cho Trung tâm, cần phải có sự ghi nhận kịp thời, xứng đáng. Trong thời gian qua những cá nhân có tài liệu hiến tặng cho Trung tâm III được xét tặng “Kỷ niệm chương vì sự nghiệp Văn thư- Lưu trữ” và được ưu tiên phục vụ mỗi khi có
nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu.
- Ngoài các phương pháp trên, để nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Trung tâm III có thể vận dụng phương pháp “vết dầu loang”, tài liệu cá nhân, gia đình là tài sản riêng và thuộc quyền sở hữu của họ. Tài liệu các cá nhân, gia đình gửi tặng vào Trung tâm III đều dựa trên tinh thần tự nguyện. Các cá nhân sau khi hiến tặng tài liệu cảm thấy an toàn, tin tưởng tuyệt đối vào Trung tâm nên họ đã chia sẻ, giới thiệu cho người thân, bạn bè, đồng nghiệp mà họ quen biết, qua đó cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III được nhiều người biết đến, quan tâm và tìm hiểu.
3.2.2.5. Khuyến khích các cá nhân hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm III.
Thời gian qua Trung tâm III đã có nhiều biện pháp nhằm khuyến khích các cá nhân, gia đình hiến tặng hoặc ký gửi tài liệu. Tuy nhiên số lượng tài liệu thu nhận được còn chưa tương xứng với số lượng, giá trị của khối tài liệu này. Để cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân có hiệu quả hơn Trung tâm III cần
tạo được niềm tin, đưa lại sự yên tâm, tin tưởng cho các cá nhân khi họ hiến tặng hoặc ký giử vào lưu trữ tại Trung tâm III. Để thực hiện được điều này cán bộ sưu tầm tại Trung tâm III cần làm công tác tư tưởng cho các cá nhân; bảo quản tốt nhất tài liệu; đặc biệt là bảo vệ được bí mật thơng tin của các cá nhân theo quy định cụ thể hoặc theo yêu cầu của chủ sở hữu hiến tặng tài liệu, tạo điều kiện để các cá nhân kiểm soát được việc người khác sử dụng tài liệu của họ, ...Ngoài ra cần phân tích cho các cá nhân thấy sự cần thiết, lợi ích khi hiến tặng, ký gửi tài liệu vào lưu trữ Trung tâm III.
Tài liệu cá nhân có nhiều giá trị, ý nghĩa nên chúng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: phục vụ trưng bày, triển lãm tài liệu, phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học ... Thực tế các cá nhân, gia đình hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm III khơng ai mong muốn tài liệu của mình bị sử dụng vào những mục đích khơng minh bạch, làm ảnh hưởng quyền lợi của quốc gia, gây tổn hại danh dự cho bản thân mình và những người khác. Do vậy, Trung tâm III cần kiểm sốt tốt mục đích, nhu cầu khai thác, sử dụng loại tài liệu này; bằng cách chỉ cho phép người khai thác, sử dụng tài liệu mà cá nhân, gia đình đã hiến tặng, ký gửi vào những mục đích minh bạch, rõ ràng, chính đáng. Từ đó tạo ra sự n tâm cho chủ sở hữu tài liệu.
3.2.2.6. Tuyên truyền ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu cá nhân.
Tài liệu cá nhân, gia đình thuộc quyền sở hữu cá nhân nên họ sẽ có quyền định đoạt số phận của tài liệu. Khi họ chưa nhận thức đầy đủ giá trị, ý nghĩa của loại tài liệu này thì số phận của chúng thật khó thể đốn trước được, dẫn đến nguyên nhân của việc rất nhiều tài liệu có nguy cơ bị mất mát, thất lạc, hư hỏng nặng.
Trong thực tế, nhiều người còn chưa nhận thức đúng đắn về sự tồn tại, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân. Chính vì vậy, Trung tâm III cần tăng cường các hoạt động nhằm tun truyền, giải thích để mọi người có thể nhận
thức đúng đắn về sự tồn tại và ý nghĩa của loại tài liệu này. Nếu họ nhận thức được đầy đủ ý nghĩa của nguồn tài liệu này thì họ sẽ có ý thức gìn giữ, bảo quản tài liệu của chính gia đình, bản thân mình cũng như của những người khác. Khi người dân biết về lưu trữ, thay đổi từ nhận thức thì họ sẽ tự có ý thức lưu giữ tài liệu. Chỉ khi thay đổi được nhận thức của người dân thì mới thay đổi được các vấn đề bảo quản, khai thác sử dụng sau đó.
Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dịng họ được giữ gìn, khơng bị mất mát, thất lạc, hư hỏng thì Trung tâm III mới có cơ hội tiếp cận, sưu tầm, bảo quản và phát huy giá trị của chúng đến với đông đảo quần chúng nhân dân. Bởi vậy, để tuyên truyền tầm quan trọng, ý nghĩa của tài liệu cá nhân Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thể thực hiện các phương thức sau:
Một là, Trung tâm III tổ chức tuyên truyền tầm quan trọng, ý nghĩa của tài liệu xuất xứ cá nhân trên các phương tiện thông tin đại chúng như Đài, báo, phát thanh, tạp chí Văn thư - lưu trữ, Website, Facebook của Trung tâm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Hai là, Cử cán bộ trực tiếp đến các địa phương, gia đình, cá nhân có tài liệu quý, có giá trị nhằm tuyên truyền, vận động về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu cá nhân thơng qua đó nhằm tiếp cận, khảo sát, thuyết phục các cá nhân hiến tặng tài liệu của mình vào bảo quản tại Trung tâm.