7. Bố cục của đề tài
2.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá
cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III.
2.2.1. Tổ chức bộ máy
Các phòng ban chuyên môn của Trung tâm III được bố trí gồm 05 phịng ban, đơn vị. Thực hiện cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân, Trung tâm giao trực tiếp cho Phịng Thu thập và Chỉnh lý. Cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân là công việc diễn ra thường xuyên và luôn nhận được sự quan tâm của Trung tâm III. Tài liệu cá nhân sau khi sưu tầm sẽ được giao cho bộ phận chỉnh lý tiếp nhận để thực hiện công việc chỉnh lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý được bàn giao cho phòng Bảo quản - tại đây tài liệu được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. Hoàn thiện mục lục hồ sơ và chuyển giao cho phòng Phát huy giá trị tài liệu để phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
Qua khảo sát trước năm 2020, cơ cấu tổ chức của Trung tâm III được bố trí gồm 10 phòng ban, bộ phận. Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân Trung tâm giao trực tiếp cho Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu. Đến tháng 03, năm 2020 theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02 tháng 01 năm 2020 của Bộ Nội vụ “Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” thực hiện tổ chức bộ máy nhân sự
làm việc theo định hướng tinh gọn và hiệu quả. Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu sáp nhập vào phòng Chỉnh lý, trở thành phịng Thu thập và Chỉnh lý. Có chức năng tổ chức, thực hiện việc thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu của các cơ quan tổ chức; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu vào
Trung tâm thuộc phạm vi và thẩm quyền được giao và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
2.2.2. Tổ chức nhân sự
Trong các phịng ban chun mơn của Trung tâm, Phịng Thu thập và chỉnh lý chuyên bố trí nhân sự để thực hiện cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Số lượng cán bộ thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân
Trình độ chun mơn Độ tuổi
Cao Đẳng
Đại học Thạc sĩ Dưới 40 Trên 40
3 0 3 0 2 1
Bảng 2.1. Bảng thống kê số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân
Thực tế, số lượng nhân sự thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân 03 người là tương đối hợp lý. Nhân sự thực hiện công tác tác sưu tầm tài liệu cá nhân đều có trình độ đại học trở lên, nhưng chỉ có 01 người được đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Nhân sự học chuyên ngành khác được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về lưu trữ và học thêm chứng chỉ nghiệp vụ về lưu trữ. Vì vậy, nhân sự thực hiện cơng tác sưu tầm tài liệu luôn thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ được giao.
Nhân sự thực hiện công tác sưu tầm được phân cơng, bố trí hợp lý giữa việc lập kế hoạch sưu tầm; vận động, thuyết phục các cá nhân, gia đình, dịng họ; tổ chức tiếp nhận tài liệu; xây dựng mục lục hồ sơ; Lập và lưu hồ về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân. Đảm bảo tài liệu được sưu tầm đầy đủ, kịp thời, dựa trên sự thỏa thuận giữa Trung tâm III với cá nhân, gia đình, dịng họ.