7. Bố cục của đề tài
2.3. Tình hình cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu
2.3.1. Xác định nguồn tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ
trữ quốc gia III.
Công tác sưu tầm tài liệu vừa là mục tiêu, vừa là chức năng, nhiệm vụ tại Trung tâm III. Công việc được thực hiện thường xuyên và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Trung tâm III; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tài liệu có xuất xứ cá nhân thuộc quyền sở hữu tư nhân, nhà nước không bắt buộc về mặt pháp lý họ phải nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ lịch sử (trong đó có Trung tâm III). Trong những năm gần đây đặc biệt là sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực tài liệu thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm đã đạt được những kết quả nhất định.
2.3.1. Xác định nguồn tài liệu cá nhân sưu tầm vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trữ quốc gia III
Công tác thu thập và sưu tầm tài liệu là hai hoạt động được diễn ra song song, cùng là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nhưng cơ bản chúng khác nhau ở đối tượng tiếp cận. Đối với công tác thu thập tài liệu tại Trung tâm III, đối tượng của hoạt động này là các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục số 1 (Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Luư trữ Quốc gia III) thì đối tượng của cơng tác sưu tầm là các tài liệu lưu trữ quý hiếm, tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu. Do vậy nhà nước không bắt buộc về mặt pháp lý các cá nhân phải nộp lưu vào Trung tâm III. Công tác xác định nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có vai trị quan trọng trong hoạt động lưu trữ, đó là nơi sản sinh ra các tài liệu. Nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:
Thứ nhất, Danh mục các cá nhân lấy từ Quyết định của Chủ tịch nước Về việc trao Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá nhân, tập thể có cơng trình và cụm cơng trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996 đến năm 2017.
Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Danh mục các cá nhân lấy từ quyết định của Chủ tịch nước được coi là nguồn quan trọng và chủ yếu nhất trong công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Theo kế hoạch hàng năm, Trung tâm thực hiện lựa chọn trong hơn 600 cá nhân thuộc nguồn sưu tầm trên để lập Danh sách khảo sát tài liệu cá nhân. Thông qua nguồn trên Trung tâm III đã thực hiện sưu tầm tài liệu của các cá nhân tiêu biểu như: GS. Đặng Thai Mai, GS Vũ Khiêu, Nhà viết kịch Đào Hồng Cẩm, PGS. Nhà văn hóa Ninh Viết Giao, GS, Nhà sử học Đào Duy Anh, Nhà thơ Huy Cận, Xuân Diệu...
Ví dụ: Quyết định số 991KT/CTN ngày 10 tháng 9 năm 1996 của Chủ tịch nước về việc trao giải thưởng Hồ Chí Minh cho 33 cơng trình, cụm cơng trình khoa họ cơng nghệ và 44 cụm tác phẩm thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật.
Hình 2.1. Danh mục Quyết định của Chủ tịch nước về việc trao Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước cho các cá nhân, tập thể có cơng trình và cụm cơng trình đặc biệt xuất sắc từ năm 1996 đến năm 2017.
Thứ hai, cá nhân đạt giải thưởng cấp quốc tế: cụ thể TS.Võ Hồng Anh
(1942- 2009) một GS.TS nổi tiếng về ngành Toán, Lý tại Việt Nam. Năm 1988, bà được tặng Giải thưởng Khoa học Quốc tế Kovalevskaia - Giải thưởng cao nhất của Việt Nam về khoa học kỹ thuật dành cho các nhà khoa học nữ.
Thứ ba, Nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, cá nhân nổi tiếng hoạt động trên các lĩnh vực (sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc, lịch sử, văn học, nghệ thuật...). Cụ thể tài liệu của các nhà văn, nhà thơ Thừa
Thiên Huế: Nhà văn Tô Nhuận Vũ, nhà văn Hồng Nhu, nhà thơ Thanh Hải, nhà văn Hồ Đăng Thanh Ngọc.
Ngồi ra, Trung tâm cịn thực hiện sưu tầm tài liệu “truyền khẩu”
thông qua việc ghi âm, ghi hình các buổi phỏng vấn, nói chuyện của các nhân vật lịch sử tiêu biểu là chứng nhân lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện lịch sử quan trọng của dân tộc như Đại tá Hoàng Đăng Vinh - người bắt sống De Castries, Đại tá Nguyễn Công Dinh - người trực tiếp được Đại tướng Võ Nguyên giáp chỉ định đưa thư tối mật về ATK trình Bác Hồ và Bộ Chính Trị gắn với sự kiện 55 chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, 65 năm ngày thành lập Quân đội nhân dân Việt Nam; Trung tướng Đồng Sĩ Nguyên. Hay các cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực văn học, lịch sử như Nhà thơ Trần Đăng Khoa, Nhà văn Chu Lai, TS. Văn học Đoàn Hương, Nhà sử học Lê Văn Lan.
Bên cạnh khối tài liệu có xuất xứ cá nhân ở trong nước, tài liệu cá nhân ở nước ngoài cũng là nguồn tài liệu không thể thiếu cần phải sưu tầm vào Trung tâm III. Hiện nay, ở nhiều nước Pháp, Nga, Trung Quốc, Mỹ còn lưu giữ nhiều tài liệu liên quan đến các nhân vật tiêu biểu của Việt Nam như Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Nguyễn Thị Minh Khai, Phan Bội Châu, Trần Văn Khê, nghệ sĩ Đặng Thái Sơn ...
tìm kiếm nguồn tài liệu của các cá nhân tiêu biểu trên những phương tiện thông tin đại chúng như: Báo, đài, truyền hình, các xuất bản phẩm, tạp chí Văn thư- Lưu trữ; ngồi ra cịn duy trì mối quan hệ tốt với những Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ lịch sử tỉnh, các bảo tàng, các địa phương để nắm bắt những nguồn tin về tài liệu quý của các cá nhân tiêu biểu, có giá trị.