7. Bố cục của đề tài
2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung
đình Họa sĩ Bùi Trang Chước nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của ông.
2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Được thành lập từ năm 1995, trải qua 27 năm hình thành và phát triển, trong mỗi giai đoạn lịch sử, đến nay công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đều đạt được những kết quả nhất định. Những năm qua Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng quản lý tài liệu lưu trữ; chính vì vậy khối lượng tài liệu có xuất xứ cá nhân được sưu tầm về Trung tâm ngày càng đa dạng và phong phú về số lượng và chất lượng. Góp phần phong phú thêm thành phần tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm III.
- Tổng số tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ đã sưu tầm được 127 phơng trong đó có: Thực hiện sưu tập 126 phơng theo hình thức hiến tặng và 01 phơng ký gửi tài liệu bảo quản tại Trung tâm của Thượng tướng Đặng Vũ Hiệp.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III luôn nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo và đạt được những thành tựu nhất định. Cụ thể số lượng sưu tầm tài liệu của Trung tâm trong những năm gần đây như sau:
STT Năm Số
lượng
Các cá nhân thực hiện sưu tầm
1 2019 05 Nhà thơ Xuân Quỳnh ...
2 2020 11 Nhà văn; nhà thơ Trần Nhuận Minh Nhà văn Dương Hướng
Họa sĩ Ngọc Linh
Nguyên Phó thủ tướng Vũ Khoan Nhà viết kịch Trần Đình Ngơn
Nhà hoạt động chính trị - xã hội - nghiên cứu Đỗ Đức Dục, Nhà hoạt động cách mạng Lê Tất Đắc
Thượng tướng Vũ Hiệp (ký gửi tài liệu) 3 2021 07 Nhà thơ, Nhà biên kịch Nguyễn Thị Hồng
Ngát
GS. Viện sĩ Đặng Vũ Minh
Thiếu thướng, Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Hoàng Kiền
GS.TS Mai Trọng Khoa Đại sứ Hoàng Vĩnh Thành ... 4 Qúy I - Năm
2022
08 Nhà báo, NSNA Hoàng Kim Đáng Nhà văn, nhà báo Nguyễn Ngọc Thiện; Đại tá - Đại sứ, Nhà ngoại giao Hà Văn Lâu Nhà Nhiếp ảnh Ngô Minh Đạo
Nhà văn Nguyễn Khắc Phê...
Bảng 2.3 Tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2019 đến năm 2022.
Thông qua bảng thống kê trên cho thấy số lượng sưu tầm tài liệu cá nhân từ năm 2019 trở lại đây không đồng đều ( cao nhất là năm 2020 - 11 phông cá nhân và cá nhân và thấp nhất là năm 2019 - 05 phơng cá nhân ) do gặp những khó khăn xuất phát từ phía các cá nhân khảo sát tài liệu như sau:
Thứ nhất, Một số cơ quan khác như Trung tâm lưu trữ tư nhân (Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam...), các bảo tàng (Bảo tàng Hội nhà văn Việt Nam...) có cùng chức năng, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu có xuất xứ cá nhân, tạo ra sự cạnh tranh rất lớn, đòi hỏi cán bộ sưu tầm phải tiếp cận nhạy bén và thuyết phục các cá nhân khéo léo hơn;
Thứ hai, Một số cá nhân chưa nhìn nhận đúng về tầm quan trọng của Công tác lưu trữ tài liệu nên không muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm, vì thế cán bộ sưu tầm phải liên hệ, thuyết phục nhiều lần.
Thứ ba, Tài liệu lưu trữ cá nhân thuộc sở hữu tư nhân do vậy việc tiếp cận, khảo sát khối tài liệu cần được sự đồng ý của chủ sở hữu tài liệu;
Thứ tư, cá nhân, gia đình khơng muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm vì họ nghĩ đó là tài sản riêng không muốn mất đi quyền sở hữu tài liệu; cá nhân muốn tự mình định đoạt số phận, khai thác, sử dụng tài liệu theo mong muốn của bản thân tránh trường hợp lộ các bí mật liên quan đến đời tư. Trường hợp này Trung tâm có các hình thức thuyết phục, cam đoan nhằm tạo niềm tin đối với các cá nhân, gia đình.
Thứ năm, tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân là nguồn tư liệu quý giá, công tác sưu tầm tài liệu của các cá nhân tiêu biểu vào bảo quản tại Trung tâm là việc làm vô cùng ý nghĩa. Tuy nhiên khối tài liệu đó đã gắn bó sâu sắc trong q trình hoạt động cơng tác, cống hiến của các cá nhân vì vậy một số cá nhân muốn giữ lại làm kỉ niệm, do vậy cán bộ sưu tầm gặp nhiều khó khăn trong cơng tác thuyết phục các cá nhân.
Thứ sáu, Một số cá nhân chưa chú trọng trong đến việc bảo quản tài liệu của mình dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc gần hết, lưu giữ ở nhiều nơi,
tài liệu mất mát, hư hỏng nặng gây khó khăn trong q trình khảo sát, thống kê tài liệu.
Thứ bảy, một số cá nhân, gia đình đã hiến tặng, ký gửi tài liệu vào cơ quan lưu trữ khác.
Ngồi ra, tình hình dịch bệnh trong những năm vừa qua diễn biến phức tạp, vì vậy đã ảnh hưởng đến việc quá trình khảo sát, tiếp cận khối tài liệu của các các cá nhân.
Tiểu kết chương 2:
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là một trong những nơi đang bảo quản khối lượng tài liệu xuất xứ cá nhân lớn nhất và là một trong những thành phần tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm những nội dung liên quan đến: Xác định nguồn sưu tầm; thành phần; nội dung tài liệu; thủ tục, quy trình sưu tầm; phương pháp sưu tầm... Trong những năm gần đây, công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đang từng bước hoàn thiện. Theo thống kê số lượng sưu tầm tài liệu cá nhân trong những năm qua luôn ổn định. Đạt được thành quả đó là sựu quan tâm, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung tâm và lòng nhiệt huyết của cán bộ sưu tầm. Trong thời gian tới, Trung tâm cần xây dựng các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn lựa chọn các cá nhân sưu tầm tại Trung tâm III, quy trình sưu tầm,các chế độ đã ngộ đối với các cá nhân, gia đình hiến tặng tài liệu... Điều này góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III trong thời gian tới. Những nội dung đề cập trong Chương 2 là cơ sở để tác giả tiếp tục nghiên cứu Chương 3: “
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”.
CHƯƠNG 3.
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SƯU TẦM