7. Bố cục của đề tài
2.3. Tình hình cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu
2.3.3. Thủ tục, quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III.
2.3.3.1. Thủ tục sưu tầm tài liệu cá nhân
Thủ tục sưu tầm tại liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong một năm được chia thành hai hồ sơ: Hồ sơ khảo sát tài liệu cá nhân và hồ sơ thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân.
- Hồ sơ liên quan đến khảo sát tài liệu cá nhân gồm: Báo cáo khảo sát và Danh sách các cá nhân khảo sát trong một năm
- Hồ sơ liên quan đến thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân gồm: Lời nói đầu (tiểu sử cá nhân, q trình học tập, cơng tác và nghiên cứu, Cơng trình nghiên cứu, giải thưởng, tóm tắt nội dung và thành phần tài liệu); Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ cá nhân; Phương án phân loại lập hồ sơ tài liệu lưu trữ cá nhân, Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ cá nhân.
2.3.3.2. Quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân
Bước 1: Lập kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân
- Vào quý IV hàng năm, cán bộ phụ trách cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân có nhiệm vụ tiến hành xây dựng bản Kế hoạch chi tiết những nội dung,
công việc cụ thể liên quan đến công tác khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân - Trình ban lãnh đạo phê duyệt và ban hành kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân.
- Các đơn vị, phịng ban có liên quan thực hiện các công việc dựa vào kế hoạch được giao.
Bước 2: Lựa chọn, lập danh sách các cá nhân cần khảo
- Dựa vào nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân và tình hình thực tế, cán bộ Trung tâm xác định, lựa chọn các cá nhân thực hiện khảo sát, sưu tầm tài liệu.
- Lập danh sách các cá nhân cần khảo sát trong một năm và trình ban Lãnh đạo Trung tâm sửa đổi, bổ sung và phê duyệt.
Bước 3: Tiếp cận, khảo sát và đặt vấn đề sưu tầm tài liệu cá nhân
- Cán bộ thực hiện công tác sưu tầm tiến hành tiếp cận các cá nhân, gia đình để khảo sát, thống kê, lựa chọn tài liệu cần sưu tầm và đặt vấn đề sưu tầm với chủ sở hữu tài liệu.
- Lập Hồ sơ khảo sát tài liệu cá nhân gồm: Báo cáo khảo sát và Danh sách các cá nhân khảo sát.
Thực tế hiện nay, một số trường hợp công tác sưu tầm tài liệu cá nhân chỉ dừng lại việc tiếp cận, khảo sát tài liệu cá nhân. Nguyên nhân do chủ sở hữu chưa có mong muốn hiến tặng tài liệu của mình cho Trung tâm hoặc khối tài liệu của các cá nhân không đủ điều kiện để thành lập Phông lưu trữ cá nhân.
Bước 4: Thống nhất với cá nhân về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức hiến tặng
- Cán bộ sưu tầm tiếp cận các cá nhân, gia đình để đặt vấn đề sưu tầm tài liệu.
- Được sự đồng ý của cá nhân, gia đình lưu giữ tài liệu cán bộ sưu tầm thống nhất với họ về việc chuẩn bị tài liệu và hình thức hiến tặng.
- Cán bộ sưu tầm lựa chọn, sắp xếp tài liệu (sắp xếp sơ bộ), loại bỏ bản trùng, bản nháp tại gia đình cá nhân, thực hiện vận chuyển tài liệu về Trung tâm.
- Tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu: Cụ thể ngày 18/01/2022 tại trụ sở chính Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu của Thiếu tướng Hồng Kiền - ngun Tư lệnh cơng binh, Nhà nhiếp ảnh Trần Hồng, Nhiếp ảnh gia Ngơ Minh Đạo, phóng viên báo Qn đội Nguyễn Khắc Xuể. Đại diện Ban lãnh đạo và đơn vị tại Trung tâm đã đón tiếp và tiếp nhận khối tài liệu quý của các cá nhân vào bảo quản tại Trung tâm III.
- Lập biên bản giao nhận tài liệu. Biên bản được lập thành 05 bản, bên giao tài liệu giữ 01 bản, bên nhân giữ 04 bản.
Bước 6:Chỉnh lý khoa học tài liệu cá nhân
Sau khi khối tài liệu được sưu tầm về Trung tâm giao trực tiếp cho bộ phận chỉnh lý. Tài liệu lưu trữ cá nhân được chỉnh lý một cách khoa học, kịp thời, nhanh chóng, chính xác bao gồm các nghiệp vụ: phân loại, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cá nhân. Dựa vào tình hình thực tế tài liệu của mỗi cá nhân cán bộ chỉnh lý xây dựng phương án phân loại phù hợp và Lập mục lục hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ cá nhân.
Bước 7: Chuẩn bị kho tàng và trang thiết bị bảo quản
- Khi đã thống nhất được khối tài liệu cá nhân sưu tầm phòng bảo quản chuẩn bị kỹ lưỡng về kho tàng và trang thiết bị bảo quản: chuẩn bị diện tích kho, bố trí giá để tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu.
- Thực hiện bố trí vị trí sắp xếp tài liệu lưu trữ cá nhân trong kho để thuận tiện cho các công việc chuyên môn và xuất nhập tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả.
Bước 8: Lập và lưu hồ sơ Về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân
và chỉnh lý tài liệu cá nhân. Hồ sơ gồm các tài liệu liên quan về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân gồm: Lời nói đầu; Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ cá nhân; Phương án phân loại lập hồ sơ tài liệu lưu trữ cá nhân; Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ cá nhân.
Hồ sơ về việc thu và chỉnh lý tài liệu của 02 cá nhân năm 2021 Phụ lục số 01.
Hình 2.9. Lễ tiếp nhận tài liệu các nhà văn, nhà thơ Thừa Thiên Huế