7. Bố cục của đề tài
2.3. Tình hình cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu
2.3.4. Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài sản riêng của cá nhân và thuộc quyền sở hữu của họ. Vì vậy, Trung tâm III khơng thể dùng các biện pháp để ép buộc các cá nhân phải giao nộp tài liệu của họ. Nếu cá nhân không muốn hiến tặng tài liệu của mình vào Trung tâm III thì cán bộ sưu tầm phải hoàn tồn tơn trọng nguyện vọng đó của họ. Vì thế, để khảo sát, sưu tầm được các tài liệu xuất xứ cá nhân; cán bộ sưu tầm tại Trung tâm III đã áp dụng linh hoạt nhiều phương pháp, hình thức khác nhau vào các trường hợp cụ thể. Phương pháp được Trung tâm áp dụng chủ yếu nhất là vận động, thuyết phục các cá nhân, gia đình.
Thứ nhất, khi xác định được nguồn tài liệu cá nhân cần sưu tầm, Trung tâm cử cán bộ trực tiếp đến gặp gỡ nhằm tiếp cận, vận động, thuyết phục các cá
nhân, gia đình đang nắm giữ tài liệu để họ hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III. Trong trường hợp cá nhân, gia đình khơng đồng ý hiến tặng tài liệu, Trung tâm III thuyết phục họ ký gửi tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm, quyền sở hữu vẫn thuộc về cá nhân. Đồng thời, cung cấp bản sao cho cá nhân, gia đình để họ thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.
Thứ hai, Trung tâm cử cán bộ đến gặp gỡ cá nhân, gia đình đang lưu giữ tài liệu xin phép được sao bằng cơng nghệ số hóa, chụp ảnh số tài liệu về cơ quan. Cách này giúp cho Trung tâm nắm được thông tin, số lượng, thành phần, nội dung tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của người nghiên cứu, độc giả. Trung tâm chỉ thu được bản sao hợp pháp còn bản gốc vẫn do cá nhân, gia đình lưu giữ. Ngồi ra, Trung tâm kết hợp phỏng vấn, ghi âm, ghi hình các nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện quan trọng của lịch sử hay các cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực văn học, lịch sử ...
Thứ ba, tổ chức các buổi triển lãm hội nghị, hội thảo gặp gỡ các cá nhân thơng qua đó nhằm trao đổi, vận động, thuyết phục các cá nhân hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm.
Thứ tư, đăng tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng (như Website, Facebook của Trung tâm hoặc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) dưới hình thức bài viết, hình ảnh, video về việc cá nhân trao tặng danh hiệu, thành phần tài liệu cần đưa vào lưu trữ.
Thứ năm, trong một số trường hợp Trung tâm dùng ngân sách Nhà nước để mua bán tài liệu theo quy định của pháp luật lưu trữ.
Có thể thấy cán bộ thực hiện cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III luôn chủ động, chạy đua với thời gian, nắm bắt kịp thời để khơng bỏ lỡ những tài liệu q, có giá trị. Trung tâm luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất giúp cá nhân yên tâm, tin tưởng hiến tặng, ký gửi tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm. Tuy nhiên, để đảm bảo về mặt quản lý, khi đăng ký hiến tặng tài liệu chủ sở hữu tài liệu và Trung tâm III cần phải tuân theo những thủ tục nhất định nhằm đảm bảo cho công việc đạt được mục đích nhất định và phù hợp
với quyền lợi của mình.