1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.2. Thực trạng về việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng theo mơ
2.2.4. Kết quả khảo sát
Qua kết quả khảo sát tác giả đưa ra một số đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam như sau:
2.2.4.1. Mơi trường kiểm sốt:
Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Ưu điểm: Theo kết quả khảo sát cho thấy, các doanh nghiệp dịch vụ đều đặt tính chính trực và đạo đức lên hàng đầu trong quá trình quản lý kinh doanh của mình, thể hiện ở hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách và biện pháp để thực
thi các hành vi trái đạo đức.
Nhược điểm: Khi xử lý các vi phạm liên quan đến đạo đức khơng rõ ràng, cịn
mang cảm tính nên khơng được đồng thuận của nhân viên cấp dưới.
Nguyên nhân: Do trình độ và kinh nghiệm về vấn đề đạo đức của nhà quản lý
còn hạn chế nên các chính sách được thiết lập chỉ mang tính chung chung thích hợp với thơng lệ kinh doanh chứ chưa đi vào từng trường hợp cụ thể. Ngoài ra, do chịu
ảnh hưởng của phong cách và văn hóa Á Đơng nên cách xử lý của nhà quản lý
mang nặng cảm tính.
Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Ưu điểm: Ở các doanh nghiệp dịch vụ được khảo sát, Hội đồng quản trị đều
tiến hành họp thường xuyên, các thành viên của Hội đồng quản trị nhìn chung có đủ kiến thức và kinh nghiệm. Phần lớn ở các doanh nghiệp ở Việt Nam đều khơng lập
Ủy Ban kiểm sốt, nhưng có lập Ban kiểm sốt mặc dù tỷ lệ khơng cao lắm nhưng điều đó thể hiện nhà quản lý doanh nghiệp dịch vụ có ý thức về xây dựng hệ thống
kiểm soát nội bộ.
Nhược điểm: Phần lớn ở các doanh nghiệp dịch vụ Ban kiểm soát là thành viên
của công ty và trực tiếp điều hành doanh nghiệp, do đó Ban kiểm sốt khơng đặt quyền lợi của cổ đông mà chịu chi phối ảnh hưởng của Ban Giám Đốc doanh nghiệp nên thiếu tính khách quan.
Nguyên nhân: Do qui mô hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ Việt Nam
chủ yếu vừa và nhỏ nên các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa về mặt chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý tài chính vì vậy mà số lượng nhân sự ít và kiêm nhiệm nhiều. Ngồi
ra, việc lập Ban kiểm sốt phần lớn là để đối phó với Luật doanh nghiệp nên vai trị của Ban kiểm sốt chưa thực sự phát huy một cách tối đa.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Ưu điểm: Bảng khảo sát cho thấy nhà quản lý rất quan tâm đến kết quả của báo
cáo tài chính và có những lựa chọn ngun tắc và ước tính kế tốn để lập được báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, điều này chính là sự hỗ trợ tích cực cho hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu. Bên cạnh đó, hầu hết nhà quản lý có nghiên cứu cẩn thận và giám sát các rủi ro kinh doanh nhằm giảm thiểu mọi rủi ro ảnh hưởng đến hoạt
động của doanh nghiệp.
Nhược điểm: Phần lớn ở doanh nghiệp dịch vụ, nhà quản lý đều chịu sức ép về
việc phải báo cáo những kết quả tài chính khả quan cho nên dễ dẫn đến hành vi thiếu minh bạch trong các hoạt động, từ đó tạo điều kiện thơng đồng giữa các nhân viên cấp dưới.
Nguyên nhân: Do áp lực cạnh tranh của các doanh nghiệp ngày càng cao, bên
cạnh tâm lý e ngại về nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp.
Chính sách nhân sự
Ưu điểm: Các doanh nghiệp dịch vụ đã thiết lập chính sách và thủ tục nhân sự
có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị, các nhân viên hiểu được trách nhiệm và các thủ tục áp dụng cho công việc. Việc này tác động đến các nhân tố khác của mội trường kiểm soát gây ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của mơi trường kiểm sốt.
Nhược điểm: Trong thực tế thì phát sinh vấn đề về quy chế khen thưởng và kỷ
luật nhân viên ở hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ không hợp lý, điều này ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên, hạn chế họ phát huy hết khả năng của
mình trong cơng việc. Hơn nữa, cịn ảnh hưởng đến việc giữ chân các lao động giỏi làm việc lâu dài cho doanh nghiệp.
Nguyên nhân: để giảm thiểu tối đa chi phí nên chính sách lương thưởng khơng
mang tính cạnh tranh cao, ngoài ra quy chế về kỷ luật cịn cảm tính do chịu ảnh
hưởng bởi văn hóa Á Đơng.
Cơ cấu tổ chức
Ưu điểm: Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức có tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ dưới lên và từ trên xuống trong các hoạt động của doanh nghiệp giúp cho thông tin được cập nhật kịp thời.
Nhược điểm: Tuy nhiên cơ cấu tổ chức hiện tại còn chồng chéo và chưa phát
huy tác dụng của các hoạt động kiểm sốt làm cho mơi trường kiểm sốt bị đe dọa, khi có vấn đề phát sinh thì khơng quy trách nhiệm thuộc bộ phận nào cụ thể.
Nguyên nhân: Do chế độ kiêm nhiệm ở công ty và kiến thức của người quản lý
kiểm soát nội bộ yếu kém.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Ưu điểm: Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm khá phù hợp với mục tiêu
của tổ chức từ đó nhân viên có biết chính xác nhiệm vụ của mình và sự liên quan
đối với các cá nhân, phòng ban khác.
Nhược điểm: Khảo sát cho thấy khơng có sự tương xứng giữa quyền lợi và
trách nhiệm dễ đến tâm lý bất mãn trong nhân viên.
Nguyên nhân: do hạn chế về vốn nên chính sách lương thưởng khơng mang tính cạnh tranh cao.
Đảm bảo về năng lực
Ưu điểm: Nhìn chung doanh nghiệp có có lập bản mơ tả cơng việc cho từng vị
trí chức danh, có phân tích u cầu về kiến thức và kỹ năng đối với từng loại công việc để đảm bảo đội ngũ nhân viên có năng lực đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý đặt ra.
Nhược điểm: Việc làm trên hầu như chỉ dành cho cấp quản lý cịn nhân viên thì
khơng được chú trọng, cho nên các vị trí hiện nay của nhân viên chưa đáp ứng hồn
tồn u cầu cơng việc. Ngồi ra, cịn tồn tại vấn đề “người nhà” nên nhà quản lý không mạnh dạn sa thải nhân viên không đủ điều kiện về năng lực.
Nguyên nhân: Do bị hạn chế về ngân sách đào tạo và chế độ kiêm nhiệm nên
nhân viên khơng có điều kiện chuyên mơn hóa sâu. Do trình độ người tuyển dụng bị
hạn chế nên khi tuyển dụng khơng phân tích đầy đủ yêu cầu về kiến thức và kỹ
năng đối với từng loại công việc để lựa chọn nhân sự thích hợp. Do tâm lý ngại đụng chạm đến người nhà của Ban lãnh đạo nên không mạnh dạn loại bỏ nhân viên không đủ năng lực đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp đặt ra.
2.2.4.2. Đánh giá rủi ro
Mục tiêu của doanh nghiệp và từng bộ phận
Ưu điểm: Hầu như các doanh nghiệp dịch vụ có hệ thống mục tiêu rõ ràng và
công bố rộng rãi để nhân viên nắm bắt và tiến hành công việc sát với mục tiêu của công ty.
Nhược điểm: Các mục tiêu này hầu như chưa được thơng qua các văn bản chính
thức nên trong q trình thực hiện công việc dễ dẫn đến sai lệch mục tiêu. Ngồi ra cịn ảnh hưởng đến các quy định quản lý rủi ro có thể chấp nhận đối với từng mục tiêu cụ thể.
Nguyên nhân: do Ban lãnh đạo đặt nặng vấn đề mục tiêu ở các cấp quản lý trực
tiếp hơn là nhân viên nên các mục tiêu này chỉ dừng ở mức độ phổ biến trao đổi,
chưa có quyết định văn bản chính thức.
Nhân dạng rủi ro
Ưu điểm: Qua mẫu khảo sát thì hầu như các doanh nghiệp dịch vụ đều xác định
Nhược điểm: Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp nhận dạng và đánh giá rủi ro, cũng
như thấy được rủi ro cộng hưởng còn thấp, đều này chứng tỏ khi xảy ra rủi ro thì
các doanh nghiệp mới thấy được rủi ro để tìm nguyên nhân và đánh giá chúng.
Nguyên nhân: Do có nhiều nhân tố tác động mà doanh nghiệp không thể lường
trước được như chính sách, chế độ quy định của Nhà Nước chưa được chi tiết cụ
thể, các thông tư văn bản thường xuyên thay đổi cùng các biến động trên thị trường và bên cạnh đó là trình độ chuyên môn của nhà quản lý hạn chế nên không tiên đoán hết được những rủi ro xảy ra.
Đánh giá và phân tích rủi ro
Ưu điểm: Qua khảo sát cho thấy doanh nghiệp dịch vụ có nhận thức và đề ra biện pháp phòng chống rủi ro nhưng chủ yếu là những biện pháp tức thời.
Nhược điểm: Hầu như các doanh nghiệp đều chưa lập chương trình đánh giá rủi
ro cụ thể và cơ cấu hiện tại cũng khơng phịng ngừa được rủi ro.
Ngun nhân: Do vốn ít khơng đủ khả năng đầu tư cơng nghệ tiên tiến và nâng
cao trình độ kỹ thuật cho đội ngũ lao động để nghiên cứu chuyên sâu và bài bản về việc đánh giá và phân tích rủi ro. Ngoài ra, do cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cịn chồng chéo nên khơng phát huy được khả năng phịng ngừa rủi ro.
2.2.4.3. Hoạt động kiểm sốt
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Ưu điểm: Điểm ưu việt ở các doanh nghiệp là hiện nay các doanh nghiệp chủ
yếu được tin học hóa nên việc phân chia trách nhiệm đã được thông qua việc thiết lập các ứng dụng công nghệ thông tin.
Nhược điểm: Qua khảo sát vẫn còn một số doanh nghiệp chưa phân chia trách
nhiệm tách biệt giữa các chức năng, để tạo điều kiện để phát sinh các vấn đề gian lận, tham nhũng, cố tình làm sai gây ảnh hưởng xấu đến kết quả kinh doanh.
Nguyên nhân: do doanh nghiệp không đủ nhân lực nên tồn tại chế độ kiêm nhiệm.
Kiểm sốt q trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Ưu điểm: Đa số các doanh nghiệp kiểm sốt q trình này khá chặt chẽ nhằm
giúp cho các thông tin đáng tin cậy.
Nhược điểm: Tuy nhiên vẫn tồn tại một số ít doanh nghiệp nhân viên vận hành
máy tính có khả năng truy cập vào những chương trình nguồn, điều này gây rủi ro cho dữ liệu của doanh nghiệp có khả năng xóa sửa cao.
Nguyên nhân do tồn tại chế độ kiêm nhiệm nên mặc dù mỗi người được cấp tên
truy cập riêng nhưng một người làm nhiều phần hành nên mật khẩu lúc này mất tác dụng.
Kiểm soát vật chất
Ưu điểm: Hầu hết các doanh nghiệp có đề ra các chính sách thủ tục kiểm sốt
vật chất của doanh nghiệp nhằm phát hiện các chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
Nhược điểm: Việc triển khai, thực hiện chế độ kiểm soát này chưa cao tạo điều
kiện phát sinh hành vi đánh cắp tài sản.
Nguyên nhân: do đặc thù là doanh nghiệp dịch vụ nên tài sản phát sinh không
thường xuyên và nhiều, tâm lý ỷ lại vào phần mềm nên khơng kiểm sốt sát sao các
chứng từ, sổ sách.
Kiểm tra độc lập và phân tích, sốt xét lại
Ưu điểm: Các doanh nghiệp đều tiến hành so sánh đối chiếu lại việc thực hiện
và kế hoạch đặt ra dựa trên các báo cáo để biết được các bộ phận có đạt được mục
tiêu đề ra.
Nhược điểm: Còn một số doanh nghiệp không tiến hành kiểm tra này hoặc kiểm tra chỉ mang tính hình thức do đó khơng thể điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề bất thường xảy ra.
Nguyên nhân: Do vai trò của Ban kiểm sốt cịn mơ hồ, chưa phát huy một
cách hiệu quả. Ngoài ra, do thiếu nhân sự, chủ yếu nguồn nhân lực tập trung vào thực hiện công việc nhiều hơn là kiểm tra.
2.2.4.4. Thông tin và truyền thông
Ưu điểm: Qua mẫu khảo sát, phần đông ở doanh nghiệp dịch vụ thông tin cung
cấp cho các báo cáo cần thiết, chính xác, kịp thời; các thơng tin có được chuyển
đúng đối tượng và Ban lãnh đạo cơng ty có theo dõi việc trao đổi thơng tin với bên
ngồi.
Nhược điểm: Cịn một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cung cấp thơng
tin đầy đủ giữa các bộ phận.
Nguyên nhân: Do cách thức truyền đạt giữa các bộ phận chưa chặt chẽ. 2.2.4.5. Giám sát
Ưu điểm: Các doanh nghiệp trong bảng khảo sát có tiến hành giám sát hệ thống
kiểm soát nội bộ định kỳ và thường xuyên đánh giá rủi ro nhằm nâng cao chất
lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp. Hơn nữa, Ban lãnh đạo có ý
thức cao trong việc tiếp thu ý kiến của bộ phận kiểm toán độc lập để điều chỉnh hệ thống.
Nhược điểm: Đa số các doanh nghiệp ít sử dụng chức năng kiểm toán nội bộ để
hỗ trợ việc theo dõi hoạt động công ty, việc giám sát chỉ tiến hành bộc phát, không bài bản.
Nguyên nhân: Do vai trò của Ban kiểm sốt khơng phát huy; doanh nghiệp
không chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đúng mức; trình độ và kinh
nghiệm của nhà quản lý còn hạn chế.
Từ kết quả khảo sát ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam chúng ta nhận thấy hầu hết các doanh nghiệp này đều bắt đầu có ý thức để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên việc triển khai chưa được bài bản và hiệu quả cao.
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là Công ty Masso: Công ty Masso:
Xét thấy doanh nghiệp, nơi tôi đang công tác phù hợp với điều kiện doanh nghiệp dịch vụ nên tôi chọn làm doanh nghiệp điển hình cho đề tài nghiên cứu của
mình. Đó là Cơng Ty Cổ Phần Dịch Vụ và Tư Vấn Các Giải Pháp Tiếp Thị, gọi tắt là Masso.
2.3.1. Giới thiệu tổng quát đơn vị:
Công ty Masso do các chuyên gia tiếp thị chuyên nghiệp thành lập năm 2000 với loại hình trách nhiệm hữu hạn, đến tháng 12/2008 chuyển đổi thành công ty cổ phần
nhằm cung cấp các giải pháp xuất sắc và dịch vụ tiếp thị chuyên nghiệp cho thị
trường Việt Nam. Định vị một chiến lược Marketing dài hạn nhằm giúp khách hàng
một giải pháp trọn gói từ ý tưởng, tổ chức, triển khai và đo lường kết quả, Công ty Masso hy vọng góp phần nâng cao tính chun nghiệp trong lĩnh vực truyền thông tiếp thị của các cơng ty Việt Nam. Masso có ý nghĩa là giải pháp tiếp thị, viết tắt của hai từ Marketing Solution. Công ty Masso với đội ngũ nhân viên có kiến thức và chuyên môn tiếp thị quốc tế và điều này khơng ngừng được nâng cao nhờ văn hóa cơng ty, liên tục học hỏi với tinh thần phát triển liên tục. Hơn thế nữa, ưu điểm của công ty Masso là rất am tường về môi trường kinh doanh tiếp thị và thực tế vận hành dự án của thị trường Việt Nam. Các lợi thế này giúp các công ty đang thâm nhập hoặc đang vận hành tại thị trường rất yên tâm khi xem công ty Masso như cửa ngõ trong công tác tiếp thị tại Việt Nam.
Lĩnh vực kinh doanh: bao gồm
(1) Truyền thông tiếp thị đồng bộ, IMC (Integrated Marketing Communication): Masso Communication có thể cung cấp cho các doanh nghiệp những chiến dịch truyền thơng tiếp thị trọn gói đến cộng đồng người tiêu dùng mục tiêu. Đồng thời, cũng cung cấp các chuyên mơn tiếp thị chun biệt, bao gồm kích hoạt thương hiệu, cung cấp các giải pháp nhân sự, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, tiếp thị tương tác và các hoạt động Quảng cáo truyền thống.
(2) Quan Hệ Cộng Đồng: (Public Relations): Masso PR là bộ phận chuyên biệt cung cấp các giải pháp và dịch vụ về nâng cao hình ảnh cơng ty và các hoạt động Quan hệ cộng đồng.
(3) Tư vấn xây dựng thương hiệu (Brand Building): Masso Consulting gồm các
chuyên gia tiếp thị chuyên nghiệp hàng đầu, chuyên cung cấp giải pháp tiếp thị cho các doanh nghiệp. Dịch vụ cung cấp phổ biến nhất là tư vấn quản trị thương hiệu và
tư vấn định hướng chiến lược tiếp thị.
Quy mô:
Cơng ty có văn phịng chính đặt tại Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Hà