1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là
2.3.2.2. Hoạt động bán hàng và thu hồi công nợ
Quy trình:
- Trước khi triển khai dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên bán hàng tiến
hành thương thuyết với khách hàng về việc ký kết hợp đồng, đơn hàng với khách
hàng và thu tạm ứng từ 30-50% giá trị hợp đồng.
- Trong khi thực hiện dự án: tùy theo thương lượng với khách hàng sẽ thu phần còn lại làm một hay hai lần từ 20% - 40% giá trị hợp đồng.
- Kết thúc dự án: nhân viên bán hàng tiến hành lập nghiệm thu, thanh lý chương trình và chuyển cho kế tốn để xuất hóa đơn và thu tồn bộ phần tiền cịn lại.Đối với từng dự án, bộ phận bán hàng phải xác định cụ thể thời gian thu hồi cơng nợ tùy theo tình tình của mỗi dự án. Sau đó, thơng báo cho bộ phận kế tốn để theo dõi và thực hiện quy trình thu nợ, cụ thể:
Trước ngày đến hạn thu nợ: điện thoại hoặc gửi thư điện tử nhắc nhở.
Tuần thứ nhất và hai sau ngày hết hạn: điện thoại nhắc nhở. Tuần thứ ba sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần đầu. Tuần thứ tư sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần hai. Tuần thứ năm sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần ba.
Thực trạng:
- Doanh nghiệp đã ban hành quy trình bán hàng và thu hồi cơng nợ, trong đó
trước khi thực hiện chương trình ký kết hợp đồng và thu tạm ứng từ 30-50% giá trị
hợp đồng, sau khi kết thúc chương trình bộ phận bán hàng tiến hành thanh lý thu toàn bộ phần tiền còn lại. Tuy nhiên, do thời gian khách hàng đồng ý chi phí báo giá rất sát thời gian thực hiện chương trình nên xảy ra trường hợp dự án đã thực hiện mới tiến hành ký kết hợp đồng.
- Doanh nghiệp có ban hành mẫu biểu chuẫn cho hợp đồng, thanh lý với sự tư vấn của luật sư.
- Doanh nghiệp có quy định hạn mức tín dụng cụ thể cho từng loại khách hàng, cụ thể đối với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu lớn và thường xuyên thì hạn mức này dài hơn so với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu nhỏ và giao dịch ít.
- Thời gian tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng, nghiệm thu và thanh lý chương trình chậm trễ nên ảnh hưởng đến tiến độ thu hồi công nợ.
- Do mục tiêu doanh thu, nhân viên bán hàng sẵn sàng cung cấp dịch vụ giá thấp
để thực hiện dự án.
- Đơn hàng, hợp đồng không được đánh số thứ tự và lưu giữ tại bộ phận bán hàng.
- Hàng tháng, doanh nghiệp có quy định báo cáo cơng nợ, nhưng định kỳ chưa có kế hoạch cụ thể đánh giá lại uy tín khách hàng, khả năng thanh tốn của khách hàng.
- Một số dự án giá trị nhỏ hoặc hội thảo vẫn thu tiền mặt.
Rủi ro:
- Bán hàng nhưng chưa thu được hoặc thu chậm tiền tạm ứng do chưa tiến hành ký kết hợp đồng. Hơn nữa, khả năng bị ép giá cao do chương trình đã thực hiện dẫn
đến việc bán hàng không đúng giá.
- Bán hàng nhưng chưa thu hoặc thu chậm khoản tiền còn lại do chưa tiến hành thanh lý, nghiệm thu kịp thời khi chương trình đã kết thúc.
- Do lợi nhuận dự án thấp nên công ty chịu rủi ro về lãi suất tín dụng cao. - Bán hàng nhưng chưa thu được tiền do khách hàng khơng thanh tốn tiền ngay. - Do đơn hàng không đánh số thứ tự và lưu giữ tại bộ phận bán hàng nên không tham chiếu, kiểm tra được với các hóa đơn xem đã xuất đủ các đơn hàng chưa.
- Khi có vấn đề cần thương lượng với khách hàng thì mất thời gian trong việc tìm kiếm đơn hàng, hợp đồng.