1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
3.2. Định hướng hoàn thiện
3.2.1. Định hướng liên quan đến các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt
nội bộ:
Mơi trường kiểm soát:
Là nhân tố ảnh hưởng tới sự nhận thức tầm quan trọng của kiểm sốt đối với từng thành viên trong cơng ty. Để xây dựng một mội trường kiểm soát tốt cần phải:
- Xây dựng cấu trúc doanh nghiệp: cấu trúc doanh nghiệp đầy đủ cần cung cấp một khung chung cho các hoạt động lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát để đạt
được những mục tiêu doanh nghiệp. Cấu trúc công ty cần phân rõ ràng quyền hạn
và trách nhiệm, cũng như cách thức phản ánh, hệ thống báo cáo hiệu quả cho nhân viên.
- Xây dựng ban kiểm soát đặc biệt: tùy theo hoạt động, qui mô và tính chất doanh nghiệp mà có thể xây dựng Ban kiểm soát đặc biệt khác nhau. Tuy nhiên cần phải có người, hay nhóm nhân viên được phân quyền đánh giá các hoạt động của
doanh nghiệp, các vấn đề của từng cá nhân phát sinh ảnh hưởng tới công việc. Tùy theo mức độ nghiêm trọng của việc kiểm sốt nội bộ mà các nhóm làm việc có thể cơng khai hoặc bí mật.
- Nâng cao nhiệm vụ của ban quản lý nguồn nhân lực: nếu ngay từ đầu ban quản lý nguồn nhân lực có thể đánh giá khách quan cũng như kiểm tra lý lịch của ứng viên, có thể giảm thiểu rủi ro từ những nhân viên đó, tránh tình trạng th nhầm
“gián điệp” từ đối thủ cạnh tranh, hay thuê nhầm “con sâu bỏ rầu nồi canh”.
Đánh giá rủi ro:
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát của nhà quản lý. Do đó, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ cần hướng đến:
- Xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể và rộng rãi đến toàn nhân viên.
- Xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.
- Sử dụng nhiều phương pháp để khác nhau để nhận dạng và phân tích rủi ro của doanh nghiệp.
- Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau.
Hoạt động kiểm soát:
Là những chính sách và thủ tục giúp kiểm sốt tốt các rủi ro của đơn vị. Chính vì thế, hệ thống kiểm soát nội bộ chất lượng cần phải đảm bảo:
- Xem xét sự phân chia trách nhiệm phù hợp, tách biệt giữa các chức năng, giảm thiểu trường hợp kiêm nhiệm “nguy hiểm”.
- Phân định quyền xét duyệt và thực hiện các nghiệp vụ một cách rõ ràng. - Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp. - Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và thông tin.
- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. - Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập.
Thông tin và truyền thông:
Là điều kiện không thể thiếu của việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ, do đó
cần lưu ý:
- Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban lãnh đạo và những
người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông cần đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể
hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
- Thiết lập các kênh thơng tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những
người khơng có thẩm quyền.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
Giám sát:
Là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cần chú trọng:
- Xây dựng hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định từ đó có các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
- Nâng cao năng lực trình độ chun mơn của bộ phận kiểm toán nội bộ.
- Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ
- Yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
- Định kỳ tiến hành kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát
nội bộ.
3.2.2. Định hướng liên quan đến nội dung phải thực hiện hoạt động kiểm soát
nội bộ:
Để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ thì doanh nghiệp cần phải tiến hành
thực hiện kiểm sốt nội bộ các hoạt động của mình thơng qua việc hoàn thiện các hoạt động kiểm soát trong từng nghiệp vụ chu trình của đơn vị (mua hàng, bán hàng, tiền lương, tồn kho..), cụ thể các bước:
- Thu thập thông tin và mơ tả các quy trình thực hiện nghiệp vụ bằng các hình thức thích hợp (bảng tường thuật, lưu đồ…).
- Phân tích và đánh giá quy trình thực hiện trên về các mặt hoạt động, tài chính
và tuân thủ… Cơ sở để phân tích và đánh giá là các mục tiêu đạt được và các rủi ro
đe dọa mục tiêu.
- Trên cơ sở phân tích và đánh giá các giải pháp sẽ được xem xét để nâng cao
kiểm soát nội bộ trong chu trình nghiệp vụ. Việc lựa chọn giải pháp dựa trên cân nhắc lợi ích và chi phí.
- Xây dựng quy trình chuẩn với sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền trong
đơn vị. Triển khai tập huấn và kiểm tra việc thực hiện.
- Sau một thời gian thực hiện tổ chức kiểm tra và đánh giá quy trình chuẩn để tiếp tục hồn thiện.
Q trình trên cần được phối hợp thực hiện bởi tất cả bộ phận thì sẽ đem lại hiệu quả cao nhất cho thủ tục kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.
3.2.3. Định hướng liên quan đến các mục tiêu mà kiểm soát nội bộ hướng đến:
Trong điều kiện hội nhập hiện nay, để phát triển bền vững bất kỳ doanh nghiệp
nào cũng phải hướng đến ba mục tiêu để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải:
- Đối với mục tiêu về hoạt động: các bộ phận của doanh nghiệp cần hoàn thành
các chỉ tiêu, các báo cáo tài chính, các báo cáo nội bộ đáng tin cậy và kịp thời với ngân sách hợp lý.
- Đối với mục tiêu về báo cáo tài chính: báo cáo tài chính do doanh nghiệp lập
cần phải được thơng qua bộ phận kiểm tốn độc lập để đảm bảo tính trung thực hợp lý.
- Đối với mục tiêu về sự tuân thủ: doanh nghiệp tiến hành tổ chức và duy trì
hoạt động phù hợp với luật pháp và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
3.2.4. Định hướng liên quan đến quy trình và thủ tục thực hiện hoạt động kiểm
sốt nội bộ:
Để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ xét ở khía cạnh quy trình và thủ tục
thực hiện hoạt động kiểm sốt, doanh nghiệp cần phải hồn thiện các bước:
- Bước 1: Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ: thơng qua tìm hiểu năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm sốt nội bộ cho từng chu trình nghiệp vụ của doanh nghiệp để làm tài liệu cho phần đánh giá sơ bộ. Việc tìm hiểu này cần phải tiến hành đầy đủ và chi tiết để đánh giá rủi ro một cách chính xác.
- Bước 2: Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát: dựa vào nội dung tìm hiểu ở bước 1
và xét đoán nghề nghiệp để xác định những sai phạm tiềm tàng trong chu trình
nghiệp vụ có liên quan đến cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính, từ đó thiết kế thực hiện thủ tục kiểm soát và ước lượng mức rủi ro. Ở bước này cần lưu ý dựa trên 7 cơ sở dẫn liệu bao gồm: hiện hữu, quyền và nghĩa vụ, phát sinh, đầy đủ, đánh giá, chính xác, trình bày và cơng bố để xác định chi tiết các sai phạm nhằm thiết kế đầy
- Bước 3: Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu thực sự của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để thực hiện tốt bước này cần phối hợp sử dụng tốt các phương pháp kiểm tra chứng từ tài liệu, phỏng vấn, quan sát và thực hiện lại các thủ tục kiểm soát để thu thập được bằng chứng
đáng tin cậy.
- Bước 4: Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và điều chỉnh những thử nghiệm cơ bản
đã được dự kiến. Bước này phụ thuộc vào việc xác định chính xác tỷ lệ sai phạm có
thể bỏ qua và nguyên nhân của sai phạm để tiến hành đánh giá và điều chỉnh.