1.2.2. Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp
2.2. Thực trạng về việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng theo mơ
2.2.4.4. Thông tin và truyền thông
Ưu điểm: Qua mẫu khảo sát, phần đông ở doanh nghiệp dịch vụ thông tin cung
cấp cho các báo cáo cần thiết, chính xác, kịp thời; các thơng tin có được chuyển
đúng đối tượng và Ban lãnh đạo cơng ty có theo dõi việc trao đổi thơng tin với bên
ngồi.
Nhược điểm: Cịn một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cung cấp thông
tin đầy đủ giữa các bộ phận.
Nguyên nhân: Do cách thức truyền đạt giữa các bộ phận chưa chặt chẽ. 2.2.4.5. Giám sát
Ưu điểm: Các doanh nghiệp trong bảng khảo sát có tiến hành giám sát hệ thống
kiểm soát nội bộ định kỳ và thường xuyên đánh giá rủi ro nhằm nâng cao chất
lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp. Hơn nữa, Ban lãnh đạo có ý
thức cao trong việc tiếp thu ý kiến của bộ phận kiểm toán độc lập để điều chỉnh hệ thống.
Nhược điểm: Đa số các doanh nghiệp ít sử dụng chức năng kiểm tốn nội bộ để
hỗ trợ việc theo dõi hoạt động công ty, việc giám sát chỉ tiến hành bộc phát, không bài bản.
Nguyên nhân: Do vai trò của Ban kiểm sốt khơng phát huy; doanh nghiệp
không chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đúng mức; trình độ và kinh
nghiệm của nhà quản lý còn hạn chế.
Từ kết quả khảo sát ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp dịch vụ ở Việt Nam chúng ta nhận thấy hầu hết các doanh nghiệp này đều bắt đầu có ý thức để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên việc triển khai chưa được bài bản và hiệu quả cao.
2.3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp dịch vụ cụ thể là Công ty Masso: Công ty Masso:
Xét thấy doanh nghiệp, nơi tôi đang công tác phù hợp với điều kiện doanh nghiệp dịch vụ nên tôi chọn làm doanh nghiệp điển hình cho đề tài nghiên cứu của
mình. Đó là Cơng Ty Cổ Phần Dịch Vụ và Tư Vấn Các Giải Pháp Tiếp Thị, gọi tắt là Masso.
2.3.1. Giới thiệu tổng quát đơn vị:
Công ty Masso do các chuyên gia tiếp thị chuyên nghiệp thành lập năm 2000 với loại hình trách nhiệm hữu hạn, đến tháng 12/2008 chuyển đổi thành công ty cổ phần
nhằm cung cấp các giải pháp xuất sắc và dịch vụ tiếp thị chuyên nghiệp cho thị
trường Việt Nam. Định vị một chiến lược Marketing dài hạn nhằm giúp khách hàng
một giải pháp trọn gói từ ý tưởng, tổ chức, triển khai và đo lường kết quả, Cơng ty Masso hy vọng góp phần nâng cao tính chun nghiệp trong lĩnh vực truyền thơng tiếp thị của các cơng ty Việt Nam. Masso có ý nghĩa là giải pháp tiếp thị, viết tắt của hai từ Marketing Solution. Công ty Masso với đội ngũ nhân viên có kiến thức và chun mơn tiếp thị quốc tế và điều này không ngừng được nâng cao nhờ văn hóa cơng ty, liên tục học hỏi với tinh thần phát triển liên tục. Hơn thế nữa, ưu điểm của công ty Masso là rất am tường về môi trường kinh doanh tiếp thị và thực tế vận hành dự án của thị trường Việt Nam. Các lợi thế này giúp các công ty đang thâm nhập hoặc đang vận hành tại thị trường rất yên tâm khi xem công ty Masso như cửa ngõ trong công tác tiếp thị tại Việt Nam.
Lĩnh vực kinh doanh: bao gồm
(1) Truyền thông tiếp thị đồng bộ, IMC (Integrated Marketing Communication): Masso Communication có thể cung cấp cho các doanh nghiệp những chiến dịch truyền thơng tiếp thị trọn gói đến cộng đồng người tiêu dùng mục tiêu. Đồng thời, cũng cung cấp các chuyên môn tiếp thị chuyên biệt, bao gồm kích hoạt thương hiệu, cung cấp các giải pháp nhân sự, tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, tiếp thị tương tác và các hoạt động Quảng cáo truyền thống.
(2) Quan Hệ Cộng Đồng: (Public Relations): Masso PR là bộ phận chuyên biệt cung cấp các giải pháp và dịch vụ về nâng cao hình ảnh cơng ty và các hoạt động Quan hệ cộng đồng.
(3) Tư vấn xây dựng thương hiệu (Brand Building): Masso Consulting gồm các
chuyên gia tiếp thị chuyên nghiệp hàng đầu, chuyên cung cấp giải pháp tiếp thị cho các doanh nghiệp. Dịch vụ cung cấp phổ biến nhất là tư vấn quản trị thương hiệu và
tư vấn định hướng chiến lược tiếp thị.
Quy mơ:
Cơng ty có văn phịng chính đặt tại Hồ Chí Minh và văn phịng đại diện tại Hà
Nội, ngồi ra cịn có một cơng ty con hoạt động độc lập. Bên cạnh đó, mức vốn điều lệ của công ty là bốn mươi tỷ đồng cùng với đội ngũ nhân viên chính thức hơn năm
mươi người.
Cơ cấu tổ chức: được thể hiện như sau:
Đại hội đồng cổ đơng
Ban kiểm sốt (thuộc Đại hội đồng cổ đông) Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc điều hành Phó Giám đốc
Các bộ phận (đứng đầu mỗi bộ phận là Trưởng phòng)
Văn phịng đại diện
Bộ phận kế tốn
Bộ phận hành chính – nhân sự Bộ phận IT
Bộ phận thiết kế sáng tạo Bộ phận kích hoạt thương hiệu
Bộ phận cung cấp các giải pháp nhân sự: được tách riêng thành công ty con. Bộ phận tổ chức sự kiện
Bộ phận quan hệ cộng đồng Bộ phận tiếp thị tương tác
Địa chỉ:
Văn phịng chính: 30 Đặng Tất, P.Tân Định, Q1, TP.Hồ Chí Minh.
Văn phòng đại diện: Lake View Building, D10 Giảng Võ, Phòng 1004, Tầng 10,
Hà Nội.
2.3.2. Nội dung tìm hiểu: thơng qua hoạt động kiểm sốt của các hoạt động cụ thể
ở doanh nghiệp.
2.3.2.1. Hoạt động mua hàng và quản trị dự án:
Quy trình:
- Trước khi thực hiện dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên thực hiện dự án cần tiến hành lập Bảng dự tốn chi phí (PEC) để được xét duyệt về kế hoạch mua hàng, thời hạn thanh toán, chứng từ thu thập và lợi nhuận thực hiện dự án. Sau đó nhân viên thực hiện dự án chuyển PEC đã được xét duyệt cho kế toán theo dõi.
- Trong khi thực hiện dự án: nhân viên thực hiện dự án căn cứ vào danh sách nhà cung cấp đã được ký hợp đồng nguyên tắc để lựa chọn và lập đề xuất mua hàng phù hợp với Bảng dự tốn chi phí. Trong trường hợp nhà cung cấp khơng có trong danh sách của cơng ty thì phải có ít nhất hai bảng báo giá và được trưởng bộ phận ký duyệt. Tiếp đến, nhân viên thực hiện dự án tiến hành ký kết hợp đồng, theo dõi nhà cung cấp về việc sản xuất, kiểm tra, nhận hàng và nghiệm thu sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ cung ứng hồn thành. Sau đó, nhân viên thực hiện chuyển tồn bộ hồ
sơ thanh toán gồm đề xuất mua hàng được duyệt, hợp đồng, thanh lý, hóa đơn cho
kế toán để tiến hành thanh tốn. Trong trường hợp chi phí thanh tốn vượt mức dự
tốn đã lập thì phải có sự ký duyệt của Ban Giám Đốc.
- Kết thúc dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên thực hiện dự án cần tiến hành lập Bảng quyết tốn chi phí (CLOSING) trong vòng 15 ngày, để đối chiếu với
PEC, xác định mức lợi nhuận thực tế. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong dự
án kế toán sẽ đối chiếu và xác nhận CLOSING.
Thực trạng:
- Do thời gian ký kết hợp đồng và thực hiện dự án quá ngắn nên vẫn cịn tình trạng rất nhiều các dự án thực hiện nhưng chưa lập PEC.
- Mặc dù doanh nghiệp đã có quy định cụ thể thời gian sau khi kết thúc dự án
người thực hiện cần lập CLOSING nhưng việc này thường bị kéo dài, chậm trễ.
- Doanh nghiệp đã ban hành quy trình mua hàng rõ ràng, trong đó quy định giá trị trên 10 triệu đồng phải lập hợp đồng, khi chọn lựa nhà cung cấp khơng thường xun thì có tham chiếu từ hai đơn đặt hàng trở lên. Tuy nhiên, do tính chất của mỗi dự án khác nhau nên các loại hàng hóa mua vào đa dạng về mặt chủng loại, do đó mặc dù cơng ty có danh sách nhà cung cấp chọn lọc đối với các hàng hóa thường
xuyên, nhưng phần lớn các hàng hóa cịn lại do nhân viên thực hiện chương trình
chỉ định là những nhà cung cấp không được sàng lọc.
- Kế toán thanh toán trực tiếp cho nhà cung ứng và khuyến khích thanh tốn tiền hàng qua chuyển khoản.
- Đơn hàng, hợp đồng không được đánh số và lưu giữ tại bộ phận mua hàng. - Định kỳ cơng ty khơng có kế hoạch cụ thể đánh giá lại khả năng cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp thường xuyên.
Rủi ro:
- Dự án thực hiện nhưng khơng kiểm sốt được chi phí dẫn đến mức lợi nhuận
không đạt yêu cầu hoặc lỗ. Từ đó ảnh hưởng đến quyết định tính khả thi của dự án
cùng loại, đánh giá khách hàng tối ưu.
- Quyết toán dự án chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian xác định lợi nhuận dự án, thu hồi chứng từ và tiền hoàn ứng của nhân viên.
- Mua hàng không sàng lọc dẫn đến:
quyết định mua hàng trước khi hàng được chấp nhận. khả năng hàng không đáp ứng đúng nhu cầu thực sự. hàng mua với giá cao.
chứng từ mua hàng không đầy đủ, rõ ràng.
tạo điều kiện thông đồng giữa nhân viên thực hiện dự án và nhà cung cấp. - Khi cần theo dõi thì mất thời gian trong việc tìm kiếm đơn hàng, hợp đồng.
2.3.2.2. Hoạt động bán hàng và thu hồi công nợ:
Quy trình:
- Trước khi triển khai dự án: doanh nghiệp quy định nhân viên bán hàng tiến
hành thương thuyết với khách hàng về việc ký kết hợp đồng, đơn hàng với khách
hàng và thu tạm ứng từ 30-50% giá trị hợp đồng.
- Trong khi thực hiện dự án: tùy theo thương lượng với khách hàng sẽ thu phần còn lại làm một hay hai lần từ 20% - 40% giá trị hợp đồng.
- Kết thúc dự án: nhân viên bán hàng tiến hành lập nghiệm thu, thanh lý chương trình và chuyển cho kế tốn để xuất hóa đơn và thu tồn bộ phần tiền cịn lại.Đối với từng dự án, bộ phận bán hàng phải xác định cụ thể thời gian thu hồi cơng nợ tùy theo tình tình của mỗi dự án. Sau đó, thơng báo cho bộ phận kế tốn để theo dõi và thực hiện quy trình thu nợ, cụ thể:
Trước ngày đến hạn thu nợ: điện thoại hoặc gửi thư điện tử nhắc nhở.
Tuần thứ nhất và hai sau ngày hết hạn: điện thoại nhắc nhở. Tuần thứ ba sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần đầu. Tuần thứ tư sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần hai. Tuần thứ năm sau ngày hết hạn: gửi thư nhắc nợ lần ba.
Thực trạng:
- Doanh nghiệp đã ban hành quy trình bán hàng và thu hồi cơng nợ, trong đó
trước khi thực hiện chương trình ký kết hợp đồng và thu tạm ứng từ 30-50% giá trị
hợp đồng, sau khi kết thúc chương trình bộ phận bán hàng tiến hành thanh lý thu tồn bộ phần tiền cịn lại. Tuy nhiên, do thời gian khách hàng đồng ý chi phí báo giá rất sát thời gian thực hiện chương trình nên xảy ra trường hợp dự án đã thực hiện mới tiến hành ký kết hợp đồng.
- Doanh nghiệp có ban hành mẫu biểu chuẫn cho hợp đồng, thanh lý với sự tư vấn của luật sư.
- Doanh nghiệp có quy định hạn mức tín dụng cụ thể cho từng loại khách hàng, cụ thể đối với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu lớn và thường xuyên thì hạn mức này dài hơn so với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu nhỏ và giao dịch ít.
- Thời gian tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng, nghiệm thu và thanh lý chương trình chậm trễ nên ảnh hưởng đến tiến độ thu hồi công nợ.
- Do mục tiêu doanh thu, nhân viên bán hàng sẵn sàng cung cấp dịch vụ giá thấp
để thực hiện dự án.
- Đơn hàng, hợp đồng không được đánh số thứ tự và lưu giữ tại bộ phận bán hàng.
- Hàng tháng, doanh nghiệp có quy định báo cáo cơng nợ, nhưng định kỳ chưa có kế hoạch cụ thể đánh giá lại uy tín khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng.
- Một số dự án giá trị nhỏ hoặc hội thảo vẫn thu tiền mặt.
Rủi ro:
- Bán hàng nhưng chưa thu được hoặc thu chậm tiền tạm ứng do chưa tiến hành ký kết hợp đồng. Hơn nữa, khả năng bị ép giá cao do chương trình đã thực hiện dẫn
đến việc bán hàng không đúng giá.
- Bán hàng nhưng chưa thu hoặc thu chậm khoản tiền còn lại do chưa tiến hành thanh lý, nghiệm thu kịp thời khi chương trình đã kết thúc.
- Do lợi nhuận dự án thấp nên công ty chịu rủi ro về lãi suất tín dụng cao. - Bán hàng nhưng chưa thu được tiền do khách hàng khơng thanh tốn tiền ngay. - Do đơn hàng không đánh số thứ tự và lưu giữ tại bộ phận bán hàng nên không tham chiếu, kiểm tra được với các hóa đơn xem đã xuất đủ các đơn hàng chưa.
- Khi có vấn đề cần thương lượng với khách hàng thì mất thời gian trong việc tìm kiếm đơn hàng, hợp đồng.
2.3.2.3. Hoạt động kế toán: bao gồm các hoạt động thu chi, tạm ứng, tiền gửi ngân
hàng, theo dõi công nợ và quản lý dự án, theo dõi tài sản cố định, theo dõi các khoản tiền lương, theo dõi thuế.
Quy trình:
Hoạt động thu chi:
- Các khoản thu chi phát sinh, nhân viên trực tiếp thực hiện viết phiếu đề nghị thu chi tiền nộp cho kế toán theo dõi bộ phận, trong đó phiếu đề nghị chi có ký duyệt của trưởng bộ phận nếu chi phí trong Bảng dự tốn chi phí, và ký duyệt của Giám Đốc nếu chi phí vượt Bảng dự tốn chi phí và đính kèm chứng từ phát sinh.
- Các phiếu thu, chi do kế toán theo dõi bộ phận lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung, kế toán ký tên và chuyển cho kế tốn trưởng ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ.
- Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp hay người nhận. Hàng ngày, Thủ quỹ ghi chép sổ quỹ liên tục và đầy đủ mọi khoản thu chi tiền mặt theo trình tự phát sinh và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Cuối ngày, thủ quỹ kiểm kê số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với số liệu của sổ quỹ và của sổ kế toán tiền mặt.
- Định kỳ hàng tháng, doanh nghiệp tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch nếu có sẽ được xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
Quản lý tạm ứng:
- Hàng ngày, khi phát sinh các khoản chi phí cho các cơng việc thuộc về hành
chính như giao văn thư, tiếp khách, và chi phí thực hiện dự án đối với các khoản
mục được tạm ứng như th địa điểm, cơng tác phí của nhân viên đi cơng tác; th
người nổi tiếng…thì người cần nhận tạm ứng phải lập phiếu đề nghị tạm ứng trình trưởng bộ phận phịng ban nơi mình cơng tác ký duyệt (trường hợp trong ngân sách) và Giám Đốc ký duyệt (trường hợp vượt ngân sách). Sau đó, chuyển cho kế tốn
làm thủ tục chi tạm ứng. Trình tự các bước chi tiền tương tự như việc hạch tốn xuất quỹ đã trình bày ở hoạt động thu chi ở trên.
- Doanh nghiệp quy định thời gian hoàn ứng cụ thể như sau:
Đối với dự án: Quyết toán tạm ứng phải được thực hiện trong vòng 30 ngày
kể từ khi kết thúc dự án. Nếu vượt quy định, các khoản tạm ứng của dự án khác
không được thực hiện.
Đối với chi phí thuộc về hành chính: Quyết tốn tạm ứng phải được thực
hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận tạm ứng. Nếu vượt quy định, các khoản tạm ứng khác không được thực hiện.
Quản lý Tiền gửi ngân hàng:
- Hàng ngày kế toán sẽ đi ngân hàng để thực hiện công tác giao dịch chứng từ (chứng từ dùng để hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: giấy báo Nợ, giấy báo Có, bản sao kê, sổ phụ... kèm theo các chứng từ gốc là ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,