1.5.5 .4Đánh giá kết quả thực hiện
2.5. Công tác quản lý điều hành của Chi nhánh
2.5.1. Lập kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh đƣợc thiết lập dựa trên kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh đăng ký và đƣợc Hội sở điều chỉnh cho phù hợp với tốc độ tăng trƣởng của toàn Ngân hàng.
Kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh đƣợc xây dựng dựa trên tốc độ tăng trƣởng của Chi nhánh qua các năm và căn cứ vào dự báo tình hình kinh tế của địa bàn. Các chỉ tiêu kinh doanh mà Chi nhánh phải xây dựng kế hoạch:
- Kế hoạch nguồn vốn và sử dụng vốn (Bảng 5 – Phụ lục 1) - Kế hoạch lãi suất bình quân (Bảng 6 – Phụ lục 1)
- Kế hoạch tài chính (Bảng 7 – Phụ lục 1)
Ngoài việc xây dựng các chỉ tiêu kinh doanh, Chi nhánh còn phải theo dõi thị phần về huy động, cho vay, thanh toán quốc tế (Bảng 8 – Phụ lục 1)
Nhận xét công tác lập kế hoạch của các Chi nhánh:
Ƣu điểm:
Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh tƣơng đối chi tiết toàn diện cho tất cả các chỉ tiêu. Với một kế hoạch chi tiết nhƣ vậy, Chi nhánh sẽ theo dõi, đo lƣờng đƣợc, đánh giá đƣợc thƣờng xuyên khả năng hồn thành kế hoạch kinh doanh của mình. Đồng thời tính tồn diện của kế hoạch kinh doanh sẽ phản ảnh đƣợc bản chất hoạt động của Chi nhánh, nếu Chi nhánh hoàn thành kế hoạch kinh doanh tồn diện ở tất cả các chỉ tiêu thì hoạt động kinh doanh của Chi nhánh phát triển ổn định bền vững. Cịn nếu Chi nhánh hồn thành đƣợc kế hoạch kinh doanh nhƣng kết quả hoạt động chỉ đƣợc đem lại từ thu tín dụng mà khơng đƣợc hỗ trợ từ thu dịch vụ thì
có thể đánh giá hoạt động kinh doanh của Chi nhánh cũng đang chịu nhiều rủi ro cao.
Vấn đề cần cải thiện:
Một số đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh bằng cách cộng thêm một tỷ lệ phần trăm tốc độ tăng trƣởng của năm sau so với năm trƣớc mà chƣa xét đến các yếu tố:
- Tình hình kinh tế đất nƣớc và kinh tế tại địa bàn
- Các chính sách, quy định ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh
- Phân tích năng lực của Chi nhánh
- Phân tích các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn.
- Phân tích khách hàng và phân khúc khách hàng
Vì vậy trong một số trƣờng hợp, do việc dự đốn mơi trƣờng kinh doanh chƣa sâu sát nên công tác lập kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh chƣa mang tính khả thi cao hoặc chƣa phù hợp với tiềm năng phát triển của Chi nhánh. Đối với trƣờng hợp kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh khơng mang tính khả thi cao dẫn đến tình trạng Chi nhánh khó đạt đƣợc kế hoạch kinh doanh đề ra, do đó nhân sự của Chi nhánh khơng nỗ lực trong việc hồn thành kế hoạch vì họ biết chắc cho dù có nỗ lực thì họ cũng khơng hồn thành nổi kế hoạch và phần thƣởng đối với Chi nhánh cũng sẽ thấp tƣơng ứng.
Đối với trƣờng hợp kế hoạch kinh doanh chƣa tƣơng xứng với tiềm năng phát triển của Chi nhánh thì Chi nhánh có khả năng thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh vƣợt xa so với kế hoạch đã lập, tuy nhiên Chi nhánh cũng sẽ không nỗ lực thực hiện điều này vì e ngại rằng kế hoạch kinh doanh của năm tiếp theo sẽ bị Hội sở ấn định một mức tăng trƣởng quá cao. Do đó Chi nhánh chỉ thực hiện các chỉ tiêu vƣợt chút đỉnh so với kế hoạch đƣợc Hội sở giao để năm nào cũng có khả năng hồn thành kế hoạch. Nhƣng điều này gây ra một hệ lụy là, nếu Chi nhánh không tranh thủ chiếm
lĩnh thị trƣờng để gia tăng thị phần trong năm nay thì những năm sau có thể thị phần đó sẽ mất đi, do đó xét về tổng thể Ngân hàng sẽ chịu bất lợi.
Những bất cập trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh nêu trên sẽ đƣợc Hội sở điều chỉnh phù hợp khi Chi nhánh trình về Hội sở. Tuy nhiên do địa bàn hoạt động của các Chi nhánh trải dài từ Bắc đến Nam nên trong một số trƣờng hợp Hội sở khơng nắm bắt hết tình hình kinh tế địa phƣơng, do đó sự điều chỉnh này đơi khi cũng cịn nhiều thiếu sót.
Việc lập kế hoạch kinh doanh không qua kiểm toán vị thế của một số Chi nhánh xuất phát từ các nguyên nhân sau đây:
- Chi nhánh không đủ nhân lực để tiến hành một cuộc kiểm toán vị thế Chi nhánh. Thời điểm lập kế hoạch cho năm sau thƣờng bắt đầu từ tháng 10 năm nay, mà thời điểm này nhiều Chi nhánh phải lo tập trung kinh doanh để đạt đƣợc kế hoạch đƣợc giao trong năm. Vì vậy khi Hội sở yêu cầu đăng ký kế hoạch kinh doanh, một số Chi nhánh lập dựa trên một số thông tin khá sơ sài, chƣa qua nghiên cứu khảo sát chi tiết.
- Hệ thống công nghệ thông tin chƣa kết xuất đƣợc thông tin cần thiết về đặc điểm khách hàng, hoặc do q trình nhập liệu của giao dịch viên có nhiều sai sót, dẫn dến thơng tin về khách hàng của chi nhánh chƣa đƣợc đầy đủ, chính xác, từ đó việc phân khúc khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn. Chính vì thiếu thơng tin nên quá trình ra quyết định của Ban Lãnh đạo chƣa đƣợc chính xác, Chi nhánh chƣa hiểu rõ hệ khách hàng của mình nhằm có kế hoạch bán chéo sản phẩm phù hợp.
- Ngân hàng chƣa ban hành quy trình hƣớng dẫn việc lập kế hoạch kinh doanh, vì vậy một số Ban Lãnh đạo Chi nhánh còn lúng túng trong việc lập kế hoạch, đặc biệt là Ban Lãnh đạo mới đƣợc bổ nhiệm.
- Mặc dù kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh đều đƣợc Hội sở kiểm tra phê duyệt lại trƣớc khi bàn giao thực hiện, tuy nhiên cũng cần phải qua Hội đồng thẩm
định kế hoạch để Chi nhánh cẩn trọng hơn trong công tác lập kế hoạch của mình.
2.5.2. Quản lý kế hoạch cung ứng dịch vụ và tiếp thị 2.5.2.1 Quản lý kế hoạch cung ứng dịch vụ 2.5.2.1 Quản lý kế hoạch cung ứng dịch vụ
Sau khi xây dựng kế hoạch kinh doanh và đƣợc sự phê duyệt của Hội sở, Chi nhánh sẽ thực hiện triển khai kế hoạch kinh doanh đến từng phòng ban. Từng phòng ban sẽ giao chỉ tiêu cụ thể cho từng nhân viên (Bảng 9 – Phụ lục 1)
Hàng ngày Ngân hàng có hệ thống báo cáo nhanh để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của các Chi nhánh (Bảng 10 – Phụ lục 1). Báo cáo này sẽ do Hội sở thực hiện và gửi cho các Chi nhánh để theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, từ đó có những điều chỉnh kịp thời để hoàn thành đƣợc kế hoạch đƣợc giao.
Nhận xét công tác quản lý kế hoạch bán hàng của Chi nhánh:
Ƣu điểm:
Chi nhánh quản lý kế hoạch kinh doanh hàng ngày thông qua hệ thống báo cáo nhanh do Hội sở hỗ trợ. Việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng ngày sẽ giúp cho Chi nhánh kịp thời biết đƣợc Chi nhánh đã thực hiện đƣợc bao nhiêu phần trăm kế hoạch, công tác kinh doanh đã đi đúng hƣớng hay chƣa, từ đó nhanh chóng đƣa ra đƣợc những biện pháp điều chỉnh để có thể hoàn thành toàn diện đƣợc kế hoạch đƣợc giao.
Trong công tác quản lý kế hoạch, Chi nhánh có giao chỉ tiêu kế hoạch cụ thể cho từng phòng ban. Dựa trên kế hoạch đƣợc Ban Giám đốc phân bổ, Trƣởng phòng Nghiệp vụ Chi nhánh sẽ giao chỉ tiêu cụ thể cho từng nhân viên. Hàng tháng, Trƣởng phịng sẽ kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch của từng nhân viên để đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch đƣợc giao.
Vấn đề cần cải thiện:
Mặc dù Chi nhánh có giao kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên nhƣng chƣa có hƣớng dẫn cách thực hiện cho nhân viên làm nhƣ thế nào để hồn thành đƣợc kế
hoạch đƣợc giao, vì vậy việc hồn thành kế hoạch phụ thuộc khá nhiều vào kỹ năng và sự năng động của nhân viên.
Ví dụ: Nhân viên A đƣợc giao chỉ tiêu là tăng trƣởng dƣ nợ thêm 50 tỷ thì phải hƣớng dẫn nhân viên A:
- Trong 50 tỷ tăng thêm, bao nhiêu % là từ khách hàng cũ có nhu cầu tăng dƣ nợ, bao nhiêu % là phải tìm kiếm khách hàng mới, và cũng phải dự phòng lƣợng khách hàng mất đi do đối thủ cạnh tranh lôi kéo.
- Giả sử dƣ nợ cần tăng thêm từ tìm kiếm khách hàng mới là 30 tỷ thì nhân viên A phải tìm bao nhiêu khách hàng mới.
- Giả sử cần phải tìm thêm 20 khách hàng mới để đạt dƣ nợ 30 tỷ. Để giao dịch thành cơng với số lƣợng 20 khách hàng mới thì nhân viên A phải tiếp thị đƣợc 50 khách hàng. Tỷ lệ giao dịch thành công đƣợc thống kê dựa vào dữ liệu quá khứ để ƣớc đốn, ở đây ví dụ tỷ lệ là 40%.
Do chƣa hƣớng dẫn nhân viên chủ động trong việc thực hiện kế hoạch của mình nên khi tình hình hoạt động kinh doanh có chiều hƣớng khơng đạt đƣợc kế hoạch thì Chi nhánh phải mất nhiều thời gian cũng nhƣ gặp nhiều khó khăn để tìm ra giải pháp thực hiện kế hoạch kinh doanh.