3.3. Một số kiến nghị cho sự phát triển của hoạt động kiểm toán tiền hợp nhất
3.3.2.2. Khảo sát về môi trường
Kết quả khảo sát cho thấy nội dung khảo sát về môi tr ường thường là nội dung không được thực hiện trong các cuộc kiểm tốn tiền hợp nhất bởi vì những lý do như chưa đánh giá đúng t ầm quan trọng, sự cân nhắc thời gian, chi phí từ phía bên mua, hoặc là thiếu những hướng dẫn đầy đủ về mặt chuy ên môn đối với những người thực hiện dịch vụ. Trong thực tế, các rủi ro li ên quan đến trách nhiệm đối với môi trường tại Việt Nam sẽ c àng ngày càng gia tăng do vấn đề gia tăng dân số, mở rộng đơ thị và phát triển cơng nghiệp. Do đó, các quy định và tiêu chuẩn về bảo vệ môi trường sẽ được bổ sung nghiêm ngặt hơn. Nếu thực hiện kiểm tra tuân thủ những quy định về môi tr ường tại công ty mục tiêu sẽ giúp cho bên mua hiểu và kiểm soát tốt những rủi ro n ày, đồng thời tránh được những chi phí khơng mong đợi trong tương lai như các kho ản bồi thường, khắc phục ô nhiễm, tiền phạt…
Quá trình khảo sát việc tuân thủ những quy định về môi tr ường được tiến hành đồng thời hoặc cùng lúc với kiểm tra và phân tích tài chính đ ể đánh giá tốt hơn
tồn bộ nghiệp vụ, thu thập đầy đủ thơng tin và cân nhắc việc sử dụng chuyên gia nếu cần thiết.
Các bước tiến hành khảo sát tuân thủ các quy định về môi tr ường được đề xuất sau đây nhằm góp phần cung cấp những hướng dẫn cần thiết khi thực hiện nội dung này:
- Chuẩn bị: Trong bước này người thực hiện cần tìm hiểu hoạt động kinh doanh của đơn vị và những vấn đề về mơi tr ường có liên quan, đồng thời xem xét tất cả những quy định pháp lý về mơ i trường có ảnh hưởng đến đơn vị, sau đó xác định phạm vi và kế hoạch thực hiện kèm theo câu hỏi khảo sát. Phạm vi kiểm tra việc tuân thủ các quy định về môi tr ường không chỉ giới hạn trong những vấn đề kỹ thuật như kiểm tra ô nhiễm đất, n ước, khí thải…mà cịn đánh giá ảnh hưởng của chúng đến thương hiệu, danh tiếng, thị trường của doanh nghiệp. Trong giai đoạn chuẩn bị cần đánh giá rủi ro có li ên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm, nợ từ bên bán sang bên mua, ví dụ nếu trước khi hợp nhất bên bán có những hoạt động khơng tn thủ các quy định về môi tr ường thì bên mua phải cân nhắc mở rộng phạm vi kiểm tra để xác định rủi ro có thể gặp phải.
- Đánh giá vấn đề môi trường tại doanh nghiệp: Để đánh giá việc tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường người thực hiện có thể xem xét các hồ s ơ lưu trữ tại đơn vị về vấn đề này; quan sát, kiểm tra phương tiện cơ sở vật chất nhằm đánh giá mức độ ảnh hưởng đến môi trường trong sản xuất; phỏng vấn, quan sát nhân viên xem họ có hiểu và thực hiện đúng những h ướng dẫn trong quy trình kiểm sốt ơ nhiễm tại đơn vị khơng; phỏng vấn ng ười dân địa phương về mức độ xử lý chất thải vàảnh hưởng của nó nếu có.
- Lập báo cáo: nêu những vấn đề phát hiện đ ược sau khi khảo sát nh ư yêu cầu về giấy phép liên quan đến môi trường, thực trạng kiểm sốt ơ nhiễm môi trường tại đơn vị (kiểm sốt khí thải, n ước thải, ô nhiễm đất, nguyên vật liệu độc hại, lưu ý về việc sử dụng nguyên vật liệu này), mức độ tuân thủ những quy định của nhà nước liên quan đến việc bảo vệ môi tr ường. Những ảnh hưởng toàn diện
đến hoạt động kinh doanh, các nghĩa vụ nợ và trách nhiệm tiềm tàng mà đơn vị có thể phải gánh chịu nếu có hành vi khơng tn thủ.
3.3.2.3. Khảo sát về văn hố cơng ty (Cultural Due Diligence)
Văn hố cơng ty là một vấn đề quan trọng nh ưng thường không được chú ý khi thực hiện kiểm toán tiền hợp nhất. Văn hoá sẽ ảnh h ưởng đến quá trình kết hợp hoạt động giữa hai công ty sau khi mua bán, sáp nhập. Do đó, khảo sát văn hố cơng ty sẽ là nội dung cần phải bổ sung trong chiến l ược tiếp cận của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất. Các b ước thực hiện khảo sát văn hố cơng ty được đề xuất dưới đây nhằm hoàn thiện hợn nội dung dịch vụ.
Bước 1: Quy trình tự đánh giá văn hố tại bên mua.
Tự đánh giá văn hoá tại b ên mua là bước cần thiết phải thực hiện vì hầu hết các cơng ty đều hình thành những giá trị, niềm tin làm nền tảng cho hoạt động của mình nhưng khơng phải cơng ty nào cũng có sự đánh giá chính thức và nhận định rõ ràng về văn hố cơng ty mình. Việc xác định văn hoá của bên mua sẽ giúp xác định được mức độ hoà hợp với văn hố của cơng ty mục tiêu, từ đó cho thấy những khó khăn có thể gặp phải khi liên kết sau khi mua có thể ảnh h ưởng đến thành công của thương vụ. Tự đánh giá văn hố cơng ty còn mang lại cho bên mua thực hiện trước những công việc nội bộ cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc hồ hợp văn hố để hồn tất hợp nhất.
Bước 2: Đánh giá văn hoá ở các công ty mục tiêu tiềm năng cho việc hợp nhất
Để có thể đánh giá văn hố ở các cơng ty cần lựa chọn, các chuyên gia sẽ xem xét tất cả tài liệu cung cấp những hiểu biết về văn hố của cơng ty mục tiêu như báo cáo thường niên, quảng cáo, phương châm, chiến lược hoạt động, mục tiêu giá trị muốn hướng tới trong kinh doanh, kết quả khảo sát về thái độ của khách hàng và nhân viên công ty, những công bố trên các phương tiện truyền thông, phỏng vấn cán bộ chủ chốt. Một nguồn tài liệu nữa cũng có thể cung cấp thơng tin hữu ích đó là chính sách, thủ tục về mặt nhân sự nh ư tuyển dụng, cơ cấu nhân viên, các mức
khen thưởng, kỷ luật, chính sách đào tạo…Tất cả nội dung này sẽ giúp cho bên mua hiểu biết và đánh giá được mức độ phù hợp văn hố để có thể lựa chọn cơng ty mục tiêu thích hợp.
Bước 3: Xem xét sự hoà hợp văn hố tại cơng ty mục ti êu đãđược chọn
Sau khi đã lựa chọncông ty mục tiêu cho việc hợp nhất, vấn đề cân nhắc tiếp theo đó là sự hồ hợp giữa ban lãnh đạo của hai cơng ty. Bởi vì sẽ có sự thay đổi lớn về mặt cơ cấu nhân sự, tinh giản bộ máy hoặc có những mâu thuẫn giữa những nhân sự chủ chốt của cả hai b ên, mà điều đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của đơn vị sau hợp nhất. Do đó, trong giai đoạn này cần có sự đả thơng về mặt t ư tưởng đối với nhân viên thông qua các cuộc họp, trao đổi để họ hiểu biết về nhau. Mọi quyết định nên được hình thành từ cả hai phía nhằm tạo thuận lợi cho việc làm việc chung sau này. Kế hoạch giữ lại nhân sự cũng cần đ ược quan tâm để họ tiếp tục đóng góp cho cơng ty. Do đó, mơi trư ờng làm việc, đặc điểm công việc là yếu tố phải điều chỉnh để giữ đ ược nhân viên chủ chốt sau hợp nhất.
Bước 4: Lên kế hoạch kết hợp văn hố sau hợp nhất
Sau khi đã tìm hiểu đầy đủ về văn hố cơng ty mục tiêu thì bước cuối cùng là lập kế hoạch để kết hợp văn hoá sau hợp nhất. Nội dung sẽ đ ược nêu trong báo cáo tìm hiểu về văn hố cơng ty bao gồm:
- Tóm lược nội dung các hoạt động và các nguồn dữ liệu liên quan đến văn hố cơng ty. Các nội dung này thường bao gồm phương hướng mục đích kinh doanh của cơng ty; phương pháp đo lường kết quả cơng việc vì điều này sẽ ảnh hưởng đến động cơ làm việc của nhân viên; cơ cấu tổ chức của đơn vị; hoạt động quản lý; mức độ phân chia công việc và chịu trách nhiệm của các cá nhân; ph ương tiện kỹ thuật dùng trong quản lý; môi trường tâm lý làm việc; niềm tin và mong muốn của nhân viên; cách thức tạo dựng mơi trường văn hố trong cơng ty.
- Tóm lược kết quả của việc khảo sát văn hố ví dụ kết quả khảo sát nhân viên, phỏng vấn ban giám đốc, kết quả soát xét tài liệu và quan sát tại công ty mục tiêu.
- Những khu vực có khả năng xảy ra xung đột văn hố. - Nhận xét về khả năng hoà hợp văn hố giữa hai cơng ty.
- Đánh giá những khó khăn khi kết hợp văn hoá v à xác định phạm vi thời gian cũng như nguồn lực để thực hiện việc kết hợp.
3.3.3. Tăng cường sự hiểu biết của các bên sử dụng dịch vụ kiểm toán tiền hợpnhất nhất
Cùng với sự phát triển của hoạt động mua bán, sáp nhập thị trường dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất cũng ng ày càng được mở rộng. Tuy nhiên, kết quả khảo sát cho thấy một trong những khó khăn ảnh h ưởng đến kết quả dịch vụ đó là sự hiểu biết chưa đầy đủ của các bên sử dụng dịch vụ. Do đó, trong mức độ có thể ng ười thực hiện cần giải thích c ơ bản cho khách hàng và công ty mục tiêu về nội dung dịch vụ. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện, tăng chất lượng thơng tin dịch vụ. Những nội dung có thể đ ược đề cập như:
- Tầm quan trọng của dịch vụ kiểm tốn tiền hợp nhất.
- Loại thơng tin mà khách hàng cần thu thập để ra quyết định mua bán.
- Giải thích cho khách hàng và cơng ty mục tiêu biết về nhu cầu cần sự hợp tác khi thực hiện dịch vụ để có thể sắp xếp nhân lực hỗ trợ cần thiết.
- Đặc điểm tổng quát của dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất trong hoạt động mua bán, sáp nhập.
- Những giới hạn của dịch vụ trong việc cung cấp thông tin cho bên mua khi ra quyết định.
- Trách nhiệm giữ bí mật thơng tin trong quá trình thực hiện dịch vụ.
3.3.4. Xây dựng cơ sở dữ liệu cung cấp thông tin cho hoạt động kiểm toán tiền hợp nhất
Trong phần lớn nội dung của dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất, bên cạnh thông tin thu thập tại công ty mục tiêu thì nguồn thơng tin quan trọng để đánh giá, phân tích đó là thơng tin t ừ đối thủ cạnh tranh, thơng tin về ngành nghề. Việc tìm kiếm và xây dựng nguồn thơng tin cịn giúp cho người thực hiện có cái nhìn tổng
qt về tồn bộ lĩnh vực mà cơng ty mục tiêu đang hoạt động, từ đó đánh giá đ ược ảnh hưởng của yếu tố này đến hoạt động của công ty sau hợp nhất. Để giải quyết khó khăn trong việc thu thập thông tin phục vụ cho kiểm toán tiền hợp nhất, khi thực hiện cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau hoặc xây dựng c ơ sở dữ liệu sử dụng lâu dài.
Dưới đây là một số nguồn thơng tin mà các chun gia có thể tham khảo: - Thống kê của cơ quan nhà nước cung cấp thông tin theo từng ngành tuy nhiên việc tiếp cận nguồn thông tin n ày tương đối khó khăn.
- Tạp chí, tài liệu đãđược xuất bản. Ưu điểm của nguồn thông tin này là mức độ cung cấp đa dạng từ những nhận xét tổng quát chung cho tồn bộ nền kinh tế đến thơng tin chi tiết cho từng lĩnh vực cụ thể. Đây là nguồn thông tin dễ tiếp cận, chi phí thấp, tương đối cập nhật. Tuy nhiên, khi sử dụng cần lưu ý đến độ tin cậy của thông tin thông qua việc đánh giá phương pháp xử lý và cơ sở thu thập các thông tin này.
- Thông tin trên mạng. Nguồn thơng tin điện tử có ưu điểm là dễ tìm, dễ xử lý. Người sử dụng có thể truy cập h àng trăm tài liệu cùng lúc trong thời gian ngắn, dễ dàng so sánh đối chiếu, tìm kiếm bằng những từ khố cần thiết, tiết kiệm đ ược chi phí. Tuy nhiên, vấn đề kiểm tra độ xác thực và chủ thể cung cấp cũng phải thực hiện trướckhi sử dụng nguồn thông tin này.
- Đặt hàng các công ty cung cấp thông tin như yêu cầu thực hiện những nghiên cứu thị trường, xây dựng cơ sở dữ liệu về ngành. Nguồn thơng tin này có ưu điểm là phù hợp với nhu cầu của đơn vị, độ tin cậy cao, tuy nhiên phải tốn kém nhiều chi phí.
- Một nguồn thơng tin nữa mà các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ th ường sử dụng đó là đúc kết kinh nghiệm từ các dịch vụ kiểm tốn tiền hợp nhất đã cung cấp cho khách hàng thơng qua các buổi thảo luận định kỳ giữa các nhóm làm việc. Đây là nguồn thơng tin mang tính thực tế, hữu ích cho việc bồi d ưỡng nâng cao nghiệp vụ của nhân viên nhưng chi phí lại rất thấp. Do đó, các cơng ty dịch vụ nên chú trọng phát triển nội dung này trong chiến lược đào tạo kỹ năng nội bộ.
Các nguồn thơng tin nói trên có thể được thu thập đồng thời và sử dụng một cách kết hợp. Không những thế thông qua quá trình làm việc, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cịn có thể tích luỹ, hệ thống hố những thơng tin n ày để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ lâu d ài cho đơn vị mình.
3.3.5. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất l ượng đối với các dịch vụ đ ược cung cấpbởi cơng ty kiểm tốn bởi cơng ty kiểm tốn
Như đãđề cập trong phần bản chất của dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất, nội dung, phạm vi và thủ tục thực hiện dịch vụ t ương đối linh hoạt, chịu sự chi phối của yêu cầu từ phía khách hàng trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó, kết quả dịch vụ thường không đưa ra một ý kiến đảm bảo nào về thông tin được cung cấp, cũng không ngoại trừ một số tr ường hợp tuỳ theo yêu cầu của khách hàng và cân nhắc nội dung, phạm vi các thủ tục đã thực hiện mà người thực hiện dịch vụ có thể đưa ra ý kiến đảm bảo ở những mức độ khác nhau. Trong bất kỳ tr ường hợp nào, đưa hay khơng đưa ra ý kiến, kiểm sốt chất lượng vẫn là một yếu tố phải quan tâm để vừa đảm bảo chất l ượng vừa giữ vững và nâng cao uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong bối cảnh hội nghề nghiệp v à cơ quan ban hành văn b ản chưa có những hướng dẫn cụ thể về vấn đề kiểm soát chất l ượng thì bản thân các đơn vị cung cấp dịch vụ cần có quy trình kiểm sốt chất lượng ngay cả đối với dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất n ày. Dưới đây là một số đề xuất nhằm xây dựng hệ thống kiểm sốt chất lượng tại các cơng ty kiểm toán.
Hệ thống kiểm soát chất l ượng tại đơn vị cung cấp dịch vụ bao gồm 6 yếu tố sau đây:
Trách nhiệm của ban lãnh đạo về vấn đề chất lượng dịch vụ tại doanh nghiệp
Quan điểm của ban quản lý về chất l ượng sẽ ảnh hưởng đến việc xây dựng chính sách, thủ tục tại đơn vị. Để phát triển môi tr ường kiểm soát chất lượng trong nội bộ đơn vị cần có những chủ tr ương và hành động cụ thể, nhất quán trong tất cả các cấp quản lý. Đồng thời, ban quản lý phải đảm bảo rằng quan điểm chất l ượng
của họ không bị chi phối bởi lợi nhuận. Những chính sách thủ tục đ ược xây dựng nên đề cao việc ghi nhận và khen thưởng xứng đáng chodịch vụ đạt chất lượng cao.
Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp
Những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cũng cần đ ược xem xét khi cung cấp dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất, đặc biệt l à đối với yêu cầu về sự bảo mật và độc lập. Không như một số dịch vụ khác, báo cáo có thể được mọi đối tượng sử dụng nhưng đối với dịch vụ kiểm toán tiền hợp nhất, kết quả dịch vụ chỉ dành cho một số