2.3.2 .Điều kiện xét phát hành thư bảolãnh cho khách hàng
2.3.5. Quy trình phát hành thư bảolãnh tại VCB HCM
Bảo lãnh cĩ ký quỹ tại VCB HCM bao gồm các thư bảo lãnh mà giá trị bảo lãnh
được đảm bảo bằng số dư tiền gửi tại NHNT hoặc chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền
gửi, kỳ phiếu, trái phiếu do NHNT, kho bạc Nhà nước, các NHTM Nhà nước phát hành.
Quy trình phát hành thư bảo lãnh cĩ ký quỹ cơ bản bao gồm 05 bước, thể hiện ở sơ đồ sau: BƯỚC 1: BƯỚC 2: BƯỚC 3: BƯỚC 4: Phát hành thư bảo lãnh
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh
Giao thư bảo lãnh Xử lý sau khi phát hành
BƯỚC 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh:
Ở bước đầu tiên này, cán bộ bảo lãnh cĩ 2 cơng việc chính:
- Tư vấn, hướng dẫn khách hàng về điều kiện bảo lãnh: Khi khách hàng đến liên hệ mở thư bảo lãnh, cán bộ bảo lãnh cĩ trách nhiệm giải thích, hướng dẫn cụ thể cho khách hàng về hồ sơ yêu cầu bảo lãnh phù hợp với từng loại bảo lãnh, tư vấn cho khách hàng lựa chọn loại bảo lãnh phù hợp và nội dung thư bảo lãnh đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Các trường hợp từ chối phát hành thư bảo lãnh theo đề nghị của khách hàng, cán bộ bảo lãnh cần nĩi rõ lý do chính đáng vì sao từ chối, riêng với các giao dịch bảo lãnh phức tạp hơn thì cán bộ bảo lãnh luơn xin ý kiến của lãnh đạo phịng hoặc Ban giám đốc.
Cơng việc tư vấn, hướng dẫn khách hàng cĩ ý nghĩa rất quan trọng trong các giao dịch ngân hàng nĩi chung và giao dịch bảo lãnh nĩi riêng. Tuy đây chỉ là bước
đầu nhưng là bước tạo được niềm tin cho khách hàng. Các cán bộ bảo lãnh luơn cĩ thái độ thân thiện, nhã nhặn, tạo được tâm lý thoải mái cho khách hàng, nhất là các khách
hàng mới đến giao dịch với ngân hàng.
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần, trình ký nhiều lần,
cán bộ bảo lãnh cần kiểm tra bộ hồ sơ yêu cầu bảo lãnh của khách hàng bao gồm các yếu tố:
- Bộ hồ sơ đầy đủ về số lượng và nội dung theo yêu cầu của ngân hàng - Các giấy tờ cĩ đủ chữ ký cĩ thẩm quyền.
BƯỚC 2: Phát hành thư bảo lãnh:
Đối với khách hàng mới khi cĩ nhu cầu phát hành bảo lãnh lần đầu tiên, Cán bộ
bảo lãnh phải lập yêu cầu chuyển Phịng Quản lý nợ nhập hạn mức bảo lãnh cĩ ký quỹ cho khách hàng. Đối với các khách hàng cĩ nhu cầu mở thư bảo lãnh cĩ ký quỹ thường xuyên, Phịng Bảo lãnh luơn đề nghị Phịng Quản lý nợ nhập trước một hạn mức bảo lãnh cho khách hàng sử dụng trong một khoảng thời gian.
Cán bộ bảo lãnh nhập chi tiết các thơng tin về giao dịch bảo lãnh của khách hàng vào hệ thống quản lý, lấy số thư bảo lãnh, thu phí khách hàng, khoanh giữ tiền ký quỹ hoặc tiến hành các thủ tục cầm cố tài sản với khách hàng (nếu cĩ). Sau đĩ, lập tờ trình, soạn thảo thư bảo lãnh và trình ký. Nếu trị giá thư trong hạn mức được ủy quyền của Phịng bảo lãnh (dưới 3 tỷ đồng) thì Trưởng/ Phĩ Phịng bảo lãnh sẽ xét duyệt và ký thư bảo lãnh, duyệt hồ sơ trên hệ thống. Nếu trị giá thư bảo lãnh vượt hạn mức được
ủy quyền của Phịng bảo lãnh, Trưởng/ Phĩ phịng cĩ ghi ý kiến vào tờ trình sau đĩ
trình Ban giám đốc ký duyệt phát hành thư. Thư bảo lãnh cĩ thể phát hành dưới hình thức là thư cĩ chữ ký của người cĩ thẩm quyền và đĩng dấu của VCB HCM hoặc phát hành bằng điện MT760 hoặc MT799. Riêng đối với các mẫu thư tiếng Anh cĩ nội dung phức tạp, trước khi trình ký cán bộ bảo lãnh gửi Phịng Quan hệ đại lý kiểm tra lại và gĩp ý.
BƯỚC 3: Giao thư bảo lãnh cho khách hàng:
Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà thư bảo lãnh được giao trực tiếp cho khách hàng hay gởi trực tiếp đến cho người thụ hưởng thư bảo lãnh hay gửi đến người thụ hưởng
thơng qua ngân hàng thơng báo.
BƯỚC 4: Xử lý sau khi phát hành:
Sau khi phát hành thư bảo lãnh, cán bộ bảo lãnh lưu hồ sơ và theo dõi xử lý nếu cĩ các tình huống phát sinh liên quan đến thư bảo lãnh đã phát hành. Tình huống phát sinh thường gặp là:
9 Gia hạn bảo lãnh: thời hạn bảo lãnh cĩ thể được xin gia hạn thêm bởi các lý do
khác nhau: Bên mời thầu gia hạn thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu, tiến độ thực hiện hợp đồng kéo dài hơn so với dự kiến, hợp đồng kinh tế được ký gia hạn
thêm…Khách hàng phải gởi đơn xin gia bảo lãnh trong đĩ nêu rõ lý do gia hạn và cam kết tiếp tục thực hiện các biện pháp đảm bảo như trước đây, ký hợp đồng sửa
9 Tu chỉnh nội dung thư bảo lãnh: Việc sửa đổi nội dung thư bảo lãnh được thực
hiện dựa trên cơ sở đề nghị của khách hàng kèm theo văn bản chứng minh sự hợp lý và cần thiết phải sửa đổi.
9 Tu chỉnh trị giá thư bảo lãnh: Trường hợp cần tu chỉnh tăng trị giá thư bảo lãnh
thì chỉ cần khách hàng làm đơn đề nghị trong đĩ nêu rõ lý do và cam kết bổ sung tiền ký quỹ cho phần trị giá thư tăng lên. Tuy nhiên, nếu khách hàng cĩ nhu cầu xin tu chỉnh giảm trị giá thư bảo lãnh, ngồi đề nghị của khách hàng thì nhất thiết phải cĩ cơng văn đồng ý giảm trị giá thư bảo lãnh của người thụ hưởng vì việc giảm trị giá thư bảo lãnh cĩ ảnh hưởng đến quyền lợi của người thụ hưởng, cĩ như vậy thì
cơng văn tu chỉnh do ngân hàng phát hành mới cĩ giá trị và được người thụ hưởng chấp nhận.
9 Người thụ hưởng địi tiền theo thư bảo lãnh: Đây là trường hợp người thụ hưởng
gởi cơng văn yêu cầu ngân hàng thanh tốn tồn bộ hay một phần trị giá thư bảo lãnh, việc yêu cầu thanh tốn này cĩ thể cĩ xuất trình chứng từ tùy theo nội dung thư bảo lãnh cĩ quy định hay khơng. Cán bộ bảo lãnh tiếp nhận bộ chứng từ địi
tiền, kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ (chữ ký trên cơng văn địi tiền là do người
đủ thẩm quyền ký, thư bảo lãnh cịn hiệu lực, các chứng từ (nếu cĩ) được xuất trình đầy đủ…). Nếu bộ chứng từ hợp lệ, Cán bộ bảo lãnh lập tờ trình trình cấp thẩm
quyền đã ký thư bảo lãnh về việc trích khoản tiền ký quỹ của khách hành hoặc xử lý tài sản đảm bảo để thanh tốn cho người thụ hưởng.
BƯỚC 5: Chấm dứt quan hệ bảo lãnh
Nghĩa vụ bảo lãnh của ngân hàng chấm dứt khi một trong các trường hợp sau xảy ra:
9 Thư bảo lãnh hết hiệu lực
9 Ngân hàng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo thư bảo lãnh cho người thụ hưởng.
9 Người thụ hưởng đồng ý giải trừ trách nhiệm cho ngân hàng và gởi trả lại bản chính thư bảo lãnh.
Khi đĩ, cán bộ bảo lãnh lập tờ trình xin hủy thư bảo lãnh cho khách hàng đồng thời
giải tỏa tiền ký quỹ hoặc giải chấp tài sản thế chấp cho khách hàng. Trường hợp thư bảo lãnh chưa hết hạn hiệu lực mà khách hàng xuất trình các chứng từ đủ điều kiện để hủy thư thì song song với việc lập tờ trình hủy thư cán bộ bảo lãnh cịn phải làm cơng văn thơng báo việc hủy thư bảo lãnh và giải trừ trách nhiệm của của ngân hàng theo thư bảo lãnh đĩ cho người thụ hưởng biết.
Nhìn chung, quy trình phát hành thư bảo lãnh cĩ ký quỹ tại VCB HCM đã hồn thiện, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đối với loại bảo lãnh này, quy định
cho phép ngân hàng cĩ 02 ngày làm việc kể từ ngày cán bộ bảo lãnh nhận đủ hồ sơ đề nghị của khách hàng để xử lý. Tuy nhiên, khách hàng luơn được phục vụ nhanh chĩng hơn quy định, thơng thường sau khi nộp hồ sơ 01 ngày là khách hàng được nhận thư. Trong trường hợp cần gấp, khách hàng đưa bộ hồ sơ và ngồi đợi trong vịng 1 giờ là cĩ thể nhận thư bảo lãnh. Ngồi ra, để tránh tình trạng khách hàng phải đi lại nhiều lần,
Phịng Bảo lãnh cịn linh động phát hành thư bảo lãnh cho khách hàng trên cơ sở bộ hồ sơ yêu cầu của khách hàng gởi qua đường fax, khi đến nhận thư bảo lãnh, khách hàng phải xuất trình bộ hồ sơ gốc, như vậy khách hàng chỉ đến ngân hàng cĩ 1 lần là đã
nhận được thư ngay. Cách phục vụ như trên luơn làm khách hàng hài lịng và tạo được sự tin tưởng ở khách hàng.
2.3.5.2 Quy trình phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc khơng cĩ tài sản đảm bảo:
Bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác bao gồm bất động sản, chứng nhận tiền gửi, chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu, cơng trái do tổ chức tín dụng khác phát hành, bảo đảm bằng tài sản khác hoặc các hình thức khác nếu được chấp nhận.
Quy trình phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc
BƯỚC 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo lãnh
BƯỚC 2: BƯỚC 3:
Thẩm định yêu cầu bảolãnh Phát hành thư bảo lãnh BƯỚC 4:
BƯỚC 5:
Giao thư bảo lãnh Xử lý sau khi phát hành BƯỚC 6: Chấm dứt quan hệ bảo lãnh
Ở bước 3, 4,5,6 của quy trình này nhìn chung giống với bước 2, 3, 4,5 của quy
trình phát hành thư bảo lãnh cĩ ký quỹ. Riêng ở bước 1, bộ phận tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ là do Cán bộ Phịng Quan hệ khách hàng đảm nhận. Phần lớn khách hàng cĩ nhu cầu phát hành thư bảo lãnh được đảm bảo bằng hình thức khác hoặc khơng cĩ tài sản
đảm bảo đều xin cấp một hạn mức bảo lãnh để sử dụng trong khoảng thời gian nhất định, ít khi xin phát hành từng thư riêng lẻ.
BƯỚC 2: Thẩm định yêu cầu phát hành bảo lãnh
Phịng Quan hệ khách hàng sẽ căn cứ trên các hồ sơ tài chính mà khách hàng đã cung cấp để đánh giá nhu cầu, tiềm năng của khách hàng; sau đĩ lập tờ trình Ban giám đốc với kiến nghị đồng ý hay từ chối phát hành thư bảo lãnh hay cấp hạn mức bảo lãnh;
kiến nghị mức ký quỹ nếu cảm thấy việc phát hành bảo lãnh cĩ nhiều rủi ro cho ngân hàng.
Trường hợp hạn mức bảo lãnh khách hàng đề nghị < 10 tỷ đồng thì Ban giám đốc trực tiếp ra quyết định đồng ý hay khơng đồng ý phát hành hay cấp hạn mức bảo lãnh cho
Trường hợp hạn mức bảo lãnh khách hàng đề nghị > 10 tỷ đồng, sau khi Ban giám đốc cĩ ý kiến thì hồ sơ được chuyển cho Phịng Quản lý rủi ro xem xét, tái thẩm định và trình hội đồng tín dụng. Nếu hội đồng tín dụng thơng qua, cán bộ Phịng Quản lý rủi ro sẽ lập Biên bản họp Hội đồng tín dụng.
Như vậy, sau khi Ban giám đốc hoặc Hội đồng tín dụng thơng qua, Phịng Quan hệ
khách hàng sẽ tiến hành làm thủ tục thế chấp tài sản đảm bảo (nếu cĩ) theo đúng quy
định, sau đĩ chuyển hồ sơ qua Phịng Quản lý nợ theo dõi và lập thơng báo tài trợ
thương mại cho Phịng Bảo lãnh về việc khách hàng đủ điều kiện được phát hành hay sử dụng hạn mức bảo lãnh được duyệt.
2.3.6. Quy trình phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng (Counter Guarantee): Guarantee):
Các bước thực hiện như sau:
Tiếp nhận chỉ thị bảo lãnh BƯỚC 1:
Phát hành thư bảo lãnh BƯỚC 2:
Giao thư bảo lãnh BƯỚC 3:
Chấm dứt quan hệ bảo lãnh BƯỚC 4:
BƯỚC 1: Phịng bảo lãnh tiếp nhận chỉ thị bảo lãnh được nhận bởi bộ phận Swift ở
VCB TW thơng qua Phịng Quan hệ đại lý VCB HCM. Các thư bảo lãnh đối ứng này
thơng thường được gởi bằng điện cĩ kiểm mã (MT760, 700 hoặc 799). Nếu thư được
gởi bằng điện chưa được kiểm mã (MT999) thì Phịng bảo lãnh phải đề nghị Phịng
Qan hệ đại lý kiểm tra mã với ngân hàng chỉ thị.
BƯỚC 2: Phịng bảo lãnh lập thơng báo tài trợ thương mại gửi Phịng Quan hệ đại lý
VCB TW để xin ý kiến về việc phát hành thư bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng
nhận giao dịch cĩ thể thực hiện được, đồng thời nội dung điện của ngân hàng chỉ thị
khơng cĩ gì phải chỉnh sửa thì, cán bộ bảo lãnh lập tờ trình, soạn thư bảo lãnh, trình ký. Trường hợp nội dung thư bảo lãnh đối ứng cần phải tu chỉnh thì cán bộ bảo lãnh phải gởi điện yêu cầu ngân hàng chỉ thị tu chỉnh trước khi phát hành.
Việc phát hành thư bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng của ngân hàng chỉ thị ít khi cĩ đảm bảo bằng ký quỹ mà chủ yếu dựa vào uy tín, mối quan hệ đại lý với ngân hàng chỉ thị. Do vậy để đảm bảo an tồn, VCB HCM bao giờ cũng chú trọng việc xem xét ngân hàng ra chỉ thị, đồng thời ngân hàng chỉ thị phải là cam kết trả tiền vơ điều kiện và ngay lập tức cho VCB HCM ngay khi nhận được yêu cầu bằng điện cĩ kiểm mã của VCB HCM nêu rằng người thụ hưởng thư bảo lãnh đã địi tiền theo thư bảolãnh mà VCB HCM phát hành. Bên cạnh đĩ, thời hạn địi tiền của VCB HCM bao giờ cũng dài hơn ít nhất 14 ngày so với ngày hết hiệu lực thư bảo lãnh.
Trong trường hợp từ chối phát hành, trong vịng 03 ngày làm việc VCB HCM phải gởi điện từ chối, nêu rõ lý do cho ngân hàng chỉ thị biết.
BƯỚC 3: Phịng bảo lãnh giao thư bảo lãnh theo chỉ định của ngân hàng chỉ thị. Người
nhận thư bảo lãnh thơng thường là người thụ hưởng thư bảo lãnh hoặc đại diện tại Việt Nam của người yêu cầu phát hành thư bảo lãnh ở nước ngồi. Sau khi giao thư, Phịng bảo lãnh gởi điện yêu cầu ngân hàng chỉ thị thanh tốn phí bảo lãnh và các chi phí phát sinh (điện phí, bưu điện phí…) vào tài khoản do VCB HCM chỉ định.
BƯỚC 4: Khi thư bảo lãnh hết hiệu lực, sau 05 ngày làm việc VCB HCM sẽ gởi điện
thơng báo hủy thư bảo lãnh và giải trừ trách nhiệm cho ngân hàng chị thị theo thư bảo lãnh đối ứng mà họ đã phát hành.
2.3.7. Nghiệp vụ thơng báo thư bảo lãnh:
2.3.7.1. Trường hợp thư bảo lãnh được gởi bằng điện:
Phịng Quan hệ đại lý chuyển điện cho Phịng bảo lãnh. Cán bộ bảo lãnh nhận điện và làm cơng văn thơng báo thư bảo lãnh cho khách hàng. Khách hàng ở đây là đại diện của người yêu cầu mở thư bảo lãnh ở nước ngồi hoặc là người thụ hưởng thư bảo
lãnh, tùy theo chỉ định của ngân hàng chỉ thị. Việc trả phí thơng báo đơi khi được qui
định trong điện, thơng thường VCB HCM thu của người đến nhận thư bảo lãnh
2.3.7.2. Trường hợp thư bảo lãnh được gởi trực tiếp hoặc qua đường văn thư:
Đây là trường hợp ngân hàng chỉ thị gởi bản chính thư bảo lãnh do họ phát hành đến
VCB HCM yêu cầu VCB HCM thơng báo cho người thụ hưởng hoặc thư bảo lãnh đã
được gửi đến người thụ hưởng nhưng người thụ hưởng khơng biết cĩ phải là thư thật
hay khơng. Khi nhận được thư bảo lãnh, cán bộ bảo lãnh phải tiến hành kiểm tra chữ ký trên thư bảo lãnh và thẩm quyền của người ký thư thơng qua Phịng Quan hệ đại lý. Trường hợp Phịng Quan hệ đại lý khơng xác định được thì cán bộ bảo lãnh phải gởi điện cho ngân hàng chỉ thị trong đĩ tham chiếu số thư, trị giá thư, ngày phát hành và
người ký thư, yêu cầu họ xác nhận là thư bảo lãnh kể trên là do họ phát hành để VCB HCM cĩ cơ sở thơng báo cho người thụ hưởng.
Nhận xét: Nghiệp vụ thơng báo thư bảo lãnh rất đơn giản vì VCB HCM khơng chịu
trách nhiệm thanh tốn cho người thụ hưởng thư bảo lãnh mà chỉ xác nhận tính xác thực của thư bảo lãnh. Tuy nhiên, cán bộ bảo lãnh của VCB HCM cũng phải đề cao
cảnh giác, khi phát hiện các thư bảo lãnh giả mạo phải thơng báo ngay cho người thụ hưởng. Ngồi ra, cán bộ bảo lãnh phải đọc tồn bộ nội dung thư bảo lãnh, nếu thấy điều gì bất lợi cho người thụ hưởng (ví dụ: luật áp dụng của thư là luật nước ngồi