2.3 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp trong mẫu
2.3.3 Thực trạng về hoạt động kiểm soát
Bảng 2.9 : Hoạt động kiểm soát
Số doanh nghiệp trả lời có theo mỗi loại hình doanh nghiệp
Câu hỏi DN ĐTNN DN NN Cty CP Cty TNHH Tổng số ♦ Phân chia trách nhiệm
Nhân viên có kiêm nhiệm từ 2 đến 4 chức năng (phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản) không?
1/4 3/4 20/25 15/17 39/50
♦ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính để hạch tốn kế tốn và lập các báo cáo tài chính khơng?
4/4 4/4 25/25 17/17 50/50
2. Doanh nghiệp có kiểm sốt tốt việc
bất thường khơng?
3. Hệ thống có bắt phải đăng nhập tên
và mật khẩu của nhân viên sử dụng không?
2/4 1/4 8/25 2/17 13/50
4. Hệ thống có theo dõi q trình truy
cập của từng nhân viên không? 2/4 1/4 8/25 2/17 13/50 5. Hệ thống có ngăn chặn được đối
tượng bên ngồi tiếp cận hệ thống xử lý không ?
4/4 2/4 18/25 10/17 34/50
6. Dữ liệu đầu vào có được kiểm sốt
một cách chặt chẽ khơng ? 4/4 3/4 23/25 15/17 45/50 7. Nhân viên có thể sửa, xóa dữ liệu
trên hệ thống máy tính khơng? 2/4 3/4 15/25 13/17 33/50 8. Việc sửa, xóa của nhân viên có lưu
lại trên hệ thống máy tính ( thời gian, nội dung)?
1/4 0/4 8/25 5/17 14/50
♦ Bảo vệ tài sản
1. Có hạn chế sự tiếp cận và truy cập
vào tài sản, dữ liệu và thông tin không? 2/4 1/4 8/25 6/17 17/50 2. Định kỳ có kiểm kê tài sản khơng? 4/4 4/4 25/25 17/17 50/50
♦ Phân tích sốt xét
1. Định kỳ có đối chiếu số liệu tổng
hợp và chi tiết không? 4/4 4/4 25/25 17/17 50/50 2. Định kỳ có kiểm tra đối chiếu giữa 4/4 4/4 25/25 17/17 50/50
số liệu thực tế và ghi chép trên sổ sách, phần mềm khơng?
3. Có đối chiếu số liệu được ghi chép
giữa đơn vị với bên ngoài cho cùng
một đối tượng kế tốn khơng?
1/4 0/4 6/25 3/17 10/50
4. Doanh nghiệp có thực hiện phân tích
đối chiếu số liệu liên quan của doanh
nghiệp với đối thủ cạnh tranh và các
doanh nghiệp hoạt động trong ngành
không?
2/4 0/4 3/25 1/17 6/50
● Về phân chia trách nhiệm: nhìn chung, theo kết quả trả lời từ các
doanh nghiệp ở bảng 2.9 cho thấy rằng, việc phân chia trách nhiệm thực hiện
chưa tốt, nhân viên vẫn kiêm nhiệm giữa phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản, chưa có sự tách biệt giữa các chức năng này, nguyên nhân có thể là do khối lượng công việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ không nhiều, số lượng nhân viên hạn chế nên thường kiêm nhiệm các chức năng. Việc phân chia trách nhiệm là quan trọng để có thể giảm thiểu các sai sót, gian
lận, nếu khơng thực hiện tốt sẽ dễ dẫn đến các sai sót, sai phạm và có thể là cố ý sai phạm, và từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
● Về kiểm sốt q trình xử lý thơng tin: các doanh nghiệp đều sử dụng
hệ thống máy tính để hạch tốn kế tốn và lập các báo cáo tài chính, q trình kiểm sốt dữ liệu đầu vào được các doanh nghiệp thực hiện một cách chặt chẽ, và phần lớn các doanh nghiệp cũng thực hiện tốt việc ngăn chặn tiếp cận của các
đối tượng bên ngoài. Bảng 2.9 thể hiện kết quả thực tế về kiểm sốt xử lý thơng
tin tại các doanh nghiệp.
Tuy nhiên việc xử lý thông tin trên hệ thống máy tính chưa được các
doanh nghiệp thực hiện tốt, cụ thể như việc khai báo khi đăng nhập vào hệ thống và theo dõi được quá trình truy cập của nhân viên chỉ ít doanh nghiệp thực hiện
được, đồng thời có khoảng 66% doanh nghiệp trong mẫu là nhân viên có thể sửa,
xóa các dữ liệu kế tốn mà việc sửa, xóa này hệ thống máy tính chỉ có phần nhỏ doanh nghiệp là lưu lại dấu vết kiểm toán. Điều này rất nguy hiểm cho việc đảm bảo độ chính xác thơng tin truy xuất từ hệ thống máy tính. Vì dễ dẫn đến các
nhân viên thực hiện các hành vi gian lận. Có thể thấy rằng, các doanh nghiệp chưa chú trọng đúng mức đến vấn đề kiểm sốt hệ thống, đó là nguyên nhân làm cho mục tiêu của kiểm soát nội bộ không thực hiện tốt.
● Về bảo vệ tài sản : kết quả khảo sát cho thấy rằng các doanh nghiệp đều
thực hiện tốt việc kiểm kê tài sản theo định kỳ. Tuy nhiên, vì nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng và việc kiểm soát hệ thống chưa tốt, nên phần lớn các doanh nghiệp chưa có biện pháp hạn chế sự tiếp cận và truy cập vào tài sản, dữ liệu và thông tin.
● Phân tích sốt xét : nhìn chung các doanh nghiệp đều thực hiện tốt việc
kiểm tra định kỳ giữa số liệu trên sổ sách, thực tế và phần mềm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp chỉ mới dừng lại ở việc kiểm tra trong nội bộ doanh nghiệp, chứ
chưa thực hiện việc đối chiếu với các đối tượng bên ngồi, cũng như việc thực hiện phân tích so sánh với các doanh nghiệp trong ngành. Có thể thấy rằng các doanh nghiệp chưa quan tâm đến các ảnh hưởng từ thị trường, do đó việc nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thật sự được họ chú ý đến.