3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vừa
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả sẽ góp phần đưa ra những
quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát hoạt động của doanh
nghiệp. Vận dụng lý luận kiểm soát nội bộ của Báo cáo COSO và căn cứ vào thực tế tại các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Yên, xin đề xuất một số giải pháp nhằm giúp cho các doanh nghiệp có thể hồn thiện thơng tin và truyền thông, cụ thể như sau :
- Để thông tin của doanh nghiệp được cung cấp đến đúng cấp có thẩm
quyền một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ thơng tin cần thiết thì trước tiên
doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dữ liệu bao gồm văn bản, quy định của nhà nước, các quy định trong nội bộ doanh nghiệp liên quan đến từng bộ phận, và sau đó cần phải phổ biến một cách rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận, phòng
ban nhằm đảm bảo rằng nhân viên ở mọi cấp đều có thể hiểu và nắm bắt được
các thông tin này.
- Doanh nghiệp cần xây dựng kênh thơng tin để nhân viên chia sẻ, đóng
góp ý kiến, báo cáo về những hành vi sai phạm, sự cố bất thường trong doanh nghiệp. Những cuộc họp định kỳ giữa nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp thì nhân viên có thể khơng mạnh dạn để đưa ra ý kiến của họ, nên doanh nghiệp cần có kênh thơng tin hữu hiệu hơn bằng cách để các thùng thư góp ý, hay nếu doanh nghiệp có nối mạng thì tạo hộp thư điện tử để nhân viên có thể dễ dàng phản
ánh, khiếu nại hay đóng góp những ý kiến sáng tạo cho doanh nghiệp. Và đồng thời doanh nghiệp cần phải có một ban hay cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thơng tin và chuyển đến cấp có thẩm quyền để xử lý.
- Thông tin trong doanh nghiệp cần được bảo vệ để tránh sự truy cập của
những đối tượng khơng có thẩm quyền và đảm bảo khơi phục được khi có sự cố mất thơng tin xảy ra, do vậy doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, và có phương pháp lưu trữ thơng tin đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra như thiên tai, hỏa hoạn hay mất dữ liệu phải được phục hồi nhanh chóng để hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp tiếp tục hoạt động.