CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2.1. Mơi trường kiểm sốt
Sự liêm chính và giá trị đạo đức
Sự liêm chính, giá trị đạo đức và chuyên môn của các thầy cô trong Ban Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên
(CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang làm công tác quản lý, có chun mơn và năng lực quản lý, ln tâm huyết với nghề, với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi với mọi người xung quanh, được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau.
Hàng năm, trường đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh đạo trong Ban Giám hiệu, trưởng phó các đơn vị và Đảng viên trong toàn trường.
Năng lực nhân viên:
Năng lực và trình độ chun mơn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu đào tạo của nhà trường, tuy nhiên trong vòng 5 năm nữa cần phải nhanh chóng bồi dưỡng và phát triển đội ngũ kế cận để thay thế các giáo viên sắp nghỉ hưu. Đội ngũ giáo viên có năng lực chun mơn, năng lực sư phạm tốt sẽ là một trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường.
Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chun mơn khơng đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc dựa vào khn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành còn hạn chế, còn chưa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho cơng việc chun mơn, thậm chí cịn chậm theo kịp các cải tiến đã được đưa ra…Vì vậy, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung cịn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự lớn tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet làm phương tiện thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời gian, cơng sức thậm chí cả tiền bạc.
Đội ngũ nhân sự phịng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế tốn nhà trường được phản ánh trung thực và hợp lý. Thể hiện qua kết luận thanh tra số 821/KL-TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được hoạt động tài chính kế tốn phục vụ cho cơng tác quản lý dạy và học của Trường”
Cũng trong kết luận thanh tra số 821/KL-TTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành chính thì tình hình cập nhật, đọc hiểu và vận dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào cơng việc cịn chưa tốt ở hầu hết các cá nhân, bộ phận. Do đó, đã xảy ra tình trạng sai phạm ngồi ý muốn.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Ban Giám hiệu ln tơn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm khó tập trung ý kiến để ra quyết định.
Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân viên, giáo viên của mình thơng qua cơng việc (nhưng lại chưa có biện pháp đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hồn thành nhiệm vụ). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ khơng thấy bị gị bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên ăn cắp giờ, khơng làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách nhiệm, khơng đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm sốt.
Nhìn chung, phong cách lãnh đạo tự do dân chủ không mấy dễ dàng thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong nhà trường. Trường đã chủ động xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.
Đội ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích xã hội, ít quan tâm đến hiệu quả kinh tế. Do đó, vấn đề lợi ích kinh tế khơng phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí.
Cơ cấu tổ chức:
Là trường cao đẳng sư phạm quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo quy chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau (xem Sơ đồ tổ chức tại mục 2.2.4.1).
Trong cơ cấu tổ chức khơng có Ban Kiểm sốt mà chỉ có Ban Thanh tra trực thuộc BGH và là cơng tác kiêm nhiệm. Do đó, vấn đề kiểm sốt các hoạt động của BGH sẽ thiếu tính độc lập, khách quan và ít được quan tâm thực hiện.
Chưa có động thái mạnh để sắp xếp lại lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động cịn cồng kềnh, chi phí bộ máy khá lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác. Việc phân công phân nhiệm chưa rõ ràng. Chưa có quy định chi tiết cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên. (VD: nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin là biên tập và xuất bản tập san nhưng trách nhiệm phát hành lại khơng quy định rõ, do đó khơng biết thuộc về ai?). Vì vậy, đã xảy ra sự chồng chéo nhiệm vụ, đùn đẩy trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, khơng biết quy trách nhiệm cho ai…
Chính sách nhân sự:
Trường đang trong giai đoạn trẻ hóa đội ngũ và quan tâm bồi dưỡng nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV.
Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên yêu cầu thực tế của từng công việc cụ thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng, khơng thơng báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng để tìm kiếm nhiều ứng viên, khi phỏng vấn khơng tiến hành kiểm tra trình độ chun mơn tay nghề.
Do đó, xảy ra tình trạng lao động sau khi được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm sốt nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào cơng việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả.
Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong… do đó đã tạo động cơ để CBGV phấn đấu trở thành cán bộ quản lý có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm mơi trường kiểm sốt được tốt hơn.
Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng thực chất theo hướng CBGV nào kê khai giỏi, biết nói hay thì được khen, ai cịn e dè, khiêm tốn, nói ít thì ít được quan tâm khen thưởng, thể hiện rất rõ qua hoạt động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của nhà trường. Từ trước đến nay, hầu như chưa sử dụng đến biện pháp kỷ luật, chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối với cơng tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận cũng chẳng sao, cứ rút kinh nghiệm lần sau là xong. Do đó, với chính sách khen thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích cực mà đơi khi cịn có tác dụng ngược lại, khơng khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả và trách nhiệm, khơng ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra mà cịn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến mơi trường kiểm sốt tại đơn vị.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Là đơn vị hành chính sự nghiệp, nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo giáo viên
theo chỉ tiêu Bộ Giáo dục & Đào tạo giao, do đó, ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm thích đáng đến việc phân tích và đánh giá rủi ro và các biện pháp hạn chế rủi ro cũng như chưa thật sự quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động cụ thể cụ thể
Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính - tài sản và quản lý đào tạo của nhà trường, bao gồm: (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản, (3) quy trình thanh tốn, (4) hoạt động quản lý tài sản, (5) quy trình xây dựng chương trình đào tạo, (6) hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.
(1) Quy trình tiền lương
Khái niệm và chức năng của quy trình tiền lương
Khái niệm: Quy trình tiền lương là một chuỗi công việc liên quan đến hoạt động trả lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.
Chức năng của quy trình: xác định cơ sở tính lương (hệ số lương, thâm niên cơng tác…), tính lương, trả lương cho người lao động và ghi nhận báo cáo.
Tiền lương và thu nhập thường xuyên của người lao động tại trường:
- Tiền lương và phụ cấp theo lương: tính theo hệ số thang bảng lương nhà nước quy định, trả lương theo thời gian và trả vào đầu mỗi tháng.
- Một số ít lao động thuê khoán thời vụ trả theo hợp đồng khoán vụ việc khi nghiệm thu hoàn thành bàn giao, hoặc trả theo thời gian nếu cơng việc mang tính chất ổn định và trả vào cuối mỗi tháng.
- Thu nhập tăng thêm theo nghị định 43/2006/NĐ-CP (NĐ 43): là khoản chi cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được. Căn cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng.
- Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối tượng trong toàn trường.
Các hoạt động liên quan đến quy trình tiền lương:
- Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ: bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng… - Tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động. - Kiểm sốt và thanh tốn chuyển sang quy trình thanh tốn.
- Ghi nhận và báo cáo: tình hình thay đổi nhân sự, quỹ lương trong kỳ.
Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình:
- Người lao động: làm đơn đề xuất khi có yêu cầu về tổ chức nhân sự: nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết.
- Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người lao động, thơng báo hoặc đề xuất cho phịng TC-HC mỗi khi có sự thay đổi có liên quan đến tình hình nhân sự.
- Phịng TC-HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự; phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo.. - Phịng KH-TC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt
là bảng lương), ghi nhận và báo cáo.
Mơ tả quy trình: - Làm đơn đề nghị (nghỉ việc, thôi việc…) Xét đơn đề nghị
Người lao động Phịng TC-HC Kế tốn tiền lương Trưởng Bộ phận quản lý NLĐ Trưởng phòng: Ký giải quyết đơn đề nghị Nhân viên: Theo dõi thay
đổi nhân sự
trong kỳ
Tính bảng
lương bảng lương Ký duyệt Thơng báo cho
kế tốn tiền lương
TP.KH-TC/ Hiệu trưởng
Bước 1: Người lao động làm đơn đề xuất khi có yêu cầu liên quan đến công
tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc…) gửi trưởng bộ phận xác nhận.
Chứng từ cụ thể:
- Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…
Bước 2: Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động xét duyệt trên các đề xuất
cá nhân và chuyển phòng TC-HC để tiếp tục giải quyết.
Cụ thể bằng chứng từ:
- Trưởng bộ phận ký xác nhận lên giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…
Bước 3:
Trưởng P.TC-HC xét duyệt đơn đề xuất do bộ phận gửi lên, chuyển nhân viên P.TC-HC theo dõi, rà sốt tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ, sau đó thơng báo cho kế tốn tiền lương làm cơ sở tính lương và thu nhập vào trước kỳ trả lương.
P.TC-HC ghi nhận và báo cáo, lưu trữ đơn đề xuất vào hồ sơ cá nhân. Chứng từ cụ thể:
- Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TC-HC duyệt, lưu tại P.TC-HC).
- Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TC-HC)
Bước 4:
Kế toán tiền lương (KTTL) căn cứ thông tin về thay đổi nhân sự trong kỳ do phịng TC-HC thơng báo để làm cơ sở tính bảng lương.
KTTL chuyển trưởng P.KH-TC và Hiệu trưởng ký duyệt trên bảng lương. Bảng lương được chuyển sang kế tốn thanh tốn thuộc quy trình thanh tốn.
KTTL ghi nhận và báo cáo quỹ lương. Sau khi trả lương xong, dán bảng lương công khai trên bảng thông báo của P.KH-TC.
Chứng từ cụ thể:
- Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt.
Cơ chế kiểm soát trong quy trình:
- Theo dõi kiểm tra: Phịng TC-HC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong kỳ thơng qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thơng tin quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ