CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM
3.4.3.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản
Xác định mục tiêu của hoạt động: nhằm trang bị và sử dụng tài sản đúng
mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả và tiết kiệm.
Đánh giá rủi ro:
- Rủi ro bị mất mát hoặc bị tráo đổi linh kiện máy móc.
- Rủi ro bị hư hỏng, xuống cấp do tác động hóa lý, do khơng được bảo dưỡng định kỳ hoặc do người sử dụng không biết cách sử dụng, không làm theo đúng hướng dẫn sử dụng hoặc do cố ý phá hoại…
- Rủi ro sử dụng tài sản sai mục đích, khơng đúng tiêu chuẩn định mức, chế độ, không đảm bảo cơng bằng và tiết kiệm. Trong đó, chú ý đến rủi ro không tận dụng khai thác tài sản, sử dụng tài sản lãng phí.
Giải pháp hồn thiện:
P.QTTB phối hợp với kế toán tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản, dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải đảm bảo độ bền dính.
Sử dụng dán tem niêm phong trên các loại máy móc thiết bị (máy tính, máy chiếu…). Khi kiểm kê tài sản, lưu ý đến tình trạng tem niêm phong, lập Biên bản
kiểm tra hiện trạng (PL3. 08 ) nếu phát hiện mất tem. Dán tem bảo hành ngay trên
các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.
Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của từng bộ phận, cá nhân. Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư hỏng phải lập biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hoạt động của máy, về tình trạng niêm phong (đối với tài sản có niêm phong).
Định kỳ, P.QTTB phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử dụng; phịng QTTB phải chịu trách nhiệm phân cơng người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và các tài sản chung thuộc phòng QTTB quản lý. Ban Vệ sinh môi trường phải tiến hành kiểm tra giám sát tình trạng vệ sinh tại từng bộ phận và toàn trường, đặc biệt chú ý đến vệ sinh máy móc thiết bị.
P.QTTB chủ trì làm tốt công đoạn xác định nhu cầu mua sắm, nhu cầu sử dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
Bổ sung mẫu Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.09) để sử dụng khi có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận với nhau, biên bản này được lập thành 4 bản lưu tại: P.QTTB, kế toán tài sản, bộ phận có tài sản điều chuyển, bộ phận nhận tài sản để làm căn cứ ghi nhận tài sản điều chuyển. Phòng QTTB và KTTS mở Sổ
theo dõi điều chuyển tài sản nội bộ (PL 3.10) cập nhật thông tin thường xuyên và
đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán khớp với thực tế kiểm kê.