CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số quy trình và hoạt động cụ
sốt nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả.
Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào các tiêu chí năng lực chun mơn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong… do đó đã tạo động cơ để CBGV phấn đấu trở thành cán bộ quản lý có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm mơi trường kiểm sốt được tốt hơn.
Chính sách động viên khuyến khích, khen thưởng đang được áp dụng thực chất theo hướng CBGV nào kê khai giỏi, biết nói hay thì được khen, ai cịn e dè, khiêm tốn, nói ít thì ít được quan tâm khen thưởng, thể hiện rất rõ qua hoạt động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của nhà trường. Từ trước đến nay, hầu như chưa sử dụng đến biện pháp kỷ luật, chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối với cơng tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận cũng chẳng sao, cứ rút kinh nghiệm lần sau là xong. Do đó, với chính sách khen thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, khơng những chưa tạo ra được nhân tố tích cực mà đơi khi cịn có tác dụng ngược lại, khơng khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả và trách nhiệm, khơng ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra mà còn tạo cơ hội cho sự tắc trách, gian lận sinh sôi và lây truyền. Đây là một trong những nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến mơi trường kiểm sốt tại đơn vị.
2.3.2.2. Đánh giá rủi ro
Là đơn vị hành chính sự nghiệp, nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo giáo viên
theo chỉ tiêu Bộ Giáo dục & Đào tạo giao, do đó, ban lãnh đạo chưa có sự quan tâm thích đáng đến việc phân tích và đánh giá rủi ro và các biện pháp hạn chế rủi ro cũng như chưa thật sự quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
2.3.2.3. Các hoạt động kiểm sốt thể hiện trong một số quy trình và hoạt động cụ thể cụ thể
Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt động cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài chính - tài sản và quản lý đào tạo của nhà trường, bao gồm: (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản, (3) quy trình thanh toán, (4) hoạt động quản lý tài sản, (5) quy trình xây dựng chương trình đào tạo, (6) hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy.
(1) Quy trình tiền lương
Khái niệm và chức năng của quy trình tiền lương
Khái niệm: Quy trình tiền lương là một chuỗi công việc liên quan đến hoạt động trả lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động.
Chức năng của quy trình: xác định cơ sở tính lương (hệ số lương, thâm niên cơng tác…), tính lương, trả lương cho người lao động và ghi nhận báo cáo.
Tiền lương và thu nhập thường xuyên của người lao động tại trường:
- Tiền lương và phụ cấp theo lương: tính theo hệ số thang bảng lương nhà nước quy định, trả lương theo thời gian và trả vào đầu mỗi tháng.
- Một số ít lao động th khốn thời vụ trả theo hợp đồng khoán vụ việc khi nghiệm thu hoàn thành bàn giao, hoặc trả theo thời gian nếu cơng việc mang tính chất ổn định và trả vào cuối mỗi tháng.
- Thu nhập tăng thêm theo nghị định 43/2006/NĐ-CP (NĐ 43): là khoản chi cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được. Căn cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng.
- Các khoản phúc lợi: chi vào các dịp lễ, tết: phân phối đều cho tất cả các đối tượng trong toàn trường.
Các hoạt động liên quan đến quy trình tiền lương:
- Theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ: bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng… - Tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên của người lao động. - Kiểm soát và thanh toán chuyển sang quy trình thanh tốn.
- Ghi nhận và báo cáo: tình hình thay đổi nhân sự, quỹ lương trong kỳ.
Các bộ phận phối hợp nhiệm vụ trực tiếp trong quy trình:
- Người lao động: làm đơn đề xuất khi có yêu cầu về tổ chức nhân sự: nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết.
- Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phịng TC-HC mỗi khi có sự thay đổi có liên quan đến tình hình nhân sự.
- Phòng TC-HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự; phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo.. - Phịng KH-TC: tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động (gọi tắt
là bảng lương), ghi nhận và báo cáo.
Mô tả quy trình: - Làm đơn đề nghị (nghỉ việc, thơi việc…) Xét đơn đề nghị
Người lao động Phòng TC-HC Kế toán tiền lương Trưởng Bộ phận quản lý NLĐ Trưởng phòng: Ký giải quyết đơn đề nghị Nhân viên: Theo dõi thay
đổi nhân sự
trong kỳ
Tính bảng
lương bảng lương Ký duyệt Thơng báo cho
kế tốn tiền lương
TP.KH-TC/ Hiệu trưởng
Bước 1: Người lao động làm đơn đề xuất khi có u cầu liên quan đến cơng
tác tổ chức nhân sự (nghỉ phép, ốm đau, thai sản, chuyển công tác, thôi việc…) gửi trưởng bộ phận xác nhận.
Chứng từ cụ thể:
- Giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…
Bước 2: Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động xét duyệt trên các đề xuất
cá nhân và chuyển phòng TC-HC để tiếp tục giải quyết.
Cụ thể bằng chứng từ:
- Trưởng bộ phận ký xác nhận lên giấy đề nghị, đơn nghỉ phép…
Bước 3:
Trưởng P.TC-HC xét duyệt đơn đề xuất do bộ phận gửi lên, chuyển nhân viên P.TC-HC theo dõi, rà sốt tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ, sau đó thơng báo cho kế tốn tiền lương làm cơ sở tính lương và thu nhập vào trước kỳ trả lương.
P.TC-HC ghi nhận và báo cáo, lưu trữ đơn đề xuất vào hồ sơ cá nhân. Chứng từ cụ thể:
- Đơn đề nghị, đơn nghỉ phép (đã được TP.TC-HC duyệt, lưu tại P.TC-HC).
- Sổ theo dõi thay đổi nhân sự trong kỳ, hồ sơ cá nhân (lưu tại P.TC-HC)
Bước 4:
Kế tốn tiền lương (KTTL) căn cứ thơng tin về thay đổi nhân sự trong kỳ do phòng TC-HC thơng báo để làm cơ sở tính bảng lương.
KTTL chuyển trưởng P.KH-TC và Hiệu trưởng ký duyệt trên bảng lương. Bảng lương được chuyển sang kế toán thanh tốn thuộc quy trình thanh tốn.
KTTL ghi nhận và báo cáo quỹ lương. Sau khi trả lương xong, dán bảng lương công khai trên bảng thông báo của P.KH-TC.
Chứng từ cụ thể:
- Bảng lương hoặc các khoản thu nhập khác đã được duyệt.
Cơ chế kiểm sốt trong quy trình:
- Theo dõi kiểm tra: Phịng TC-HC theo dõi tình hình biến động nhân sự trong kỳ thông qua các đề xuất được gửi từ các bộ phận, sau đó cập nhật thông tin quản lý nhân sự, kèm với việc mở sổ theo dõi tình hình biến động trong kỳ và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân.
- Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận: các bộ phận tham gia trong quy trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận mình cung cấp và cùng kiểm tra đối chiếu thông tin lẫn nhau.
- Kiểm tra bảng lương: kế toán tiền lương lập bảng lương, trưởng P.KH-TC kiểm tra ký duyệt và Hiệu trưởng phê duyệt trên bảng lương.
- Người lao động tự theo dõi và giám sát chế độ lương bổng của mình với việc trả lương của nhà trường để kịp thời phát hiện sai sót.
Nhận xét, đánh giá:
Ưu điểm:
Quy trình cơ bản đã tổ chức được cơng việc tính lương và các khoản thu nhập thường xuyên cho người lao động, có sự phân cơng phân nhiệm và phối hợp cơng việc giữa các bộ phận trong quy trình.
Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý.
Bảng lương được dán công khai tại bảng thông báo của phịng KH-TC, do
đó, người lao động được tham giá kiểm tra giám sát hoạt động trả lương và phát
hiện sai sót kịp thời.
Hạn chế:
Hiện nay, quy trình chưa được mơ tả cụ thể trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường, việc phân công phân nhiệm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, dựa vào lề lối làm việc từ trước đến nay mà chưa có quy định cụ thể.
Quy trình hiện cịn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện. Thiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình khi có xảy ra sai sót, gian lận (VD: thơng tin về biến động nhân sự trong kỳ phòng TC-HC chỉ báo miệng cho P.KH-TC nên khi có sự sai sót, khơng có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai)
Quy trình hiện cịn chứa đựng rất nhiều sai sót, thường xun có ý kiến thắc mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ người lao động.
Trưởng bộ phận có quyền và trách nhiệm quản lý, giám sát nhân viên và phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do đó chưa động viên khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình và hiệu quả.
Tính và trả lương vào đầu mỗi tháng, nên khi có sự thay đổi nhân sự sau đó sẽ khơng kịp thời cập nhật tình hình trong tháng mà phải đợi truy thu truy lĩnh, khơng đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí tiền lương trong tháng.
Chưa quy định thời gian cụ thể cho từng cơng đoạn trong quy trình. Thủ tục hành chính cịn chậm trễ, khơng cập nhật kịp theo tình hình thực tế.
(2) Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản
Quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản (gọi tắt là quy trình mua sắm sửa chữa) là chuỗi cơng việc nhằm cụ thể hóa các hoạt động liên quan đến mua sắm trang thiết bị hàng hóa và sửa chữa tài sản trong nhà trường. Quy trình hiện được thể hiện dưới dạng sơ đồ trong quy chế hoạt động của trường và được cắt ngang đến phần thanh tốn (chuyển sang quy trình thanh tốn).
Tài sản mua sắm và sửa chữa trong quy trình bao gồm tài sản hữu hình và vơ hình nói chung, khơng giới hạn chỉ là tài sản cố định mà cịn bao gồm tất cả các loại cơng cụ, dụng cụ lâu bền dùng trong hoạt động chung của nhà trường, ngoại trừ các trường hợp mua sắm hàng hóa chun mơn đặc thù, giá trị nhỏ dưới 2 triệu đồng, do bộ phận trực tiếp mua sắm
Chức năng của quy trình:
- Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu về tài sản. - Tìm nhà cung cấp tốt (uy tín, chất lượng, giá cả hợp lý…) - Thực hiện mua tài sản và dịch vụ sửa chữa.
- Nhận và nghiệm thu, phân phối hàng hóa. - Ghi nhận và báo cáo.
Các hoạt động liên quan đến quy trình:
- Lập kế hoạch kèm dự trù kinh phí mua sắm hàng năm (thuộc cơng tác lập dự toán ngân sách).
- Xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản.
- Đặt mua hàng hóa và dịch vụ sửa chữa (hợp đồng)
- Giám sát thực hiện hợp đồng
- Giao nhận hàng và nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ sửa chữa. - Ghi nhận, báo cáo.
Các bộ phận phối hợp tham gia trong quy trình:
- Bộ phận có nhu cầu: đề xuất nhu cầu sử dụng tài sản.
- Hiệu trưởng: duyệt kế hoạch, ra quyết định việc mua sắm sửa chữa, ký hợp đồng & thanh lý hợp đồng
- Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì, duy tu tài sản trong tồn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chuyển phịng KH-TC thanh tốn.
- Phịng KH-TC: phối hợp mua sắm, cân đối kinh phí, kiểm sốt nghiệp vụ. Sơ đồ quy trình (1)Làm giấy đề nghị nhu cầu (sử dụng tài sản, sửa chữa tài sản) (2a) Thụ lý giấy đề nghị.
Bộ phận đề xuất Phòng Quản Trị Phòng KH-TC Nhà cung cấp Hiệu trưởng
(2b) Phê duyệt ngân sách (2c) Ký duyệt đơn đề nghị (3b) Xét chọn nhà cung cấp (3a) Tìm 1 báo giá (3a) Tìm 1 báo giá (3a) Tìm1 báo giá (3c) QĐ chọn nhà cung cấp (3d) Hợp đồng (4) Giám sát t/hiện Hđồng
(5) Nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận sử dụng, TLHĐ
- T/hợp CT ĐNTT
- Ghi nhận, bcáo. -Lưu CT (6)
Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng tài sản, bộ phận làm đề nghị cung cấp tài
sản hoặc đề nghị sửa chữa gửi phòng QTTB. Chứng từ cụ thể:
- Giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa.
- Chỉ đạo của cấp trên, biên bản đánh giá hiện trạng tài sản cũ…
Bước 2: Phòng QTTB xem xét và tổng hợp đề xuất của đơn vị, rà soát tài sản hiện có xem có thể điều phối nếu có, nếu khơng được mới tính đến việc mua sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phịng QTTB làm giấy đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phịng KH-TC về nguồn tài chính, trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu Hiệu trưởng đồng ý sẽ tiến hành bước 3, không đồng ý sẽ kết thúc quy trình.
Cụ thể trên chứng từ:
- Ký chấp nhận lên giấy đề nghị mua sắm, sửa chữa của bộ phận (trưởng P.QTTB -> trưởng P.KH-TC -> Hiệu trưởng).
Bước 3: P.QTTB, P.KH-TC, bộ phận: mỗi đơn vị tìm một báo giá bất kỳ của
một nhà cung cấp tiềm năng và cùng họp xét chọn nhà cung cấp do P.QTTB chủ trì. Lưu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lượng, hậu mãi, phương thức thanh tốn, giá cả…. sau đó trình Hiệu trưởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng.
Chứng từ cụ thể:
- Báo giá hàng hóa kèm tiêu chuẩn kỹ thuật của các nhà cung cấp tiềm năng. - Biên bản họp xét chọn đơn vị thực hiện.
- Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp (trên 20 triệu đồng). - Hợp đồng (trên 5 triệu)
Bước 4: Phòng QTTB là đầu mối liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, phụ
trách giám sát thực hiện, tổ chức nghiệm thu giao nhận tài sản, thanh lý hợp đồng. Chứng từ cụ thể:
- Báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo giám sát. - Nhật ký thi công (sửa chữa, lắp đặt).
Bước 5: Nhà cung cấp giao hàng hóa cho bộ phận sử dụng dưới sự giám sát
của nhân viên phịng QTTB, kế tốn tài sản. Chứng từ cụ thể:
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, biên nhận, phiếu giao hàng…
Bước 6: Kết thúc việc mua sắm, sửa chữa, P.QTTB tập hợp một bộ chứng từ
bản chính hồn chỉnh và đề nghị P.KH-TC thực hiện tiếp cơng đoạn thanh tốn (thuộc quy trình thanh tốn), lưu trữ bảo quản một bộ chứng từ (bản sao) liên quan đến thủ tục mua sắm, ghi nhận và báo cáo (theo dõi tài sản).
Nhận xét, đánh giá:
Ưu điểm:
- Nhà trường đang trong giai đoạn ưu tiên đầu tư trang thiết bị, cải thiện điều