CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM
3.4.3.3. Hoàn thiện quy trình thanh tốn
Xác định mục tiêu của quy trình:
- Thanh tốn đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời.
- Giảm thiểu các sai sót, gian lận trong q trình lập hồ sơ và thủ tục thanh tốn. Minh bạch, cơng khai chế các độ thanh toán để mọi người cùng tham gia thực hiện kiểm tra giám sát.
- Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.
Đánh giá rủi ro trong quy trình:
- Thanh tốn khơng đúng đối tượng, sai số tiền, sai định mức chế độ quy định. - Chứng từ đề nghị thanh tốn có sai sót, khơng hợp lệ, khơng hợp pháp, hoặc
cố ý gian lận lập chứng từ giả mạo…
- Kiểm sốt thanh tốn khơng phát hiện được sai sót, gian lận mà đồng ý thanh toán dẫn đến phản ánh sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh không trung thực tình hình tài chính.
- Người đề nghị cố ý đề nghị thanh toán chứng từ trùng lắp, hoặc qn khơng đề nghị thanh tốn. Kế tốn thanh tốn trùng lắp hoặc qn khơng thanh tốn, thanh tốn chậm các dịch vụ mua ngồi hàng kỳ.
- Khơng đủ tiền để thanh tốn.
Giải pháp hồn thiện quy trình:
Giữ ngun các bước theo quy trình hiện tại, bổ sung một số thủ tục kiểm soát sau:
- P.TC-HC phối hợp với P.KH-TC soạn thảo quy định biện pháp xử phạt thích đáng và nghiêm túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận thường xuyên xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực. - P.KH-TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn
cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ năng tập hợp chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh toán và truyền thông đến từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web; in phát về bộ phận.
- Trưởng P.KH-TC bố trí thêm người hỗ trợ mảng công việc hiện tại của kế toán thanh toán (KTTT) để tách kiểm soát chi ra khỏi KTTT, vừa đưa thêm người kiểm sốt vào trong quy trình, vừa giảm tải cơng việc cho KTTT.
- P.KH-TC đề xuất các bộ phận bố trí một người chuyên phụ trách tài chính (PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh tốn, làm việc trực tiếp với phịng KH-TC về cơng tác thanh tốn phát sinh của bộ phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.KH-TC tập huấn kỹ năng làm thủ tục thanh tốn sẽ giúp quy trình được vận hành trôi chảy hơn.
- Định kỳ P.KH-TC chủ trì mở các buổi tập huấn về cơng tác thanh tốn để
mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối tượng hay tham gia vào quy trình: PTTC bộ phận, trưởng bộ phận, cán bộ thu mua phòng QTTB….
- Quy định nhiều cùng tham gia thực hiện các công đoạn trong quy trình:
người đề nghị (PTTC), người thực hiện cơng việc, người xác nhận nghiệp vụ (phụ trách bộ phận), người thụ hưởng, người kiểm tra (kiểm soát thanh toán), người lập lệnh thanh toán (KTTT) người xét duyệt (TP.KH-TC), người ký duyệt (Hiệu trưởng), người trả tiền (thủ quỹ, BKNN, ngân hàng)…, việc làm này tuy rườm rà nhưng góp phần kiểm sốt rất tốt các sai sót, gian lận, cùng tham gia kiểm tra giám sát lẫn nhau.
- Đối với công việc đặc thù riêng của từng bộ phận mà khó kiểm sốt thì sử
dụng định mức khoán chi.
- Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm soát chéo các chứng từ kế tốn với kế hoạch, chương trình, thơng tin chung…(hợp đồng thỉnh giảng đối chiếu kế hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu…)
- Các bộ phận, đầu mối là P.KH-TC phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh, dự kiến hết các trường hợp chi tiêu để xây dựng định mức bổ sung vào QCCTNB làm căn cứ kiểm soát và thanh toán.
Lưu đồ chứng từ: