CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trường CĐSPTWTPHCM
3.4.3.6 Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy
Đề xuất một số biện pháp sau:
- Phòng Đào tạo phân công cán bộ thanh tra đào tạo chuyên trách có nhiệm vụ theo dõi quản lý giáo viên hàng ngày.
- Thanh tra đào tạo kết hợp với khoa, bộ mơn có biện pháp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa lịch trình giảng dạy, thời khóa biểu, sổ theo dõi giáo viên, sổ đầu bài… với nhau nhằm phát hiện giáo viên không nghiêm túc thực hiện theo quy định của nhà trường về đảm bảo tiết giảng, giờ giảng; tự ý bỏ tiết, hoặc dạy bù dồn dập làm sinh viên không kịp tiếp thu bài giảng… - P.TC-HC phối hợp với P.Đào tạo xây dựng quy định xử lý giáo viên vi phạm
một cách cụ thể: trừ thi đua, giảm thù lao giảng dạy, không mời thỉnh giảng lần sau…và phổ biến cho các khoa, bộ môn trong trường.
- Ngoài việc lên tiết và dự giờ giáo viên theo kế hoạch, BGH chỉ đạo khoa, bộ mơn, phối hợp với phịng Đào tạo thường xun dự giờ kiểm tra đột xuất để đánh giá đúng thực trạng chất lượng giảng dạy của giáo viên, hơn là dự giờ có sự chuẩn bị trước như hiện nay.
- Yêu cầu giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đủ bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ bồi dưỡng phương pháp sư phạm…ngay lần ký hợp đồng đầu tiên. Trong
hợp đồng thỉnh giảng quy định rõ trách nhiệm và biện pháp xử phạt (giảm
tiền thù lao giảng dạy, ngừng hợp đồng…). Giáo viên thỉnh giảng phải cung cấp đề cương bài giảng cho phòng Đào tạo ngay khi ký hợp đồng.
Trên đây là một số hoạt động kiểm soát thể hiện qua một số quy trình và hoạt động về cơng tác quản lý tài chính – tài sản và cơng tác quản lý đào tạo của trường. Ngồi ra, cịn có nhiều hoạt động kiểm sốt khác, nhưng vì thời gian và năng lực nghiên cứu có hạn, tác giả xin khơng đưa vào luận văn này.
3.4.4 Hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Thơng tin hữu ích rất quan trọng cho việc ra quyết định. Thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp ra quyết định đúng, kịp thời, góp phần đạt được mục tiêu
của tổ chức. Vì vậy, việc thu thập, xử lý thông tin là hết sức cần thiết. Hiện công tác này chưa được quan tâm đúng mức, cần phải có biện pháp để nâng cao vai trị, vị trí của hệ thống thơng tin trong nhà trường, tác giả xin đề xuất một số biện pháp sau:
- Trang bị phần mềm quản lý phù hợp và hiện đại, gồm các module quản lý đào tạo, quản lý tài chính – tài sản, quản lý sinh viên, quản lý thư viện… các module này tích hợp với nhau và xây dựng trên cơ sở dữ liệu mở, theo chương trình đào tạo tín chỉ (xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lý mã môn học, đăng ký học trực tuyến, thu học phí theo tín chỉ, quản lý lớp sinh viên, quản lý lớp môn học…). Trước khi ra quyết định chọn mua phần mềm, phải thuê tư vấn khảo sát nhu cầu trong trường, mã hóa nhu cầu thành ngôn ngữ công nghệ thông tin...
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho cá nhân, tổ chức cụ thể để phụ trách mảng thông tin truyền thông trong phạm vị toàn trường, phạm vi từng đơn vị.
- Nâng cao năng lực thu thập xử lý thông tin và truyền thông của CBGV. Gửi nhân viên hành chính văn thư đi học tập chun mơn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, sau đó có biện pháp kiểm tra đánh giá lại trình độ nếu đạt u cầu thì tiếp tục làm việc, nếu khơng đạt phải sắp xếp chuyển sang công tác khác và có kế hoạch tuyển dụng người có đủ trình độ năng lực chun mơn để thay thế. - Hồn thiện trang web và cập nhật thông tin phổ biến của trường kịp thời lên trang web, chú ý các thông báo về quản lý đào tạo và quản lý sinh viên phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời hơn nữa.
- Xây dựng quy trình truyền thơng thơng tin trong đó chú trọng đến thời gian truyền tin, đường đi của thông tin, đầu mối giao nhận thông tin, lưu trữ dữ liệu. Làm rõ công tác phối hợp, thời gian thực hiện, lưu chuyển chứng từ… trong các quy trình, hoạt động.
- Cải tiến cơng tác văn thư hành chính, u cầu các cơng văn đi phải được rà sốt trước khi truyền thơng ra bên ngồi, các cơng văn đến phải kịp thời xác
định và chuyển đến các đơn vị cần sử dụng thông tin. Yêu cầu các bộ phận
phải lưu trữ văn bản có hệ thống, phải cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn của nhà nước để áp dụng kịp thời, tránh bị sai phạm không tuân thủ. Định kỳ tổ chức kiểm tra hành chính các bộ phận nhằm kịp thời chấn chỉnh vào nề nếp.
- Tập huấn và phổ biến ứng dụng các tiện ích của mạng internet cho tất cả mọi người và ứng dụng làm phương tiện thu thập thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận.
- Thơng tin phải được cụ thể hóa rõ ràng bằng văn bản, chứng từ dùng làm căn cứ thực hiện. Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định của nhà trường và phổ biến rộng rãi đến toàn thể CBGV để mọi người biết và thực hiện theo.
3.4.5 Hồn thiện cơng tác giám sát
Thành lập phịng Thanh tra chun trách có chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động trong nhà trường.
Bồi dưỡng nghiệp vụ, kiến thức cơ bản liên quan đến công tác đào tạo, tài chính kế tốn…cho cán bộ thanh tra.
Phịng Thanh tra phải xây dựng cơ chế giám sát một cách tồn diện, sao cho mọi cơng việc, mọi hoạt động, mọi cá nhân, tổ chức đều được giám sát chặt chẽ. Định kỳ hoặc đột xuất có các báo cáo đánh giá, có kiến nghị cụ thể gửi BGH chỉ đạo giải quyết.
3.4.6 Các giải pháp hỗ trợ khác nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB 3.4.6.1 Đả thông tư tưởng cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên
HTKSNB được con người trong tổ chức đặt ra để kiểm soát hành vi của họ, ngăn ngừa và phát hiện, xử lý các sai phạm nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Trong lĩnh vực cơng, khơng có một người chủ cụ thể thực sự mà chỉ chung chung là tập thể người lao động, thì việc đặt ra và vận hành được một HTKSNB hữu hiệu là vấn đề không mấy dễ dàng, bởi chẳng ai muốn tự mình trói buộc mình, họ cảm thấy tự ái, khó chịu khi bị người khác kiểm sốt, cảm thấy gị bó trong khn khổ các quy định, cảm thấy xấu hổ khi bị phát hiện sai phạm...
Quan điểm và nhận thức của BGH về hoạt động kiểm sốt có tác động rất lớn đến mơi trường kiểm sốt. Vì vậy, BGH cần nhận thức rõ vấn đề này để thơng qua đó có những hành động thiết thực nhằm làm tốt cơng tác đả thông tư tưởng cho cán bộ quản lý và giáo viên, nhân viên, sao cho họ chấp nhận có HTKS, vận hành HTKS và cùng chịu sự kiểm soát chung của nhà trường.
3.5.6.2 Tập huấn cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt về KSNB
BGH chỉ đạo P.TC-HC liên hệ mở lớp tập huấn kiến thức chung về KSNB, trong đó làm rõ chức năng, vai trò, các yếu tố, tác dụng…của KSNB, cách thiết lập, hoàn thiện, và vận hành HTKS… cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt các phòng ban, CBGV tham gia vào cơng tác hồn thiện HTKSNB để mọi người có cái nhìn tổng quát, nhận thấy sự cần thiết phải có một HTKSNB tốt và vận hành nó đúng theo yêu cầu thiết kế.
3.5.6.3 Tập trung nguồn lực trong việc thực hiện cơng tác KSNB
Phát huy sức trẻ, tính năng động, nhiệt tình, dễ thích nghi và ít ngại bị kiểm sốt…của đội ngũ nhân sự trẻ, phân cơng đội ngũ này vào các chốt kiểm soát chủ yếu, là người làm chủ yếu trong các quy trình hoạt động (giáo vụ khoa, nhân viên hành chính các bộ phận, kiểm soát thanh toán…).
Tập trung đầu tư thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác KSNB, trang bị phần mềm, hệ thống máy tính để làm việc và quản lý theo dõi công việc…trang bị cơ sở vật chất phục vụ giảng dạy và làm việc được tốt hơn.
Cân đối tài chính để thực hiện việc xây dựng các quy chế, quy định, mua sắm tài sản phục vụ nhu cầu kiểm soát, thực hiện các chính sách động viên khuyến khích người lao động, nhưng phải cân nhắc dựa trên quan điểm cân đối lợi ích và chi phí.
Tuy nhiên, việc đầu tư trang thiết bị, cũng như các công cụ sử dụng đến nguồn tài chính phải cân nhắc thận trọng trước khi ra quyết định vì sẽ ảnh hưởng đến khả năng cân đối nguồn tài chính hiện nay của nhà trường.
3.5.6.4 Thành lập Ban Kiểm soát chịu trách nhiệm việc tổ chức lại hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường.
Phải có một nhóm người chịu trách nhiệm tổ chức việc cải thiện HTKSNB hiện hành, giám sát thực hiện. Vì vậy, việc thành lập ban kiểm soát là cần thiết.
Ban kiểm sốt có nhiệm vụ lên kế hoạch triển khai, tập hợp nguồn lực để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, tiến hành tổ chức lại thành HTKSNB mới, đồng thời theo dõi sự vận hành, giám sát hệ thống và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện mới. Tham gia trong ban phải có các cán bộ quản lý liên quan đến các mắt xích hoạt động trong hệ thống (Ban thanh tra, cán bộ quản lý các phòng ban), phải thuê chuyên gia tư vấn thì kết quả mới đạt được đến nơi đến chốn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong KSNB, nhân tố con người là hết sức quan trọng, do đó, phải tạo ra được những con người biết đặt lợi ích tổ chức lên trên lợi ích cá nhân, sống và làm việc có trách nhiệm, vì mục tiêu chung của nhà trường. Trong đó, Ban lãnh đạo bao phải là những người tiên phong.
Giải pháp hoàn thiện dựa trên việc đánh giá thực trạng để tìm ra các điểm yếu của HTKS hiện tại, dựa trên các căn cứ về pháp lý và nội lực của nhà trường nhằm tập trung vào tất cả các yếu tố của HTKS, bao gồm:
- Hồn thiện mơi trường kiểm sốt, - Hồn thiện đánh giá rủi ro,
- Hoàn thiện hoạt động kiểm sốt, trong đó tập trung vào một số quy trình và hoạt động quản lý tài chính – tài sản và quản lý đào tạo,
- Hoàn thiện thơng tin và truyền thơng, - Hồn thiện công tác giám sát,
- Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo điều kiện tiến hành các giải pháp trên.
KẾT LUẬN
Ngành Giáo dục đang trong giai đoạn tập trung cải cách quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo, được thể hiện rất rõ qua việc xác định chủ đề năm học 2009- 2010 của Bộ GD&ĐT: “Năm học đổi mới quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục”.
Trước tình hình đó, trường CĐSPTWTPHCM đã đưa ra phương hướng năm học 2009-2010, tập trung vấn đề cải cách quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và triển khai về các đơn vị trong nhà trường.
Đổi mới quản lý cơ bản phải đi vào đổi mới biện pháp, cách thức quản lý,
đổi mới các hoạt động kiểm sốt, các chính sách thủ tục hiện hành, do đó cần tập
trung vào đổi mới hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhà trường. Đổi mới quản lý sẽ góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Thông qua nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và thực trạng HTKSNB của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM, tác giả nhận thấy HTKSNB của nhà trường còn nhiều khiếm khuyết, thể hiện trong tất cả các yếu tố của hệ thống: môi trường kiểm sốt cịn chưa tốt, hầu như không quan tâm đến công tác đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm sốt cịn lỏng lẻo, công tác thông tin truyền thơng và giám sát cịn chưa được quan tâm đúng mực. Do đó, HTKSNB khơng phát huy được vai trị hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà trường, vì vậy cần phải có giải pháp hồn thiện.
Để hoàn thiện HTKSNB phải tập trung hoàn thiện các yếu tố cấu thành hệ thống bằng các giải pháp cụ thể và thiết thực, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
- Cải thiện môi trường kiểm sốt. - Hồn thiện đánh giá rủi ro, - Hồn thiện hoạt động kiểm sốt, - Hồn thiện thơng tin và truyền thơng, - Hồn thiện cơng tác giám sát,
- Và một số giải pháp hỗ trợ khác nhằm tạo tiền đề để triển khai việc hoàn thiện HTKSNB được thuận lợi và hiệu quả.
1. Bộ Giáo dục & Đào tạo (2007), Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục SREM. 2. Bộ Giáo dục & Đào tạo (2009), Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai
đoạn 2009 – 2014.
3. Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn – Kiểm tốn, trường Đại học Kinh tế
TP.HCM (2006), Kiểm toán xuất bản lần thứ tư, Nhà xuất bản lao động xã hội, TP.HCM.
4. Nguyễn Ngọc Dung, Võ Văn Nhị, Nguyễn Xuân Hưng, Vũ Duy Sanh (2002),
Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp
cơ sở, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM.
5. TS. Vũ Hữu Đức (2007), “Tăng cường KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực cơng – nhìn từ góc độ kiểm toán nhà nước”, chuyên đề đăng trên trang web của Hội Kế toán TP.HCM http://www.vaa-hcmc.org.vn
6. Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất bản thống kê, TP.HCM.
7. Nguyễn Thanh Huyền (2005), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại cơ
quan Bảo hiểm xã hội TP.HCM, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học
Kinh tế TP.HCM.
8. Tài liệu của trường CĐSPTWTPHCM về các quy chế, quy định nội bộ, báo cáo tự đánh giá, các báo cáo nội bộ khác.
9. Tài liệu trên internet: www.mof.gov www.moet.edu.vn
Tiếng Anh
10. Victor Z. Brink and Herbert Witt (1982), Modern internal auditing –
Appraising operations and controls, USA.
Bảng PL 2.0 1: Một số chỉ số cơ bản của trường CĐSPTWTPHCM – năm 2009
Một số biểu mẫu trong hoạt động quản lý tài chính – tài sản (chứng từ kế toán)
1 Phiếu thu 2 Phiếu chi
3 Giấy đề nghị thanh toán 4 Giấy thanh toán tạm ứng
5 Bảng kê thanh tốn cơng tác phí 6 Giấy đề nghị
7 Quyết định chọn đơn vị thực hiện
8 Ví dụ một bộ chứng từ thanh toán nghiệp vụ mua hàng, bao gồm: 8.1 Phiếu trình
8.2 Báo giá (của nhà cung cấp tiềm năng) 8.3 Biên bản xét chọn đơn vị
8.4 Hợp đồng
8.5 Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 8.6 Hóa đơn
8.7 Giấy đề nghị chuyển tiền 8.8 Giấy rút dự toán ngân sách
Một số biểu mẫu trong hoạt động quản lý đào tạo:
1. Chương trình đào tạo cử nhân cao đẳng Sư phạm Mầm non 2 Thời khóa biểu
3 Danh sách giảng viên tham gia giảng dạy (đính kèm thời khóa biểu) 4 Phiếu ý kiến phản hồi người học
Phụ lục chương 3
1. PL 3.01 Bảng mô tả công việc
2 PL 3.02 Danh sách CBGV trường CĐSPTWTPHCM tại ngày 1/1 3 PL 3.03 Bảng chấm công (trong tháng)
4 PL 3.04 Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong kỳ 5 PL 3.05 Bảng tổng hợp ngày công lao động trong kỳ 6 PL 3.06 Bảng thanh toán tiền lương (Bảng lương)
7 PL 3.07 Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong kỳ 8 PL 3.08 Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản
9 PL 3.09 Biên bản điều chuyển tài sản nội bộ 10 PL 3.10 Sổ theo dõi tài sản điều chuyển nội bộ
Tỷ lệ giảng viên cơ hữu trên tổng số cán bộ cơ hữu (%): 63% Tỷ lệ giảng viên cơ hữu có trình độ tiến sĩ trở lên trên tổng số giảng viên
cơ hữu của nhà trường (%):