CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2.6 Đánh giá về hệ thống KSNB
Đánh giá về mơi trường kiểm sốt
Trường đã tạo dựng được truyền thống giá trị đạo đức đáng quý của ban lãnh đạo cũng như CBGV qua nhiều thế hệ, góp phần tạo niềm tin về một tổ chức không tiêu cực, tham ô, tham nhũng, biển thủ của cơng. Ban lãnh đạo mong muốn có một
đội ngũ CBQL có năng lực, có chun mơn, có kỷ luật đã thật sự là một yếu tố
thuận lợi để tạo nên mơi trường kiểm sốt tốt hơn.
Tuy nhiên, với những đặc điểm tác giả đã trình bày trên phần thực trạng, mơi trường kiểm sốt vẫn cịn hạn chế ở một số khía cạnh sau:
Ban lãnh đạo sống giàu tình cảm, chan hịa thương yêu nhân viên, tôn trọng dân chủ quá… đã làm mất đi cái đầu lạnh đôi lúc cần phải có của người lãnh đạo để phán quyết, xử lý vấn đề kịp thời (vì vấn đề ln liên quan đến một cá nhân, nhóm người, hay tổ chức nào đó).
Nhân viên thiếu tính chun nghiệp. Cơ cấu đội ngũ khơng đồng đều về tuổi, về trình độ, về ngành đào tạo… cũng là vấn đề khó khăn để thực hiện các thủ tục kiểm soát. Việc phân công phân nhiệm chưa được chi tiết, rõ ràng, tất yếu dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, né tránh công việc, ách tắc, chậm trễ…
Không mạnh dạn sắp xếp lại lao động, tình trạng vừa thiếu vừa thừa lao động đã gây ra sự lãng phí về tiền bạc, kém hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực.
Chính sách nhân sự, trong đó, nổi cộm là vấn đề khen thưởng và kỷ luật, không những không tạo ra được động lực thúc đẩy người lao động làm tốt, làm đúng mà cịn có tác dụng ngược lại, gây tiêu cực lan truyền trong một số CBGV, ảnh hưởng rất lớn đến khả năng thực hiện các hoạt động kiểm soát.
Đánh giá về các hoạt động kiểm sốt
Một số quy trình hoạt động được thể hiện bằng văn bản trong quy chế tổ chức và hoạt động của trường, tuy nhiên thực tế các quy trình thuộc cơng tác quản lý tài chính – tài sản chưa được triển khai áp dụng triệt để, mà vẫn đang được người thực hiện ưu tiên xử lý theo kinh nghiệm, theo thói quen, dựa trên nền tảng kế thừa, có sự linh hoạt trong từng trường hợp cụ thể (sự linh hoạt có thể là tốt hoặc chưa tốt, do đó, khi tuân thủ theo quy trình nên tránh sự linh hoạt khơng cần thiết, sự linh hoạt nếu bị lạm dụng sẽ làm thiếu tính thống nhất). Nhiệm vụ đào tạo là nhiệm vụ
trọng tâm của nhà trường, do đó, rất được ban lãnh đạo quan tâm. Các hoạt động kiểm soát hoạt động đào tạo nhìn chung được thực hiện tốt hơn.
Các thủ tục kiểm soát được cài đặt trong quy trình đang áp dụng đã phần nào giảm thiểu sai sót và gian lận, nghĩa là có dấu hiệu tích cực. Tuy nhiên, các quy trình hiện chưa quan tâm đến mặt kiểm sốt hiệu quả tài chính, kiểm sốt việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và vẫn còn nhiều chỗ chưa chặt chẽ.
Vấn đề về hệ thống các quy chế, quy định của nhà nước cũng như nội bộ nhà trường chưa được đầy đủ, hoặc thiếu rõ ràng (Quyết định 64/2008/QĐ-BGDĐT quy định chế độ làm việc đối với giảng viên giảng dạy tại các cơ sở giáo dục đại học còn thiếu quy định cho giáo viên các khoa SPAN, APMT) cũng gây khó khăn khi áp dụng thực tế. Nhà trường thiếu các quy định xử phạt cũng như động viên khen thưởng kịp thời hoặc nếu có cũng khơng thực hiện xử lý theo quy định, do đó đã khơng phát huy được tác dụng của văn bản, không thể hiện quyền lực của tổ chức, không tạo ra được đội ngũ nhân viên có tính tn thủ cao… góp phần làm cho hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng đạt được sự hữu hiệu.
Đánh giá về thông tin và truyền thông:
Việc thu thập và xử lý thông tin và truyền thông trong nhà trường cơ bản đã phục vụ được quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, cần chú ý hơn đến việc truyền thông. Truyền thơng cịn chưa được thơng suốt, cịn ách tắc, chậm trễ làm thơng tin thiếu tính kịp thời, giảm giá trị. Cịn nhiều người chưa nắm được các quy định luật lệ, quy trình hoạt động, chưa hiểu rõ cơng việc của mình phải phối hợp như thế nào làm ảnh hưởng đến kết quả cơng việc. Do đó, việc nâng cao hiệu quả của truyền thông thông tin là việc làm hết sức cần thiết và cấp bách của nhà trường hiện nay.
Đánh giá về công tác giám sát:
Giám sát hiện cịn rất lỏng lẻo. Giám sát chỉ mang tính hình thức chứ chưa đi vào thực chất. Bộ phận giám sát chủ yếu là các ban Thanh tra, nhưng không đủ mạnh, không đủ năng lực để thực hiện chức năng này. Cán bộ trong các ban thanh tra chỉ phụ trách kiêm nhiệm thêm và một số là cán bộ quản lý các phịng ban, do đó khơng có thời gian tập trung quan tâm đến cơng việc. Hoặc khi giám sát đã phát
hiện được chỗ hổng, chỗ yếu của quy trình hoạt động, nhưng việc đi đến biện pháp hoàn thiện, bổ sung cũng chưa thực sự được quan tâm thích đáng
Đánh giá chung về tính hữu hiệu của hệ thống
Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM hiện nay đang trong tình trạng đã xây dựng được hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, trong các quy chế còn thiếu nhiều các cơ chế kiểm soát và chưa được quan tâm thực hiện triệt để, do đó, chưa thể hiện tốt chức năng kiểm sốt.
Nhưng nhìn chung, HTKSNB tại trường cũng đã phần nào phát huy tác dụng ngăn ngừa và phát hiện các sai sót, gian lận. Tuy nhiên, cần phải hoàn thiện nhiều hơn nữa để HTKSNB thật sự là công cụ quản lý hiệu quả, giúp hệ thống vận hành thông suốt, nhà trường đạt được mục tiêu đề ra. Muốn vậy, cần phải có một nỗ lực cần thiết và lòng quyết tâm của cả tập thể, đứng đầu là Ban Giám hiệu để tập trung nguồn lực nhằm cải thiện, vận hành hệ thống KSNB đúng theo thiết kế, đảm bảo có một HTKSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua 33 năm hình thành và phát triển, trường CĐSPTWTPHCM từ chỗ là một trường đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung cấp đến nay đã phát triển thành trường cao đẳng với 6 ngành nghề đào tạo.
Kể từ 2003, nhà trường được giao quyền tự chủ tài chính và biên chế, tự cân đối chi tiêu sao cho vừa đảm bảo hoạt động tốt hoàn thành nhiệm vụ được giao, vừa sử dụng tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động. Ban lãnh đạo đã bắt đầu quan tâm hơn đến hiệu quả kinh tế, quan tâm đến vấn đề kiểm soát. Các quy chế, quy định trong nhà trường ngày càng được bổ sung hoàn thiện, trong đó, nổi bật là 2 sản sản phẩm giá trị: Quy chế chi tiêu nội bộ ban hành năm 2003, sửa đổi bổ sung qua từng năm, Quy chế tổ chức và hoạt động được ban hành năm 2007 làm cơ sở để hệ thống kiểm soát hoạt động ngày càng tốt hơn.
HTKSNB của trường hiện đã được thiết lập về cơ bản, đã có các quy chế, quy trình, nội quy hướng dẫn cụ thể, nhưng lại chưa được vận dụng vào thực tế, các
quy định đó hầu như chỉ tồn tại trên giấy tờ, khơng phát huy vai trị, vì thế,
HTKSNB chưa đạt yêu cầu như mong đợi, nhất là trong mảng tài chính – tài sản. Nguyên nhân làm HTKSNB chưa thực sự hữu hiệu và hiệu quả là do chính sự hạn chế trong từng yếu tố cấu thành nên hệ thống:
- Mơi trường kiểm sốt nhìn chung cịn chưa tốt, tập trung chủ yếu ở năng lực nhân viên chưa đồng đều, thiếu tính chuyên nghiệp nên rất khó để áp dụng các thủ tục kiểm sốt; cơ chế phân công phân nhiệm chưa rõ ràng cụ thể, cịn chồng chéo nhiệm vụ hoặc khơng thể quy trách nhiệm cụ thể trong một số trường hợp; chính sách nhân sự chưa động viên được người lao động làm việc nhiệt tình và trách nhiệm. Mơi trường kiểm sốt còn yếu về biện pháp quản lý con người, cần phải tìm giải pháp khắc phục.
- Cơng tác đánh giá rủi ro khơng được quan tâm, do đó, khó để nhận biết các
mối đe dọa mục tiêu nhà trường hiện nay là gì, vì vậy, chưa thể đưa ra các
biện pháp kiểm soát phù hợp với tình hình mới.
- Các thủ tục kiểm sốt hầu hết được thiết lập từ lâu, chỉ đưa ra được các biện pháp kiểm soát cơ bản nhất, do đó, trong nhiều trường hợp, sự kiểm sốt khơng tồn tại và cần phải có biện pháp bổ sung.
- Công tác thông tin và truyền thông cũng chưa được quan tâm đúng mực. - Chưa có bộ phận giám sát chuyên trách và có kỹ năng chun mơn nghiệp
vụ, do đó, chưa làm tốt công tác kiểm tra giám sát để đánh giá hệ thống, bổ sung thiếu sót... nhằm cải thiện hệ thống.
Tình hình trên làm nổi bật lên yêu cầu cấp thiết phải hồn thiện HTKSNB để nó thực sự là một cơng cụ hỗ trợ quản lý có hiệu quả.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH
KSNB thật sự cần thiết giúp nhà trường đạt được các mục tiêu đề ra. Qua khảo sát thực trạng tác giả nhận thấy hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM cịn nhiều bất cập, thể hiện trong hầu hết các yếu tố cấu thành của hệ thống, chứng tỏ HTKSNB hiện tại còn thể hiện sự lỏng lẻo, yếu kém cần phải hoàn thiện.