II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp
Mục tiêu: Các mục tiêu thuộc nghiệp vụ này chủ yếu thuộc về mục tiêu hoạt động:
- Lựa chọn những nhà cung cấp cĩ khả đáp ứng được nhu cầu của doanh
23
- Mua hàng từ những nhà cung cấp hợp pháp và tuân thủ theo pháp luật, những
quy định và hợp đồng
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Nhà cung cấp khơng được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ khơng đánh giá
lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm và hậu mãi.
- Thơng tin về những hành vi gian lận hoặc sai trái của nhà cung cấp được
cung cấp khơng chính xác.
Hoạt động kiểm sốt
- Điều tra và cập nhật định kỳ các thơng tin về khả năng của nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn và thời hạn thanh tốn), điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu.
- Cập nhật định kỳ các thơng tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm
- Xem xét và xét duyệt các đơn đặt mua hàng: giám đốc sản xuất cần phải xét duyệt đơn đặt mua nguyên vật liệu trước khi đơn đặt mua nguyên vật liệu gởi đến nhà cung cấp. So sánh nhu cầu của thị trường và lượng tồn kho nguyên vật liệu nhằm xây dựng kế họach sản xuất kịp thời, khơng để tồn đọng nguyên vật liệu quá lớn.
- Giám sát loại nguyên vật liệu dùng trong sản xuất như nguyên vật liệu nhập kho cĩ đạt tiêu chuẩn theo u cầu sản xuất hay khơng, ngun vật liệu cĩ được bảo quản tốt khơng. Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất hàng lọat, nguyên vật liệu cần phải xuất qua phịng thí nghiệm để đưa ra cơng thức sản xuấr, …
24
- Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại: lý do nguyên vật liệu mua bị trả lại, do nguyên vật liệu khơng đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất?
- Cập nhật dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp và các quyết định lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp. Đối với nhà cung cấp khơng đáp ứng kịp thời hoặc cung cấp nguyên vật liệu khơng đạt chất lượng, cần phải xem xét cĩ thể thay đổi, tìm nhà cung cấp khác đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu nhằm khơng bị động trong kế họach sản xuất
- Sử dụng sự phân tích dài hạn cần thiết: so sánh nhu cầu nguyên vật liệu theo quý, năm nhằm xác định giai đọan cĩ nhu cầu cao, xác định nhà cung cấp uy tín, …
II.1.2 Mua hàng
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Những mặt hàng đã đặt phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật. - Giá cả, số lượng và thời gian đặt hàng thích hợp
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính
- Ghi nhận các đơn đặt hàng một cách đầy đủ và chính xác
- Ngăn chặn việc sử dụng trái phép đơn đặt hàng
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Tiêu chuẩn kỹ thuật khơng phù hợp cĩ thể khơng đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất
- Thơng tin giá cả lỗi thời hoặc khơng chính xác là ngun nhân làm biến động giá thành sản xuất. Nếu cập nhật kịp thời thơng tin giá cả, nhà sản xuất cĩ thể chủ động tích trữ nguyên vật liệu để ổn định sản xuất.
25
- Thiếu thơng tin hoặc thơng tin khơng chính xác về lượng hàng tồn kho hoặc nhu cầu sản xuất: nhà sản xuất sẽ bị động trong sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu, thành phẩm tồn quá lớn thì nhà sản xuất bị chết vốn. - Thơng tin trên đơn đặt hàng khơng rõ ràng hoặc khơng đầy đủ, do đĩ nhà cung cấp cĩ thể cung cấp khơng kịp thời sẽ bị động trong sản xuất, hoặc nguyên vật liệu cĩ thể khơng đạt tiêu chuẩn sản xuất.
- Đơn đặt mua hàng cĩ thể bị thất lạc, đơn đặt hàng khơng được ghi nhận vào hệ thống kịp thời thì sẽ khĩ xác định được nhu cầu ngun vật liệu: thừa hoặc thiếu, hoặc khơng theo dõi được hàng hĩa đã đặt hay chưa.
Hoạt động kiểm sốt
- Giám sát và phân tích những vấn đề của sản phẩm liên quan đến các đặt tính kỹ thuật, ví dụ: so sánh dữ liệu kỳ hiện hành về sự tắc nghẽn sản phẩm, sự giảm tốc độ sản xuất và giá cả nguyên vật liệu và sự thay đổi số lượng với kỳ trước, dữ liệu của ngành, ngân sách hoặc mục tiêu được thiết lập trước đĩ. - Thơng báo về đặc tính kỹ thuật của sản phẩm cho nhân viên thu mua. - Đánh giá và xem xét sự tương thích của hợp đồng và đơn đặt hàng. - Thực hiện đấu giá định kỳ.
- Xem xét khối lượng hàng mua bằng cách xác định tổng nhu cầu NVL, kết hợp đơn đặt hàng để xác định khối lượng chiết khấu.
- Giám sát sự thay đổi giá cả nguyên vật liệu.
- Duy trì việc ghi nhận hàng tồn kho thường xuyên, chính xác
- Lịch sản xuất định kỳ, thơng tin hàng tồn kho và yêu cầu của đơn đặt hàng phải tương thích với nhau
- Đánh số, kiểm đếm đơn đặt hàng và kiểm tra định kỳ việc vào hệ thống. Điều tra việc nhập hệ thống bị chậm trễ
26
- Thơng tin nhận hàng và thơng tin đơn đặt hàng phải tương thích với nhau và phù hợp với các đơn đặt hàng đang lưu hành
- Giám sát nhà cung cấp thực hiện: thời hạn giao hàng, theo sát những nhà cung cấp thực hiện khơng đúng hợp đồng. Quản lý số lượng hàng nhập, đơn đặt hàng và việc thanh tốn với nhà cung cấp.
II.1.3 Quản lý nhận hàng
Mục tiêu: Các mục tiêu của nghiệp vụ này liên quan đến nhĩm mục tiêu hoạt động và liên quan đến nhĩm mục tiêu báo cáo tài chính
- Bảo đảm rằng vật liệu nhập về và những thơng tin liên quan đã được xử lý và cung cấp ngay cho bộ phận sản xuất, kho và các bộ phận khác
- Lập chứng từ đầy đủ và chính xác về lượng hàng hĩa đã nhận và hồn trả nhà cung cấp.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Bộ phận nhận hàng khơng nhận được thơng tin về kế hoạch và thời gian nhận hàng, hoặc khơng nhận được thơng tin về nhu cầu nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất
- Nguyên vật liệu nhập kho khơng được cập nhật vào hệ thống kịp thời, chính xác.
- Đơn đặt mua hàng bị thất lạc hoặc khơng chuyển đến cho bộ phận mua hàng - Mất giấy báo nhận hàng hoặc chứng từ gởi hàng đi (hàng trả lại cho nhà cung
cấp).
Hoạt động kiểm sốt
- Nắm bắt đầy đủ kế hoạch, thời gian và nhu cầu nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất
27
- Tổng hợp tất cả nhu cầu nguyên vật liệu và báo cáo định kỳ cho bộ phận nhận hàng
- Giám sát những vấn đề của sản xuất khi khơng đủù nguyên vật liệu - Kiểm tra định kỳ việc cập nhật thơng tin nhận hàng vào hệ thống - Lưu giữ các đơn đặt mua hàng khơng ghi rõ ngày hết hạn nhận hàng
- Các đơn đặt hàng nên đánh số thứ tự và điều tra các đơn đặt mua hàng bị thất lạc
II.1.4 Nhận hàng
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Chỉ nhận hàng hĩa đã được đặt mua.
- Chỉ nhận những nguyên vật liệu phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật đặt mua.
Mục tiêu: Các mục tiêu liên quan đến báo cáo tài chính
- Đảm bảo rằng nguyên vật liệu chuyển từ phịng thu mua đến các bộ phận kho, bộ phận kế tĩan được ghi chép đầy đủ.
- Đảm bảo rằng thơng tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt mua được cập nhật chính xác để phản ánh việc nhận hàng là đầy đủ.
- Chứng từ mua hàng đầy đủ và chính xác: lượng hàng nhập kho phù hợp Phiếu giao hàng, hĩa đơn của nhà cung cấp.
- Tiêu chuẩn hàng hĩa phải được chuyển đến bộ phận sản xuất và bộ phận kiểm nghiệm.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Thơng tin đơn đặt mua hàng khơng được thơng báo cho bộ phận mua hàng. - Đặt mua vật liệu khơng đủ tiêu chuẩn.
- Thủ tục ln chuyển khơng cĩ các chứng từ đi kèm hoặc chứng từ luân chuyển cĩ thể bị thất lạc.
28
- Thơng tin liên quan đến việc nhập xuất ngun vật liệu cĩ thể khơng được
cập nhật kịp thời hoặc khơng chính xác
- Thủ tục nhập xuất hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật khơng phù hợp
- Phiếu yêu cầu cĩ thể bị thất lạc
- Ngun vật liệu khơng cĩ phiếu yêu cầu vẫn được giao
Hoạt động kiểm sốt
- So sánh vật liệu nhận được (số lượng) với đơn đặt mua hàng. Khơng nhận các vật liệu khơng cĩ trong đơn đặt hàng.
- Lưu danh sách vật liệu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật mà đã được sử dụng để kiểm tra hàng hĩa
- Giám sát các vấn đề sản xuất liên quan đến chất lượng vật liệu
- Yêu cầu chứng từ luân chuyển vật liệu phải được chuyển từ phịng thu mua đến các bộ phận liên quan.
- Chứng từ nhận hàng phải được đánh số và kiểm tra các chứng từ bị thất lạc - Thực hiện việc kiểm đếm định kỳ và ghi nhận sự chênh lệch, kiểm tra sự chênh lệch phát sinh
- Lưu giữ hàng hĩa thực nhận vượt sổ sách, tách riêng và ghi sổ số lượng hàng vượt.
- Kiểm tra định kỳ các đơn đặt mua
- Kiểm tra định kỳ thơng tin của nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt hàng - Đảm bảo rằng chứng từ nhập xuất hàng tồn kho hoặc chứng từ của nhân viên
kiểm định đã được nhận đầy đủ
- Nguyên vật liệu chỉ được luân chuyển cho sản xuất khi nĩ phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật.
29
II.1.5 Thanh tĩan
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính
- Lựa chọn những nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. - Xác định các khoản chiết khấu
- Ghi nhận chính xác hàng mua trả lại hoặc giảm giá hàng mua. - Đảm bảo các khoản phải trả được ghi nhận đầy đủ và chính xác
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Nhà cung cấp khơng được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ đánh giá lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, yêu cầu về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm,
- Chứng từ nhận hàng cĩ thể bị thất lạc hoặc khơng đúng hạn.
- Nhập dữ liệu khơng chính xác: cập nhật khơng đầy đủ đối với hàng hĩa bị trả lại
- Ghi nhận các khoản nợ khơng phù hợp
Hoạt động kiểm sốt
- Điều tra và cập nhật định kỳ các thơng tin về khả năng nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn và thời hạn thanh tốn), sự thỏa mãn của khách hàng trước đây và hiện tại, điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu.
- Cập nhật định kỳ các thơng tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm
- Giám sát chất lượng nguyên vật liệu dùng trong sản xuất - Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại
30
- Cập nhật dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp và các quyết định lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp.
- Đánh số và ghi sổ đối với các đơn hàng trả lại. Đảm bảo đơn hàng bị trả lại phải phù hợp với giấy báo cĩ của nhà cung cấp.
- Theo dõi sát sao các đơn hàng bị trả lại, đối chiếu với báo cáo nhận hàng, hĩa đơn và biên bản xử lý. Cơng việc này do một nhân viên độc lập với kế tốn cơng nợ phải trả thực hiện.
- Điều chỉnh cơng nợ phải trả sau khi đối chiếu với nhà cung cấp, kiểm tra sổ cái nợ phải trả cùng với các nghiệp vụ mua hàng và thanh tốn tiền.
- Giải quyết chênh lệch khoản phải trả giữa sổ sách và thực tế.
II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN II.2.1 Bán hàng và marketing
II.2.1.1 Quản lý hoạt động marketing
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Xây dựng chiến lược marketing với các yếu tố sau: khả năng cạnh tranh, quy định của pháp luật, mơi trường kinh doanh và các yếu tố khác cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động marketing của doanh nghiệp và những thay đổi tiềm tàng của các yếu tố này.
- Xác định khách hàng tiềm năng và hiện hữu, phát triển chiến lược marketing. - Duy trì hệ thống phân phối cho khách hàng đúng lúc, trên cơ sở chi phí phân
phối thấp nhất.
- Thơng tin trên thị trường về quy trình sản xuất sản phẩm mới, nhà sản xuất.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
31
- Thơng tin liên quan đến giá cả, sản phẩm, những khách hàng tiềm năng hoặc thực tế, quảng cáo và khuyến mãi khơng cĩ sẵn, kịp thời và chính xác.
- Hệ thống phân phối yếu kém
- Thiếu thơng tin chính xác về sản phẩm cạnh tranh, sản phẩm tiềm năng.
Hoạt động kiểm sốt
- Duy trì kinh nghiệm marketing trong lĩnh vực của doanh nghiệp.
- Giám sát những hoạt động liên quan đến pháp lý mà cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp
- Nghiên cứu thị trường, giám sát và phân tích kinh tế, khách hàng và xu hướng của ngành, sự tồn tại của sản phẩm cạnh tranh, sự phát triển của các sản phẩm và xác định thị phần, tìm hiểu sự đổi mới kỹ thuật của đối thủ cạnh tranh, sự chấp nhận hoặc ưu đãi khách hàng đối với sự đổi mới này
- Đánh giá chính sách giá cả, so sánh giá cả và sản phẩm với đối thủ cạnh tranh
- Đánh giá hiệu quả của chiến lược quảng cáo và khuyến mãi.
- Thơng tin về năng lực sản xuất, làm nổi bật hoặc giới thiệu sản phẩm mới được sản xuất bằng cơng nghệ tiên tiến
- Xác định và đánh giá việc sắp xếp các nhà phân phối
- Thơng tin cho các nhà phân phối về khách hàng để việc giao hàng được đảm bảo kịp thời
II.2.1.2 Quản lý hoạt động bán hàng
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Thực hiện chiến lược marketing - Thiết lập mục tiêu bán hàng
32
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Bộ phận bán hàng khơng được thơng báo về chiến lược marketing - Bộ phận bán hàng khơng quan tâm đến chiến lược marketing - Bộ phận bán hàng khơng xác định được khách hàng tiềm năng.
- Nhân viên bán hàng thiếu hiểu biết về đặc tính và lợi ích của sản phẩm - Thơng tin về khách hàng khơng đầy đủ và chính xác
- Nhân viên bán hàng thiếu sáng tạo. - Các đơn đặt hàng bị thất lạc
Hoạt động kiểm sốt