II.2.1 Cơng ty TNHH ABC
Cơng ty ABC là một Cơng ty sản xuất chế biến thức ăn gia súc chiếm thị phần khá lớn trên thị trường Việt Nam. Cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi trên 10.000.000 USD, hoạt động từ năm 1996. Cơng ty cĩ hệ thống đại lý trên tồn quốc và các chi nhánh tiêu thụ rải rác từ miền Đơng sang miền Tây và các tỉnh miền Trung. Nhà máy chính của Cơng ty đặt tại tỉnh Đồng Nai.
39
Đánh giá tổng thể
Mua nguyên vật liệu
Cơng ty TNHH ABC rất quan tâm đến việc thu mua nguyên liệu và hoạt động bán hàng do nguyên liệu trong nước khơng đủ cung ứng và chất lượng thấp nên khơng đáp ứng yêu cầu sản xuất, mà cơng ty phải nhập nguyên liệu từ nước ngồi. Kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên liệu được cơng ty phổ biến đầy đủ và rõ ràng cho bộ phận thu mua, cũng như kế hoạch doanh thu được Cơng ty thiết lập từ rất sớm để bộ phận kinh doanh xây dựng phương hướng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Tiêu thụ
Lượng khách hàng của Cơng ty ABC rất lớn và dàn trải rộng khắp nước, nên việc thu tiền gặp khĩ khăn và rủi ro. Cụ thể là nhân viên thu tiền do ở xa nên ít cĩ sự hỗ trợ của cơng ty hoặc nhân viên thu tiền khơng nộp tiền cho cơng ty. Ngịai ra, khách hàng chủ yếu là các đại lý và nơng dân nên việc kinh doanh
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc
tài chính Giám đốc thu mua Giám đốc sản xuất Giám đốc nhân sự kinh doanh Giám đốc
Kế tốn trưởng Trưởng phịng thu mua Trưởng phịng thí nghiệm Trưởng phịng cân Bộ phận quản lý kho NVL Giám đốc phụ trách vùng 1 Giám đốc phụ trách vùng …
40
của những người này chủ yếu là bộc phát và theo phong trào, điều này gây rất nhiều khĩ khăn cho Cơng ty. Nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty là nguồn vốn vay từ cơng ty mẹ. Nhà cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của cơng ty cũng là cơng ty mẹ nên việc đối chiếu giá cả rất khĩ khăn cũng như việc thanh tốn cơng nợ phức tạp.
Kiểm sốt rủi ro khi mơi trường kinh doanh thay đổi
Mơi trường kinh doanh khơng ngừng được cải thiện theo hướng ngày càng thơng thống hơn về cả mọi lĩnh vực như mơi trường kinh tế, cơng nghệ thơng tin, luật pháp … Sự thay đổi này quả là khĩ khăn nhiều cho các nhà đầu tư nước ngồi. Để đối phĩ với rủi ro cĩ thể xảy ra do thay đổi mơi trường kinh doanh, cơng ty ABC đã cĩ một số biện pháp nhằm hạn chế rủi ro như sau:
- Tạo cho nhân viên nắm bắt những thay đổi về luật pháp tại Việt Nam bằng cách tham dự các buổi hội thảo, tập huấn của cơng ty kiểm tốn , cơ quan thuế hoặc những tổ chức khác. Hàng tháng, cơng ty đều yêu cầu nhân viên bộ phận kế tốn ở khắp nơi tập trung về văn phịng chính để cập nhật các thơng tư, văn bản về thuế, kế tốn tài chính. Cơng ty ln phổ biến những nội quy, quy trình mới đến nhân viên của các bộ phận cĩ liên quan.
- Cơng ty cĩ phịng kỹ thuật tin học riêng để ln cĩ mặt một khi xảy ra sự cố về tin học. Khi cĩ thay đổi về chính sách kế tốn tài chính, thay đổi cơng nghệ sản xuất phịng tin học nhanh chĩng cập nhật tạo điều kiện cho các bộ phận liên quan đạt được mục tiêu đề ra.
Đánh giá KSNB trong các chu trình
Hoạt động chủ yếu của Cơng ty ABC chủ yếu là mua hàng – thanh tốn và bán hàng – thu tiền. Kết quả khảo sát của hai chu trình này được trình bày ở phần phụ lục 1, dưới đây là những đánh giá được rút ra từ kết quả khảo sát.
41
♦ Hoạt động mua hàng
Hoạt động mua hàng được mơ tả ở Phụ lục 1, giữ một vai trị khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty ABC do tổng giá trị mua hàng trong năm 2004 là 195.000.000 USD so với tổng tài sản ngày 31/12/2004 là 127.000.000 USD.
Chọn lựa nhà cung cấp
Nhà cung cấp trong nước: nguyên liệu chủ yếu là nơng phẩm nên Cơng ty
thu mua trực tiếp từ nơng dân hoặc đầu cho nơng dân trồng nguyên liệu và Cơng ty bao tiêu sản phẩm. Điều này cĩ rất nhiều rủi ro: chất lượng nơng phẩm khơng đạt chất lượng theo yêu cầu Cơng ty, nhu cầu nguyên liệu rất lớn nhưng thu mua nơng phẩm rất nhỏ nhặt nên Cơng ty mất nhiều sức lực và thời gian trong việc thu mua nơng phẩm. Ngồi ra, nhận thức của nơng dân kém nên đơi khi cĩ những nơng dân khơng tuân thủ hợp đồng đã ký kết với Cơng ty: nơng dân khơng bán nơng phẩm cho cơng ty mà bán cho đối thủ cạnh tranh của Cơng ty hoặc nơng dân địi tăng giá mặc dù đã cĩ thỏa thuận mua bán trước đĩ. Thu mua nơng phẩm của nơng dân Cơng ty phải thanh tốn tiền ngay nên nhu cầu vốn lưu động của Cơng ty rất lớn, bắt buộc Cơng ty phải vay từ Cơng ty mẹ để bổ sung vốn kinh doanh, điều này dẫn đến chi phí kinh doanh tăng. Chính vì việc thu mua nơng phẩm trong nước khơng được thuận lợi nên Cơng ty nhập khẩu nơng phẩm từ Cơng ty mẹ.
Nhà cung cấp là cơng ty mẹ: nơng phẩm đạt được chất lượng theo yêu cầu kỹ thuật của Cơng ty, thời gian giao hàng đúng hẹn nên cơng ty cĩ thể chủ động nhu cầu nguyên vật liệu cũng như việc tồn trữ nguyên vật liệu thích hợp cho sản xuất. Ngồi ra, mua hàng của Cơng ty mẹ, Cơng ty ABC khơng phải trả tiền ngay nên ít bị áp lực vốn lưu động. Tuy nhiên, việc mua nguyên liệu cũng gặp
42
nhiều khĩ khăn trong việc đối chiếu cơng nợ, Cơng ty khơng kiểm sốt được giá cả thu mua, điều này ảnh hưởng rất lớn đến mơi trường kiểm sốt của Cơng ty.
Mua hàng
Cơng ty tổ chức mạng lưới thu mua nơng phẩm của nơng dân, ngồi ra Cơng ty cịn nhập khẩu từ cơng ty mẹ. Điều này giúp Cơng ty chủ động trong nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Quy trình thu mua và nhập kho nguyên liệu của Cơng ty tổ chức khá chặt chẽ (xem phụ lục 1), tuy nhiên chất lượng nguyên liệu nhập kho và giá nhập kho nguyên liệu phụ thuộc rất lớn vào Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm của Phịng thí nghiệm mà khơng cĩ sự kiểm tra của Giám đốc sản xuất.
Nhận hàng
Cơng ty tổ chức quy trình nhận hàng khá chặt chẽ, kiểm sốt được lượng hàng thực nhập (xem phụ lục 1).
Kết luận
♦ Hoạt động thanh tốn
: KSNB đối với quy trình mua hàng ở cơng ty TNHH ABC khá tốt nhưng
số lượng nhân viên khá ít so với lượng cơng việc phải hồn thành. Ngồi ra, năng lực nhân viên khơng đủ để đảm bảo hịan tất tốt cơng việc được giao.
Như được trình bày ở mục mua hàng, Cơng ty mua hàng trong nước của nơng dân và nhập khẩu từ Cơng ty mẹ. Việc thanh tốn cho nơng dân được thực hiện ngay bằng tiền mặt khi nhận nơng phẩm, điều này làm cho việc kiểm sốt tiền khĩ khăn. Ngồi ra, mua hàng trong nước khơng đảm bảo được tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật và số lượng để đáp ứng cho sản xuất. Việc thanh tốn cho cơng mẹ thì an tồn hơn vì thanh tốn qua ngân hàng nhưng khi đối chiếu cơng nợ thì khá khĩ khăn do cơng nợ với cơng ty mẹ khơng chỉ là tiền hàng nhập khẩu mà cịn khoản tiền hàng xuất khẩu sang nước khác theo chỉ định của Cơng ty mẹ,
43
Kết luận
♦ Họat động bán hàng và marketing
: KSNB đối với quy trình thanh tốn ở cơng ty TNHH ABC khá tốt nhưng
việc thanh tốn tiền mặt cho nơng dân khá mạo hiểm do lượng tiền thanh tốn lớn và nhân viên thu mua cĩ thể biển thủ khi nắm giữ tiền mặt lớn.
Cơng ty cĩ hệ thống bán hàng khá rộng rãi, trải dài từ miền Bắc tới miền Nam, miền Tây. Sản phẩm của cơng ty chiếm 40% thị phần cả nước. Tuy nhiên, ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, cơng ty chưa cĩ chiến lược kinh doanh mới, chưa cĩ sản phẩm mới với chất lượng cao giá cả thấp để cạnh tranh với các đối thủ nên thị phần của cơng ty đã bị thu hẹp lại, hiện nay thị phần của cơng ty chiếm chưa tới 30% thị phần cả nước.
Hiện nay cơng ty cĩ rất nhiều đối thủ cạnh tranh và các đối thủ này đã lơi kéo nhân viên bán hàng giỏi của Cơng ty sang đối thủ, điều này càng khiến cơng ty gặp nhiều khĩ khăn hơn nữa.
Hiện nay, Cơng ty chỉ thực hiện việc xuất hàng từ nhà máy chứ chưa cĩ hệ thống kho hàng, do vậy việc xuất hàng đến người mua mất nhiều thời gian, đây là điều mà cơng ty cần cải tổ để việc giao hàng cho khách hàng thuận lợi hơn.
Tất cả chuyến hàng đã giao Cơng ty xuất hĩa đơn cho khách hàng ngay. Kết luận:
♦ Hoạt động thu tiền
Chiến lược kinh doanh của Cơng ty trước đây khá tốt, tuy nhiên khi mơi
trường kinh doanh thay đổi (xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh) cơng ty chưa cĩ chiến lược mới để quảng bá, tiếp cận sản phẩm đến nơng dân. Ngồi ra, Cơng ty chưa cĩ chính sách để giữ các nhân viên bán hàng giỏi để duy trì khả năng cạnh tranh của Cơng ty.
Do việc xuất hàng tại nhà máy nên việc thu tiền được thực hiện tại nhà máy. Việc thu tiền được tập trung một chỗ và phịng thu tiền phải báo cáo hàng
44
ngày lượng tiền thu được cho kế tốn trưởng và giám đốc tài chính. Tất cả khoản tiền thu được trong ngày đều đem nộp ngân hàng. Qua đây chúng ta thấy việc kiểm sốt tiền của Cơng ty kiểm sốt khá chặt chẽ.
II.2.2 Cơng ty TNHH XYZ
Cơng ty XYZ là một Cơng ty sản xuất dược phẩm. Cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi từ 5.000.000 USD đến 10.000.000 USD, hoạt động từ năm 2000. Cơng ty khơng cĩ hệ thống đại lý trên tồn quốc mà bán cho một nhà phân phối độc quyền. Nhà máy của Cơng ty đặt tại tỉnh Bình Dương.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tập trung, phù hợp với cơng ty cĩ quy mơ nhỏ và
theo phong cách quản lý gia đình.
Đánh giá tổng thể
Mua nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên liệu của Cơng ty TNHH XYZ phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ do Cơng ty thiếu hụt tài chính, vì vậy Cơng ty rất bị động trong sản xuất, giá mua Nguyên vật liệu do Cơng ty mẹ quyết định nên mục tiêu kiểm sốt giá thành hay mục tiêu lợi nhuận phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ.
Tổng giám đốc
Phĩ Tổng giám đốc (kiêm Giám đốc sản xuất)
Kế tốn trưởng Trưởng phịng
tổng hợp Xưởng
45
Bán hàng
Hoạt động bán hàng được ủy quyền cho một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh phụ thuộc hồn tồn vào đại lý này. Hiện nay đại lý này chưa thanh tốn hết tiền hàng của một số đợt trước nên cơng ty khơng xuất hàng cho đại lý này, điều này cĩ nghĩa là cơng ty sản xuất cầm chừng hoặc ngưng sản xuất. Hợp đồng độc quyền với đại lý cĩ giá trị trong hai năm đầu, do vậy bộ phận kinh doanh (thuộc phịng tổng hợp) khơng xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Lượng khách hàng của Cơng ty XYZ: chỉ cĩ một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh và sản xuất của Cơng ty gặp rất nhiều rủi ro. Cụ thể là khi đại lý này khơng thanh tốn tiền hàng thì cơng ty ngừng cung cấp, đồng nghĩa với việc cơng ty ngưng sản xuất. Nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty là nguồn vốn vay từ cơng ty mẹ. Nhà cung cấp nguyên vật liệu của cơng ty cũng là cơng ty mẹ nên việc đối chiếu giá cả rất khĩ khăn cũng như việc thanh tốn cơng nợ phức tạp.
Đánh giá KSNB trong các chu trình
Hoạt động chủ yếu của Cơng ty ABC chủ yếu là hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, để sản xuất được vận hành trơn tru thì hoạt động mua hàng – thanh tốn và bán hàng – thu tiền là hai hoạt động hỗ trợ tích cực cho sản xuất. Kết quả khảo sát của hai chu trình này được trình bày ở phần phụ lục 2, dưới đây là những đánh giá được rút ra từ kết quả khảo sát.
♦ Họat động mua hàng
Hoạt động mua hàng được mơ tả ở phần phụ lục 2, khơng phải là họat động quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty XYZ do tổng giá trị mua hàng trong năm 2004 là 600.000 USD so với tổng tài sản ngày 31/12/2004 là 6.000.000 USD và Nguyên vật liệu được nhập từ cơng ty mẹ. Cơng ty tại Việt
46
Nam là một vệ tinh sản xuất của cơng ty mẹ và là bước đệm để cơng ty mẹ thăm dị thị trường Việt Nam và các thị trường lân cận như Trung Quốc, Thái Lan, …
Chọn lựa nhà cung cấp
Cơng ty khơng chọn nhà cung cấp theo quy tắc đầu thầu mà việc thu mua nguyên liệu do Cơng ty mẹ cung cấp.
Mua hàng
Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ cơng ty mẹ, thủ tục nhập khẩu do bộ phận tổng hợp nên mất khá nhiều thời gian để nhận hàng. Do sản xuất cầm chừng nên việc mua hàng của Cơng ty khơng tấp nập. Điều này giúp Cơng ty chủ động trong nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Quy trình thu mua và nhập kho nguyên liệu của Cơng ty tổ chức khá đơn giản (xem phụ lục 2), chất lượng nguyên liệu nhập kho và giá nhập kho nguyên liệu phụ thuộc hồn tồn vào Cơng ty mẹ. Kết luận
♦ Hoạt động thanh tốn
: KSNB đối với quy trình mua hàng ở cơng ty TNHH XYZ đơn giản và khơng thường xuyên, số lượng nhân viên khá ít so với lượng cơng việc phải hồn thành. Ngồi ra, năng lực nhân viên khơng đủ để đảm bảo hịan tất tốt cơng việc được giao, việc nhập ngun liệu của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ về giá cả và chất lượng, hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào Đại lý độc quyền nên rủi ro rất cao. Theo chiến lược dài hạn, để phát triển sản phẩm Cơng ty mở rộng thị trường sang các nước Đơng Nam Á.
Như được trình bày ở mục mua hàng, Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ Cơng ty mẹ. Việc thanh tốn cho cơng mẹ thì an tồn hơn vì thanh tốn qua ngân hàng nhưng khi đối chiếu cơng nợ thì khá khĩ khăn do cơng nợ với cơng ty mẹ khơng chỉ là tiền hàng nhập khẩu mà cịn khoản tiền vay, lãi vay, …
47
♦ Họat động bán hàng và marketing
Cơng ty bán hàng cho đại lý độc quyền, sản phẩm của Cơng ty mới tiếp cận tại thị trường Việt Nam trong thời gian ngắn nên thị phần của Cơng ty cịn nhỏ. Ngồi ra, do bán độc quyền cho một đại lý tại Việt Nam nên việc thu tiền và sản xuất của cơng ty gặp nhiều rủi ro. Hằng năm, Cơng ty bỏ ra một lượng tiền khá lớn để hỗ trợ đại lý quảng cáo trên truyền hình, báo chí, … Chiến lược lâu dài của Cơng ty là cố gắng xuất khẩu sang các nước lân cận.
Hiện nay việc sản xuất dược phẩm gặp khá nhiều khĩ khăn của ngành, cơng ty cĩ rất nhiều đối thủ cạnh tranh và các đối thủ này đã hoạt động lâu dài tại Việt Nam, nguồn vốn họ mạnh nên các hình thức khuyến mãi, tiếp thị của họ chuyên nghiệp hơn, chi phí cao hơn nên việc cạnh tranh với các đối thủ này thì cơng ty chưa đủ tiềm lực, cơng ty gặp nhiều khĩ khăn hơn nữa.
Kết luận:
♦ Hoạt động thu tiền
Chiến lược kinh doanh của Cơng ty chưa tốt, hàng hĩa chỉ bán cho một
đại lý độc quyền là một rủi ro rất lớn. Nếu cơng ty khơng cĩ chiến lược kinh