Lựa chọn nhà cung cấp
- Phịng thu mua cĩ trách nhiệm thỏa thuận với nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp cĩ đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, cũng như lựa chọn nhà cung cấp với giá bán thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng theo đơn đặt hàng. Đây là bước khởi đầu của một quy trình sản xuất, do vậy lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo được nhu cầu của cơng ty thì các cơng ty tiết kiệm được một khỏan chi phí khá lớn, đĩ là chi phí khấu hao máy mĩc thiết bị. Nếu NVL khơng đủ cho nhu cầu sản xuất thì sản xuất đình trệ, chi phí khấu hao lớn dẫn đến giá thành cao, khả năng cạnh tranh thấp, … Ví dụ: ngành mía đường hiện nay của nước ta đang trong giai đoạn khủng hoảng nguồn nguyên liệu, đĩ là do khi xây dụng nhà máy nhưng nhà nước khơng tính đến việc xây dựng nguồn nguyên liệu hoặc việc phân bổ nhà máy khơng phù hợp nên khơng đủ nguồn ngun liệu, máy mĩc khơng cĩ ngun liệu để chạy hết cơng suất thiết kế nên giá thành sản phẩm cao, giá mua nguyên liệu cao do sự cạnh tranh khơng lành mạnh để cĩ ngun liệu sản xuất. Ngồi ra, các cơng ty cịn tốn kém chi phí bảo trì mặc dù máy khơng hoạt động hết cơng suất thiết kế.
Mua hàng
- Số lượng: Việc mua hàng với số lượng bao nhiêu đều theo tổng nhu cầu nguyên liệu của kế hoạch sản xuất, do vậy lượng tồn kho NVL luơn ở mức tối ưu nhất.
56
- Giá mua: được xét duyệt bởi Ban giám đốc nên đã hạn chế được việc thơng đồng về số lượng cũng như giá cả, giá mua luơn ở mức thấp nhất cĩ thể nhưng doanh nghiệp vẫn cĩ đủ NVL để sản xuất.
- Chất lượng NVL: Cơng ty cĩ lập 01 bộ phận thí nghiệm riêng, bộ phận này độc lập với các bộ phận khác nên đảm bảo được chất lượng của Nguyên vật liệu nhập kho. Ngồi ra, chất lượng Nguyên vật liệu nhập kho sẽ ảnh hưởng đến cơng thức sản xuất, do vậy bộ phận sản xuất sẽ kiểm tra lại chất lượng Nguyên vật liệu nhập kho.
- Nhận hàng: Cơng ty cĩ lập phịng cân và Nguyên vật liệu nhập kho được cân bằng điện tử, sau đĩ phịng cân sẽ lên khối lượng nhập kho. Cuối mỗi ngày, Phịng cân lập báo cáo khối lượng NVL thực nhập, báo cáo này được chuyển lên Phịng thu mua và Phịng kế tốn. Phịng thu mua sẽ đối chiếu với lượng hàng thực nhập và đơn đặt hàng.
Chu trình thanh tốn
- Sau khi nhận đầy đủ chứng từ nhập hàng từ các bộ phận cĩ liên quan, phịng Kế tốn tiến hàng làm thủ tục thanh tốn. Hầu hết các khoản thanh tốn được thực hiện qua ngân hàng nhằm giảm rủi ro thất thốt tiền mặt.
=> Chu trình này đảm bảo rằng hàng hĩa được nhận đầy đủ với chất lượng phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt mua. Chứng từ nhập xuất hàng chính xác do luơn được đối chiếu giữa các bộ phận lẫn nhau.
- Tùy theo qui mơ cơng ty mà các cơng ty cĩ thể sử dụng tồn bộ quy trình trên hoặc cĩ thể lược bớt một số giai đoạn như: khơng cĩ sự kiểm sốt xe hàng tại phịng bảo vệ, khơng thành lập riêng phịng thí nghiệm mà nhân viên thí nghiệm cĩ thể thuộc phịng sản xuất.
57