I. MƠ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SÁT NỘI BỘ QUÁ TRÌNH “MUA HÀNG –
THANH TỐN”
I.1 Bảng tường thuật
Bước 1:
Bộ phận mua hàng:
- Bộ phận mua hàng gởi giá nguyên liệu và số lượng hàng đã mua và dự kiến
mua
Riêng bộ phận mua hàng Nhà máy tại tỉnh A sẽ gửi thơng tin về bộ phận mua hàng trong nước về nhà máy chính ở tỉnh B.
đến phịng kế tốn vào ngày 5 –8 hàng tháng để phịng kế tốn tính giá đơn vị nguyên liệu cho tháng kế hoạch tiếp theo.
Bước 2:
- Bộ phận mua hàng (nhà máy chính ở tỉnh B) cập nhật thơng tin mua nguyên liệu trong và ngồi nước vào bảng cân đối nhu cầu nguyên liệu của tháng trước
Bước 3:
, sau đĩ mail đến phịng cơng thức vào ngày 10 hàng tháng.
- Bộ phận mua hàng nhận lại bảng cân đối nhu cầu nguyên liệu của tháng này
Bộ phận mua hàng trong nước Nhà máy chính ở tỉnh B cĩ trách nhiệm thơng báo bằng mail nhu cầu các loại nguyên liệu mua tại tại tỉnh A cho bộ phận mua hàng nhà máy tại tỉnh A.
đã được trưởng phịng cơng thức phê duyệt từ phịng cơng thức để điều chỉnh và sửa đổi (nếu cĩ)
Bước 4:
- Trên cơ sở bảng cân đối nhu cầu nguyên liệu, Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp hàng trong danh sách đã được chọn, đồng thời tìm kiếm những
11
nhà cung cấp mới để thu thập thơng tin về giá cả, chất lượng, số lượng, mẫu hàng… của các loại nguyên liệu cần mua cho các tháng kế hoạch tiếp theo.
(mẫu hàng được yêu cầu nhà cung cấp gửi đối với những loại nguyên liệu mua lần
đầu và tùy theo từng trường hợp cụ thể)
- Riêng các loại nguyên liệu cĩ tính chất thời vụ như: Bắp, cám, bột cá…. Bộ phận mua hàng trong nước sẽ trình chiến lược mua đến Ban Tổng giám đốc.
Bộ phận mua hàng nhà máy tại tỉnh A sẽ chuyển các thơng tin về nhà cung cấp và giá cả của các loại nguyên liệu cần mua tại tỉnh A về Phịng mua hàng trong nước (nhà máy chính), Phịng mua hàng trong nước sẽ tổng hợp các thơng tin này để lập bảng so sánh giá và bảng kế hoạch mua nguyên liệu.
Bước 5:
- Sau khi thu thập đủ thơng tin, Bộ phận mua hàng sẽ lập bảng so sánh và bảng kế hoạch mua nguyên liệu dự kiến cho từ 1 đến 3 tháng
- Đối với những nguyên liệu cần mua là sản phẩm quy cách, độc quyền chỉ do một nhà cung cấp hàng cung cấp hoặc tại thời điểm khơng cĩ nguồn hàng dồi dào (khơng cĩ đơn vị khác để so sánh, đánh giá) thì trong trường hợp này khơng cần lập bảng so sánh nhà cung cấp và đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được duyệt xem như là quyết định cuối cùng của Ban Tổng giám đốc.
tiếp theo. Các bảng này phải được trình đến Ban Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt.
Bước 6:
Ban Tổng giám đốc
- Ban Tổng giám đốc sẽ đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp và quyết định số lượng nguyên liệu cần mua đối với từng nhà cung cấp dựa trên cơ sở bảng so sánh giá đã được trình ở trên. Nếu Ban Tổng giám đốc chưa thỏa mãn đối với các nhà cung
12
Bước 7:
- Ban Tổng giám đốc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Trong trường hợp cĩ sự ủy quyền của Ban Tổng giám đốc, Trưởng chi nhánh nhà máy tỉnh A cĩ thể ký hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Bước 8:
Bộ phận mua hàng
- Bộ phận mua hàng theo dõi việc thực hiện hợp đồng và thơng báo kế hoạch nhập hàng đến phịng kho vận để chuẩn bị phương tiện và kho bãi nhận hàng. Thơng báo được thực hiện bằng: bảng theo dõi trên mạng vi tính, thơng báo bằng phone, thơng tin bằng lời nĩi…
- Riêng bộ phận mua hàng nhập khẩu cịn phải thơng tin những vấn đề sau đây đến bộ phận “Vận chuyển giao nhận” để bộ phận “Vận chuyển giao nhận” sắp xếp, chuẩn bị phương tiện và làm thủ tục nhận hàng:
+ Thơng báo trước kế hoạch tàu về Việt Nam (khoảng 7-30 ngày tùy theo cự ly vận chuyển)
+ Cung cấp thơng tin về: đặc điểm con tàu, sơ đồ hầm hàng, năng suất cẩu tàu, năng suất bốc dỡ quy định, mức thưởng/ phạt của tàu để bộ phận “Vận chuyển giao nhận” thương lượng và ký hợp đồng bốc xếp với cảng.
+ Cung cấp kịp thời cho bộ phận giao nhận bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để nhận hàng tàu và hàng container.
+ Phối hợp cùng bộ phận “Vận chuyển giao nhận” để giải quyết nhanh chĩng các phát sinh, tổn thất, nếu cĩ xảy ra trong q trình nhận hàng NK.
Trong trường hợp bất khả kháng buộc bên bán phải hủy bỏ hợp đồng hoặc trì hỗn thời gian giao hàng, Bộ phận mua hàng phải:
13
+ Trình vấn đề này đến Ban Tổng giám đốc xin ý kiến tìm mua nguyên liệu từ nhà cung cấp khác (quay lại bước 4, trong trường hợp cịn tồn kho an tồn) + Thơng tin về vấn đề này đến Phịng cơng thức để thay đổi cơng thức nếu nguyên liệu tồn kho khơng đủ cho sản xuất.
Bước 9:
Bộ phận kho vận
- Phịng kho vận tổ chức sắp xếp nhận hàng (theo HDCV)
Bước 10:
Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Nhân viên KCS kiểm tra chất lượng nguyên liệu. Nếu chất lượng đạt thì nhập kho, nếu chất lượng khơng đạt thì:
+ Đưa vào xử lý sản phẩm khơng phù hợp (đối với hàng NK) + Xuất trả cho người bán (đối với hàng trong nước)
Bước 11:
Bộ phận kho vận
- Bộ phận kho vận tiến hành nhập kho hàng hĩa.
Bước 12:
Bộ phận mua hàng
- Đánh giá theo dõi nhà cung cấp dựa trên các thơng tin về chất lượng hàng hĩa, thời hạn giao hàng của nhà cung cấp. Chất lượng hàng hĩa của nhà cung cấp được đánh giá thơng qua phiếu kiểm NGUYÊN LIỆU của KCS, đối với những trường hợp hàng khơng đạt chất lượng, KCS sẽ gửi phiếu kiểm đến phịng mua hàng để làm cơ sở đánh giá theo dõi nhà cung cấp.
14
- Lưu hồ sơ vào các Boxfile và chuyển cho bộ phận kế tốn một bộ hồ sơ nhập kho hàng.
Bước 14:
Bộ phận kế tốn
- Căn cứ vào hồ sơ do phịng mua hàng cung cấp, kế tốn kiểm tra tính tốn số học và các mục trên hĩa đơn cĩ phù hợp với các qui định.
- Đối chiếu số lượng và giá cả ghi trên hĩa đơn với đơn đặt mua hàng, phiếu
nhập kho
- Kiểm tra điều kiện thanh tốn trên đơn đặt mua hàng với hợp đồng đã ký kết.
- Kiểm tra các hĩa đơn nhận hàng đã được ghi sổ
- Ghi sổ tất cả các hố đơn nhận hàng đã nhập kho và đánh dấu các hố đơn này
để tránh ghi nhận 02 lần.
Bước 15: Hĩa đơn điều chỉnh
- Tất cả hàng bị trả lại hay tranh chấp đều lập hĩa đơn điều chỉnh, đều được ghi
chép và thơng báo cho các bộ phận cĩ liên quan.
Bước 16: Đối chiếu cơng nợ
- Tất cả các tài khoản người bán đều được phân tích thường xuyên.
- Đối chiếu bảng cân đối chi tiết phải trả nhà cung cấp và tài khoản trả nhà cung
cấp trong kế tốn tổng hợp.
Bước 17: Thanh tốn hĩa đơn
- Đến hạn thanh tốn tiền hàng, kế tốn theo dõi cơng nợ phải trả lập giấy đề
nghị thanh tốn và kèm với hố đơn trình lên người cĩ thẩm quyền để chấp nhận thanh tốn.
- Người cĩ thẩm quyền chấp nhận thanh tốn, chứng từ thanh tốn sẽ được
15
I.2 Quy trình
Bước Trách nhiệm Mơ tả nội dung Tài liệu
1 Bộ phận mua hàng 2 Bộ phận mua hàng 3 Bộ phận mua hàng 4 Bộ phận mua hàng 5 Bộ phận mua hàng 6 Bộ phận mua hàng 7 Ban TGĐ
Gửi giá và số lượng nguyên liệu đã đặt hàng và mua dự kiến đến phịng kế tốn
Cập nhật thơng tin mua NL nhập khẩu và nguyên liệu trong nước vào bảng cân đối nhu
cầu nguyên liệu của tháng trước và mail đến phịng cơng thức
Nhận lại bảng cân đối nhu cầu nguyên liệu
của tháng trước đã được duyệt từ phịng cơng
thức để điều chỉnh và sửa đổi (nếu cĩ)
Làm việc với các nhà cung cấp để nhận các đơn đặt hàng và thu thập thơng tin về giá cả, chất lượng, quy cách và mẫu hàng (nếu cần)
cho các tháng tiếp theo)
Lập bảng so sánh giá và bảng kế hoạch mua hàng dự kiến cho các tháng tiếp theo
Ý kiến phê duyệt
16 8 Bộ phận mua hàng 9 Kho vận 10 KCS 11 Kho vận 12 Bộ phận mua hàng 13 Bộ phận mua hàng 14 Bộ phận kế tốn
I.3 Bảng câu hỏi
STT Câu hỏi
Trả lời
Cĩ Khơng Khơng áp dụng Ghi chú
Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Hĩa đơn
Giấy đề nghị thanh tốn Chứng từ mua hàng
Theo dõi việc thực hiện hợp đồng và thơng báo kế hoạch nhập hàng cho Phịng kho vận –
Phịng vận chuyển giao nhận
Nhập kho Kiểm tra chất lượng
- SP khơng phù hợp - Hoặc xuất trả
Đánh giá theo dõi nhà cung cấp
Lưu hồ sơ vào các Boxfile và chuyển một bộ chứng từ nhập kho hàng cho kế tốn
Nhận hàng
17
1. Trong tất cả các trường hợp, khi
khách hàng cĩ nhu cầu thì phải cĩ đơn đặt hàng?
X
2. Tất cả các đơn đặt hàng phải được
bộ phận bán hàng xem xét trước khi được chấp nhận?
X
3. Tất cả các đơn đặt hàng phải được
xem xét, đối chiếu với khoản tín dụng được cấp trước khi được chấp nhận?
X
4. Thư xác nhận đơn đặt hàng thường
xuyên gởi đến khách hàng?
X
5. Bộ phận phát hành hĩa đơn nhận
chứng từ vận chuyển từ bộ phận vận chuyển hoặc từ kế tốn cơng nợ?
X
6. Tất cả các nghiệp vụ được đánh số
trước và được thực hiện ở bộ phận phát hành hố đơn và liên quan đến hĩa đơn bán hàng?
X
7. Giá bán hàng hĩa được thực hiện
theo đơn giá chuẩn? X X
Tùy theo khách hàng
8. Giá bán hàng hĩa khơng thực hiện
theo đơn giá chuẩn phải được bộ phận bán hàng chấp thuận?
X
9. Sự thay đổi bảng giá chuẩn phải
được người điều hàng khơng thuộc bộ phận bán hàng chấp thuận?
X 10. Giá cả và thời hạn tín dụng của
hĩa đơn cĩ người thứ 02 kiểm tra khơng?
X Do cĩ chương
trình cài đặt đơn giá chuẩn
11. Bộ phận kế tốn nợ phải thu cĩ nhận một bản copy của tất cả các hố đơn từ bộ phận phát hành hĩa đơn? X Do cĩ bộ phận thu tiền riêng
12. Tất cả các hĩa đơn được đánh số
trước và ghi chú? X
13. Tất cả các hĩa đơn trống được ký bởi người kiểm sốt và được giữ
18
14. Doanh thu hàng ngày được cộng lại, được ghi sổ bởi bộ phận phát hành hố đơn và đối chiếu với tổng số khoản phải thu của từng khách hàng mỗi ngày?
X
15. Bảng kê hàng ký gửi, gửi hàng thì chưa ghi nhận doanh thu?
X 16. Hàng hĩa bị trả lại sẽ cĩ thơng báo
cùng với phiếu nhận hàng?
X 17. Tất cả việc trả hàng phải được bộ
phận bán hàng phê duyệt?
X 18. Thơng báo điều chỉnh giá cả phải
được bộ phận bán hàng phê duyệt? X 19. Tất cả các thơng báo bắt buộc phải
được phê duyệt bởi một nhân viên điều hành khơng thuộc bộ phận bán hàng?
X
20. Giảm giá chi phí vận chuyển phải được kiểm sốt và phải bao gồm yêu cầu giảm giá từ khách hàng?
X 21. Các than phiền về hàng hĩa bị hư
hỏng khi vận chuyển cĩ được sắp xếp lại và trình lên bộ phận ra quyết định?
X
22. Các than phiền này cĩ được kiểm sốt và xem xét khi thu tiền?
X 23. Việc thu tiền bán hàng do một bộ
phận thu tiền phụ trách?
X 24. Kế tốn cơng nợ phải thu độc lập
với bộ phận bán hàng?
X 25. Báo cáo thu tiền hàng của tất cả
hàng hĩa được soạn thảo?
X 26. Nếu báo cáo thu tiền hàng của tất
cả hàng hĩa được soạn thảo, thì chúng cĩ được:
a. Được ký? X
b. Cĩ thời hạn? X
c. Được đánh số trước và được kiểm
19
27. Bảng photo của báo cáo thu nợ
được lưu trữ ở bộ phận thu tiền? X
Lưu tại bộ phận kế tốn
nợ phải thu
28. Bảng copy của phiếu thu và chứng từ thu tiền thì được gởi đến:
a. Bộ phận kế tốn? X
b. Bộ phận theo dõi kho hàng? X
c. Người mua? X
29. Sự than phiền về hàng hĩa bị hỏng, kém chất lượng thì được báo cáo ngay lập tức?
X 30. Các hố đơn vận chuyển được đối
chiếu với chứng từ đĩng gĩi trước khi chấp nhận thanh tốn?
X
II MƠ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ Q TRÌNH “BÁN HÀNG –
THU TIỀN”
II.1 Bảng tường thuật
Bước 1: Lập kế hoạch kinh doanh
- Căn cứ vào chiến lược mục tiêu của Cơng ty, dựa vào tiềm năng của khu vực, Trưởng vùng bán hàng đề xuất kế hoạch bán hàng cho Trưởng phịng thương mại tổng hợp trình Ban giám đốc xem xét, ra quyết định kế hoạch bán hàng theo năm, quý, tháng, cho từng Trưởng vùng bán hàng. Sau đĩ Trưởng vùng bán hàng phân bổ kế hoạch cho Trưởng tỉnh bán hàng. Trưởng tỉnh bán hàng tìm kiếm khách hàng hoặc nhận yêu cầu của khách hàng tiềm năng trong khu vực quản lý.
- Marketing gởi kế hoạch bán hàng tháng cho các bộ phận (bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, …) để các bộ phận chuẩn bị ngun liệu, bao bì, bố trí kế hoạch vận chuyển, sản xuất.
Bước 2: Phát triển thị trường, tìm hiểu chọn đại lý
20
- Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng thương mại thống nhất dựa trên tiêu chuẩn của Cơng ty để chọn khách hàng làm đại lý.
Bước 3: Thương thảo ký hợp đồng làm đại lý
- Trưởng vùng bán hàng, Trưởng tỉnh bán hàng và Trưởng phịng thương mại thảo luận, thương lượng với khách hàng và lập hợp đồng theo mẫu Cơng ty ban hành.
- Thư ký thương mại làm phiếu yêu cầu tạo code cho khách hàng gởi đến Phịng kế tốn để tạo code cho khách hàng.
Bước 4: Nhận đặt hàng
- Bộ phận làm hĩa đơn nhận đơn đặt hàng từ khách hàng bằng các hình thức: qua điện thoại, fax, phiếu đặt hàng. Nếu nhận qua điện thoại, ghi vào sổ đặt hàng. Khi cần thiết phải xác định lại với khách hàng qua điện thoại.
Bước 5: Xem xét cơng nợ
- Bộ phận theo dõi cơng nợ làm bảng theo dõi cơng nợ khách hàng từng ngày và gởi lại cho bộ phận làm hĩa đơn.
- Bộ phận làm hố đơn xem xét cơng nợ của khách hàng để cấp hàng, nếu cĩ vấn đề phát sinh phải báo cáo ngay cho Ban giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
Bước 6: Đối chiếu tồn kho
- Bộ phận làm hĩa đơn đối chiếu hàng tồn kho về số lượng và chủng loại tồn kho (nhận từ kho thành phẩm vào đầu mỗi ngày).
+ Nếu đủ hàng: chuyển sang Bước 7, 8 (lập phiếu giao hàng).
+ Nếu thiếu hàng: thơng tin cho Bộ phận kế hoạch sản xuất bằng điện thoại, email những loại hàng cần.
Bước 7: Lập phiếu xuất hàng
- Lập phiếu xuất hàng nội bộ từ các đơn đặt hàng theo tải trọng của phương tiện vận chuyển giao cho bộ phận kho xuất hàng.
21
- Phiếu xuất hàng nội bộ cần giao trước cho Bộ phận kho vận để phịng kho vận bố trí thời gian xuất hàng.
- Trường hợp các kho cĩ nhu cầu vận chuyển đột xuất vì những lý do khách quan, Bộ phận kế hoạch cùng Bộ phận kho vận xem xét tồn kho, khả năng sản xuất, … để quyết định thời gian và khối lượng xuất để khơng ảnh hưởng đến tiến độ cấp hàng các kho khác.
- Bộ phận làm hĩa đơn lập phiếu giao hàng từ đơn đặt hàng của khách hàng chuyển cho kho thành phẩm xuất hàng.