Cơng ty XYZ là một Cơng ty sản xuất dược phẩm. Cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi từ 5.000.000 USD đến 10.000.000 USD, hoạt động từ năm 2000. Cơng ty khơng cĩ hệ thống đại lý trên tồn quốc mà bán cho một nhà phân phối độc quyền. Nhà máy của Cơng ty đặt tại tỉnh Bình Dương.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tập trung, phù hợp với cơng ty cĩ quy mơ nhỏ và
theo phong cách quản lý gia đình.
Đánh giá tổng thể
Mua nguyên vật liệu
Việc thu mua nguyên liệu của Cơng ty TNHH XYZ phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ do Cơng ty thiếu hụt tài chính, vì vậy Cơng ty rất bị động trong sản xuất, giá mua Nguyên vật liệu do Cơng ty mẹ quyết định nên mục tiêu kiểm sốt giá thành hay mục tiêu lợi nhuận phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ.
Tổng giám đốc
Phĩ Tổng giám đốc (kiêm Giám đốc sản xuất)
Kế tốn trưởng Trưởng phịng
tổng hợp Xưởng
45
Bán hàng
Hoạt động bán hàng được ủy quyền cho một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh phụ thuộc hồn tồn vào đại lý này. Hiện nay đại lý này chưa thanh tốn hết tiền hàng của một số đợt trước nên cơng ty khơng xuất hàng cho đại lý này, điều này cĩ nghĩa là cơng ty sản xuất cầm chừng hoặc ngưng sản xuất. Hợp đồng độc quyền với đại lý cĩ giá trị trong hai năm đầu, do vậy bộ phận kinh doanh (thuộc phịng tổng hợp) khơng xây dựng chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Lượng khách hàng của Cơng ty XYZ: chỉ cĩ một đại lý độc quyền tại Việt Nam nên việc kinh doanh và sản xuất của Cơng ty gặp rất nhiều rủi ro. Cụ thể là khi đại lý này khơng thanh tốn tiền hàng thì cơng ty ngừng cung cấp, đồng nghĩa với việc cơng ty ngưng sản xuất. Nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty là nguồn vốn vay từ cơng ty mẹ. Nhà cung cấp nguyên vật liệu của cơng ty cũng là cơng ty mẹ nên việc đối chiếu giá cả rất khĩ khăn cũng như việc thanh tốn cơng nợ phức tạp.
Đánh giá KSNB trong các chu trình
Hoạt động chủ yếu của Cơng ty ABC chủ yếu là hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, để sản xuất được vận hành trơn tru thì hoạt động mua hàng – thanh tốn và bán hàng – thu tiền là hai hoạt động hỗ trợ tích cực cho sản xuất. Kết quả khảo sát của hai chu trình này được trình bày ở phần phụ lục 2, dưới đây là những đánh giá được rút ra từ kết quả khảo sát.
♦ Họat động mua hàng
Hoạt động mua hàng được mơ tả ở phần phụ lục 2, khơng phải là họat động quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty XYZ do tổng giá trị mua hàng trong năm 2004 là 600.000 USD so với tổng tài sản ngày 31/12/2004 là 6.000.000 USD và Nguyên vật liệu được nhập từ cơng ty mẹ. Cơng ty tại Việt
46
Nam là một vệ tinh sản xuất của cơng ty mẹ và là bước đệm để cơng ty mẹ thăm dị thị trường Việt Nam và các thị trường lân cận như Trung Quốc, Thái Lan, …
Chọn lựa nhà cung cấp
Cơng ty khơng chọn nhà cung cấp theo quy tắc đầu thầu mà việc thu mua nguyên liệu do Cơng ty mẹ cung cấp.
Mua hàng
Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ cơng ty mẹ, thủ tục nhập khẩu do bộ phận tổng hợp nên mất khá nhiều thời gian để nhận hàng. Do sản xuất cầm chừng nên việc mua hàng của Cơng ty khơng tấp nập. Điều này giúp Cơng ty chủ động trong nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Quy trình thu mua và nhập kho nguyên liệu của Cơng ty tổ chức khá đơn giản (xem phụ lục 2), chất lượng nguyên liệu nhập kho và giá nhập kho nguyên liệu phụ thuộc hồn tồn vào Cơng ty mẹ. Kết luận
♦ Hoạt động thanh tốn
: KSNB đối với quy trình mua hàng ở cơng ty TNHH XYZ đơn giản và khơng thường xuyên, số lượng nhân viên khá ít so với lượng cơng việc phải hồn thành. Ngồi ra, năng lực nhân viên khơng đủ để đảm bảo hịan tất tốt cơng việc được giao, việc nhập ngun liệu của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào cơng ty mẹ về giá cả và chất lượng, hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty phụ thuộc hồn tồn vào Đại lý độc quyền nên rủi ro rất cao. Theo chiến lược dài hạn, để phát triển sản phẩm Cơng ty mở rộng thị trường sang các nước Đơng Nam Á.
Như được trình bày ở mục mua hàng, Cơng ty nhập khẩu trực tiếp từ Cơng ty mẹ. Việc thanh tốn cho cơng mẹ thì an tồn hơn vì thanh tốn qua ngân hàng nhưng khi đối chiếu cơng nợ thì khá khĩ khăn do cơng nợ với cơng ty mẹ khơng chỉ là tiền hàng nhập khẩu mà cịn khoản tiền vay, lãi vay, …
47
♦ Họat động bán hàng và marketing
Cơng ty bán hàng cho đại lý độc quyền, sản phẩm của Cơng ty mới tiếp cận tại thị trường Việt Nam trong thời gian ngắn nên thị phần của Cơng ty cịn nhỏ. Ngồi ra, do bán độc quyền cho một đại lý tại Việt Nam nên việc thu tiền và sản xuất của cơng ty gặp nhiều rủi ro. Hằng năm, Cơng ty bỏ ra một lượng tiền khá lớn để hỗ trợ đại lý quảng cáo trên truyền hình, báo chí, … Chiến lược lâu dài của Cơng ty là cố gắng xuất khẩu sang các nước lân cận.
Hiện nay việc sản xuất dược phẩm gặp khá nhiều khĩ khăn của ngành, cơng ty cĩ rất nhiều đối thủ cạnh tranh và các đối thủ này đã hoạt động lâu dài tại Việt Nam, nguồn vốn họ mạnh nên các hình thức khuyến mãi, tiếp thị của họ chuyên nghiệp hơn, chi phí cao hơn nên việc cạnh tranh với các đối thủ này thì cơng ty chưa đủ tiềm lực, cơng ty gặp nhiều khĩ khăn hơn nữa.
Kết luận:
♦ Hoạt động thu tiền
Chiến lược kinh doanh của Cơng ty chưa tốt, hàng hĩa chỉ bán cho một
đại lý độc quyền là một rủi ro rất lớn. Nếu cơng ty khơng cĩ chiến lược kinh doanh khác thì ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại của Cơng ty. Cơng ty chưa tính đến việc thay đổi mơi trường kinh doanh (xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh), chưa cĩ chiến lược mới để quảng bá, tiếp cận sản phẩm đến người tiêu dùng. Ngồi ra, Cơng ty chưa cĩ chính sách để tuyển dụng và giữ lại các nhân viên cĩ năng lực để duy trì khả năng cạnh tranh của Cơng ty.
Do bán độc quyền cho một đại lý nên hoạt động thu tiền diễn ra khá đơn giản và hoạt động thu tiền được thực hiện qua ngân hàng.
48
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM
Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp cĩ một đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng, cĩ một phương pháp tổ chức quản lý riêng nên Hệ thống kiểm sốt được thiết lập riêng … và một điều rất hiển nhiên là mỗi nhà quản lý cĩ những quan điểm, phong cách và kinh nghiệm khác nhau nên việc thiết lập Hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng khác nhau. Ngồi ra, sự vận hành và tính hữu hiệu của Hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, trình độ và phẩm chất của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên.
Từ kinh nghiệm thực tế, cũng như qua quá trình khảo sát, phỏng vấn tại các doanh nghiệp với nhiều hình thức khác nhau, tơi đề xuất một số ý kiến nhằm hồn chỉnh Hệ thống KSNB nĩi chung và một số quy trình kiểm sốt nội bộ.