Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Chỉ nhận hàng hĩa đã được đặt mua.
- Chỉ nhận những nguyên vật liệu phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật đặt mua.
Mục tiêu: Các mục tiêu liên quan đến báo cáo tài chính
- Đảm bảo rằng nguyên vật liệu chuyển từ phịng thu mua đến các bộ phận kho, bộ phận kế tĩan được ghi chép đầy đủ.
- Đảm bảo rằng thơng tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt mua được cập nhật chính xác để phản ánh việc nhận hàng là đầy đủ.
- Chứng từ mua hàng đầy đủ và chính xác: lượng hàng nhập kho phù hợp Phiếu giao hàng, hĩa đơn của nhà cung cấp.
- Tiêu chuẩn hàng hĩa phải được chuyển đến bộ phận sản xuất và bộ phận kiểm nghiệm.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Thơng tin đơn đặt mua hàng khơng được thơng báo cho bộ phận mua hàng. - Đặt mua vật liệu khơng đủ tiêu chuẩn.
- Thủ tục ln chuyển khơng cĩ các chứng từ đi kèm hoặc chứng từ luân chuyển cĩ thể bị thất lạc.
28
- Thơng tin liên quan đến việc nhập xuất ngun vật liệu cĩ thể khơng được
cập nhật kịp thời hoặc khơng chính xác
- Thủ tục nhập xuất hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật khơng phù hợp
- Phiếu yêu cầu cĩ thể bị thất lạc
- Ngun vật liệu khơng cĩ phiếu yêu cầu vẫn được giao
Hoạt động kiểm sốt
- So sánh vật liệu nhận được (số lượng) với đơn đặt mua hàng. Khơng nhận các vật liệu khơng cĩ trong đơn đặt hàng.
- Lưu danh sách vật liệu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật mà đã được sử dụng để kiểm tra hàng hĩa
- Giám sát các vấn đề sản xuất liên quan đến chất lượng vật liệu
- Yêu cầu chứng từ luân chuyển vật liệu phải được chuyển từ phịng thu mua đến các bộ phận liên quan.
- Chứng từ nhận hàng phải được đánh số và kiểm tra các chứng từ bị thất lạc - Thực hiện việc kiểm đếm định kỳ và ghi nhận sự chênh lệch, kiểm tra sự chênh lệch phát sinh
- Lưu giữ hàng hĩa thực nhận vượt sổ sách, tách riêng và ghi sổ số lượng hàng vượt.
- Kiểm tra định kỳ các đơn đặt mua
- Kiểm tra định kỳ thơng tin của nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt hàng - Đảm bảo rằng chứng từ nhập xuất hàng tồn kho hoặc chứng từ của nhân viên
kiểm định đã được nhận đầy đủ
- Nguyên vật liệu chỉ được luân chuyển cho sản xuất khi nĩ phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật.
29
II.1.5 Thanh tĩan
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính
- Lựa chọn những nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. - Xác định các khoản chiết khấu
- Ghi nhận chính xác hàng mua trả lại hoặc giảm giá hàng mua. - Đảm bảo các khoản phải trả được ghi nhận đầy đủ và chính xác
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Nhà cung cấp khơng được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ đánh giá lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, yêu cầu về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm,
- Chứng từ nhận hàng cĩ thể bị thất lạc hoặc khơng đúng hạn.
- Nhập dữ liệu khơng chính xác: cập nhật khơng đầy đủ đối với hàng hĩa bị trả lại
- Ghi nhận các khoản nợ khơng phù hợp
Hoạt động kiểm sốt
- Điều tra và cập nhật định kỳ các thơng tin về khả năng nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn và thời hạn thanh tốn), sự thỏa mãn của khách hàng trước đây và hiện tại, điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu.
- Cập nhật định kỳ các thơng tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm
- Giám sát chất lượng nguyên vật liệu dùng trong sản xuất - Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại
30
- Cập nhật dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp và các quyết định lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp.
- Đánh số và ghi sổ đối với các đơn hàng trả lại. Đảm bảo đơn hàng bị trả lại phải phù hợp với giấy báo cĩ của nhà cung cấp.
- Theo dõi sát sao các đơn hàng bị trả lại, đối chiếu với báo cáo nhận hàng, hĩa đơn và biên bản xử lý. Cơng việc này do một nhân viên độc lập với kế tốn cơng nợ phải trả thực hiện.
- Điều chỉnh cơng nợ phải trả sau khi đối chiếu với nhà cung cấp, kiểm tra sổ cái nợ phải trả cùng với các nghiệp vụ mua hàng và thanh tốn tiền.
- Giải quyết chênh lệch khoản phải trả giữa sổ sách và thực tế.
II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN II.2.1 Bán hàng và marketing
II.2.1.1 Quản lý hoạt động marketing
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Xây dựng chiến lược marketing với các yếu tố sau: khả năng cạnh tranh, quy định của pháp luật, mơi trường kinh doanh và các yếu tố khác cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động marketing của doanh nghiệp và những thay đổi tiềm tàng của các yếu tố này.
- Xác định khách hàng tiềm năng và hiện hữu, phát triển chiến lược marketing. - Duy trì hệ thống phân phối cho khách hàng đúng lúc, trên cơ sở chi phí phân
phối thấp nhất.
- Thơng tin trên thị trường về quy trình sản xuất sản phẩm mới, nhà sản xuất.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
31
- Thơng tin liên quan đến giá cả, sản phẩm, những khách hàng tiềm năng hoặc thực tế, quảng cáo và khuyến mãi khơng cĩ sẵn, kịp thời và chính xác.
- Hệ thống phân phối yếu kém
- Thiếu thơng tin chính xác về sản phẩm cạnh tranh, sản phẩm tiềm năng.
Hoạt động kiểm sốt
- Duy trì kinh nghiệm marketing trong lĩnh vực của doanh nghiệp.
- Giám sát những hoạt động liên quan đến pháp lý mà cĩ thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp
- Nghiên cứu thị trường, giám sát và phân tích kinh tế, khách hàng và xu hướng của ngành, sự tồn tại của sản phẩm cạnh tranh, sự phát triển của các sản phẩm và xác định thị phần, tìm hiểu sự đổi mới kỹ thuật của đối thủ cạnh tranh, sự chấp nhận hoặc ưu đãi khách hàng đối với sự đổi mới này
- Đánh giá chính sách giá cả, so sánh giá cả và sản phẩm với đối thủ cạnh tranh
- Đánh giá hiệu quả của chiến lược quảng cáo và khuyến mãi.
- Thơng tin về năng lực sản xuất, làm nổi bật hoặc giới thiệu sản phẩm mới được sản xuất bằng cơng nghệ tiên tiến
- Xác định và đánh giá việc sắp xếp các nhà phân phối
- Thơng tin cho các nhà phân phối về khách hàng để việc giao hàng được đảm bảo kịp thời
II.2.1.2 Quản lý hoạt động bán hàng
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động
- Thực hiện chiến lược marketing - Thiết lập mục tiêu bán hàng
32
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Bộ phận bán hàng khơng được thơng báo về chiến lược marketing - Bộ phận bán hàng khơng quan tâm đến chiến lược marketing - Bộ phận bán hàng khơng xác định được khách hàng tiềm năng.
- Nhân viên bán hàng thiếu hiểu biết về đặc tính và lợi ích của sản phẩm - Thơng tin về khách hàng khơng đầy đủ và chính xác
- Nhân viên bán hàng thiếu sáng tạo. - Các đơn đặt hàng bị thất lạc
Hoạt động kiểm sốt
- Thơng báo chiến lược marketing cho bộ phận bán hàng. - Thiết lập thơng báo giá, hoa hồng và những ưu đãi khác.
- Thơng tin kết quả nghiên cứu thị trường cho bộ phận marketing và bộ phận bán hàng.
- Giữ lại các nhân viên bán hàng giỏi và cĩ kinh nghiệm
- Duy trì hệ thống thơng tin khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, tên người liên lạc, địa chỉ, kế hoạch phát triển hoặc thay đổi kinh doanh, hoặc những thơng tin hữu dụng cho chiến lược marketing
- Kiểm tra định kỳ về thơng tin của khách hàng - Tổ chức bán hàng theo vùng.
- Đánh số các đơn đặt hàng và điều tra các đơn đặt hàng bị thất lạc.
II.2.2 Thu tiền
Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính
- Tất cả hàng hĩa được chuyển đến khách hàng chính xác
33
- Đảm bảo rằng các khoản phải thu phải được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Rủi ro cĩ thể xảy ra
- Khĩa sổ các chuyến hàng khi kết thúc niên độ - Chứng từ bị thất lạc hoặc thơng tin khơng đúng
- Nhập dữ liệu khơng chính xác, khơng nhập vào hệ thống các khoản hàng bán bị trả lại, các khoản giảm giá và xĩa sổ, cũng như khơng ghi nhận các khoản phải thu hoặc khơng ghi nhận các khoản phải thu vào hệ thống
Hoạt động kiểm sốt
- Thơng tin các điều kiện hợp đồng hoặc chuyển hàng khơng phù hợp cho kế tốn phải thu.
- Kiểm tra các điều kiện về hợp đồng và vận chuyển trước khi xuất hĩa đơn. - Xác định các chuyến hàng trước và sau khi kết thúc niên độ.
- Đánh số, ghi sổ và lưu giữ các đơn đặt hàng, các chứng từ xuất hàng, hĩa đơn bán hàng và thơng tin khách hàng.
- Gởi báo cáo định kỳ đến khách hàng, kiểm tra và giải quyết những vấn đề khách hàng quan tâm.
- Giám sát các phàn nàn của khách hàng liên quan đến hĩa đơn và báo cáo. - Gởi thơng báo cĩ đến khách hàng, đánh số và đếm số thơng báo cĩ và các
phiếu thu. Đối chiếu thơng báo cĩ và phiếu thu, giải quyết các vấn đề chênh lệch (nếu cĩ).
- Kiểm tra các khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán.
- Điều chỉnh các khoản phải thu, các nghiệp vụ thu tiền. Giải quyết chênh lệch giữa phải thu trên sổ sách và thực tế.
- Hạn chế sự tiếp xúc hồ sơ phải thu hoặc hạn chế nhập dữ liệu phải thu vào hệ thống.
34
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ MỘT SỐ DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ
BIẾN TẠI VIỆT NAM
Như được trình bày ở phần I, Báo cáo COSO 1992 khơng chỉ đưa ra hệ thống lý luận về kiểm sốt nội bộ mà cịn bao gồm cơng cụ đánh giá KSNB đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Trong chương này tơi sẽ trình bày 2 hướng khảo sát hệ thống KSNB tại một số doanh nghiệp sản xuất, chế biến tại Việt Nam. Các kết quả khảo sát này sẽ là cơ sở để đưa ra giải pháp hồn thiện KSNB của các doanh nghiệp.
I. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SỐT NỘI BỘ THƠNG QUA
BẢNG CÂU HỎI
I.1 Mục đích và phương pháp
Lập bảng câu hỏi liên quan đến 2 chu trình: Mua hàng – Thanh tĩan (29 câu), Bán hàng – Thu tiền (30 câu) ở Bảng phụ lục 3 (Bảng khảo sát). Việc tiến hành khảo sát được thực hiện trên 20 doanh nghiệp, trong đĩ cĩ 16 doanh nghiệp đầu tư nước ngồi, 02 doanh nghiệp nhà nước và 02 cơng ty trách nhiệm hữu hạn. Việc chọn mẫu được tiến hành ngẫu nhiên, tập trung vào các doanh nghiệp đầu tư nước ngồi do các doanh nghiệp đầu tư nước ngồi cĩ thể áp dụng mơ hình KSNB của cơng ty mẹ tại Việt Nam.
Bảng khảo sát được thực hiện tại các doanh nghiệp mà tơi thực hiện kiểm tốn. Đối tượng khảo sát là người cĩ chức vụ quan trọng tại Cơng ty như Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, …và các phịng ban khác trong cơng ty. (Phụ lục 4) Qua bảng khảo sát, người viết hy vọng cĩ thể đưa ra một số đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp ở Việt Nam.
35
I.2 Kết quả khảo sát
I.2.1 Chu trình mua hàng
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Cĩ lập đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng cĩ được
đánh số khơng? Cĩ được xét duyệt đầy đủ? 12/16 2/2 2/2 16/20 2. Việc mua NVL, dịch vụ dựa trên giá cả đấu
thầu? 9/16 2/2 2/2 13/20
3. Kiểm tra hàng hĩa nhập kho với đơn đặt hàng? 12/16 2/2 2/2 16/20 4. Các dữ liệu trên hĩa đơn cĩ được kiểm sốt? 14/16 2/2 2/2 18/20
Bảng khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp khi mua hàng đều cĩ đơn đặt hàng. Tuy nhiên, việc mua hàng khơng được tổ chức đầu thấu nhằm tìm kiếm nhà cung cấp với giá tối ưu nhất vì họ cho rằng việc đấu thầu chỉ làm mất thời gian và trong thời đại cơng nghệ internet thì khơng cần đấu thầu mà chỉ cần tìm kiếm qua mạng internet cĩ thể chọn được nhà cung cấp. Như được trình bày ở mục II – chương I cho thấy, việc lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng vì giá cả hợp lý, chất lượng bảo đảm và ln cĩ khả năng đáp ứng u cầu của khách hàng. Ngồi ra, khi lựa chọn được nhà cung cấp lâu dài chắc chắn doanh nghiệp sẽ hưởng được nhiều ưu đãi hơn, như là chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn, giá bán ưu đãi, … Việc khơng quan tâm lựa chọn nhà cung cấp sẽ gây cho doanh nghiệp những tổn thất khác như chất lượng NVL khơng phù hợp với đơn đặt hàng cĩ thể dẫn đến sản xuất sẽ khĩ khăn, NVL khơng đáp ứng kịp nhu cầu sản xuất, giao hàng khơng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, …
I.2.2 Chu trình thanh tốn
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Đối chiếu các dữ liệu trên hĩa đơn: khối lượng, 11/16 2/2 2/2 15/20
36
chất lượng, thời hạn giao hàng với đơn đặt hàng? 2. Chiết khấu thanh tốn hay chiết khấu mua hàng
cĩ xảy ra? 14/16 2/2 2/2 18/20
3. Các khoản ứng trước cĩ được kiểm sốt và cấn
trừ khi thanh tốn? 13/16 2/2 2/2 17/20
4. Hàng mua trả lại cĩ được kiểm sốt? 10/16 2/2 2/2 14/20
5. Đối chiếu thư xác nhận số dư khoản phải trả
với số dư phải trả trên sổ kế tốn? 8/16 2/2 1/2 11/20
Bảng khảo sát cho thấy, các khoản mua hàng cĩ hưởng chiết khấu và được ghi nhận đầy đủ. Hầu hết các doanh nghiệp khơng tiến hành đối chiếu cơng nợ thường xuyên nên bảng đối chiếu cơng nợ khơng phù hợp với số dư trên sổ sách. Điều đĩ chứng tỏ sổ sách khơng được ghi nhận chính xác, kịp thời hoặc thơng tin mua hàng bị thất lạc, …
I.2.3 Chu trình bán hàng
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Khách hàng mua hàng phải cĩ đơn đặt hàng? 12/16 2/2 2/2 16/20 2. Tất cả các đơn đặt hàng phải được bộ phận bán
hàng xem xét và đối chiếu với hạn mức tín dụng? 7/16 2/2 0/2 9/20 3. Tất cả các đơn đặt hàng đều được đánh số và
thống kê và thơng báo lượng hàng đặt cho bộ phận sản xuất?
12/16 2/2 2/2 16/20
4. Giá cả hàng hĩa do cấp cĩ thẩm quyền phê