HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Trung tõm chi phớ tuỳ ý Trung tõm lợi nhuận
Khối hạch toỏn tập trung
TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT
Văn phũng Phũng tài chớnh- kế toỏn Phũng tổ chức – cỏn bộ Phũng kỹ thuật- cụng nghệ Phũng kỹ kinh tế -kế hoạch Cụng ty Tư vấn và XD TL Trung tõm QL dự ỏn CN Tổng cụng ty tại TPHCM Cty cầu 1 Thăng long Cty XD và PT Cụng nghệ TL CễNG TY CON Cỏc Cty CP cầu 1,5,11,12 thăng long….. CÁC ĐƠN VỊ LIấN KẾT Cỏc Cty CP XD số 2,4,6,9,.. CễNG TY NHÀ NƯỚC
Cỏc Cty cầu 7, 8 Thăng Long
Trung tõm đầu tư
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Trung tõm đầu tư
BAN GIÁM ĐỐC Trung tõm lợi nhuận
CHI NHÁNH, XÍ NGHIỆP
ĐỘI XÂY LẮP
GIÁM ĐỐC Trung tõm lợi nhuận
ĐỘI TRƯỞNG Trung tõm chi phớ tiờu chuẩn
Cấp thứ nhất: Là cấp cao nhất xột trờn toàn Tổng cụng ty, chịu trỏch nhiệm
toàn diện về mọi mặt hoạt động của Tổng cụng ty là Hội đồng quản trị gọi là “Trung tõm đầu tư”.
- Mục tiờu: Đảm bảo việc đầu tư vào cỏc lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của Tổng cụng ty cú hiệu quả. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư cao, lợi nhuận trờn vốn chủ sở hữu cao.
- Nhiệm vụ: Thực hiện việc đầu tư ra bờn ngoài vào cỏc nghành, lĩnh vực theo chiến lược phỏt triển kinh doanh của Tổng cụng ty với vai trũ là Chủ đầu tư theo cỏc hỡnh thức BOT, BTO, BT hoặc với vai trũ là tổng thầu xõy lắp. Thực hiện đầu tư bờn trong Tổng cụng ty, nõng cao vốn đầu tư trong cỏc Cụng ty con, cụng ty liờn kết đảm bảo mục tiờu duy trỡ tỷ lệ gúp vốn phự hợp với mục tiờu phỏt triển của cỏc cụng ty này. Đối với cụng tỏc đấu thầu yờu cầu phải kết nối được bộ phận thực hiện cụng tỏc đấu thầu với đơn vị nhận thầu. Ngoài ra, trung tõm này cũn phải đỏnh giỏ hiệu quả đầu tư của từng lĩnh vực hoạt động; thực hiện cỏc biện phỏp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tư; đỏnh giỏ thành quả của cỏc đơn vị trong việc hướng đến mục tiờu chung.
Cấp thứ hai: Là cỏc cụng ty xõy dựng thành viờn bao gồm cỏc cụng ty độc
lập và cỏc cụng ty phụ thuộc trong Tổng cụng ty. Dưới cỏc cụng ty độc lập cú thể cú đơn vị phụ thuộc như cỏc xớ nghiệp, chi nhỏnh. Chịu trỏch nhiệm về hoạt động của cỏc cụng ty thành viờn, cỏc đơn vị phụ thuộc này là cỏc Giỏm đốc cụng ty, Giỏm đốc xớ nghiệp, Giỏm đốc chi nhỏnh. Đõy được coi là trung tõm lợi nhuận. Tuy vậy, bờn cạnh việc thể hiện trỏch nhiệm của một trung tõm lợi nhuận xột trờn phương diện thành viờn của Tổng cụng ty thỡ cỏc cụng ty độc lập này cũn được xem như là một trung tõm đầu tư (trung tõm đầu tư cấp II) tự chủ, tự chịu trỏch nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Mục tiờu: Đảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trờn doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đớch nõng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
- Nhiệm vụ: Tổng hợp đầy đủ, chớnh xỏc doanh thu, chi phớ, xỏc định kết quả kinh doanh; theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, bảo toàn và phỏt triển vốn được đầu tư.
Đối với cỏc cụng ty độc lập thực hiện chức năng đầu tư của mỡnh theo phõn cấp đầu tư của cấp Tổng cụng ty – Cụng ty mẹ mục tiờu và nhiệm vụ phự hợp với mục tiờu nhiệm vụ trung tõm đầu tư cấp Tổng cụng ty.
Cấp thứ ba: Bao gồm cỏc phũng ban chức năng quản lý và cỏc đội xõy lắp.
Cỏc trưởng bộ phận và đội trưởng đội thi cụng chịu trỏch nhiệm ở cỏc bộ phận mỡnh quản lý. Đõy được xem là cỏc trung tõm chi phớ.
- Mục tiờu: Tăng cường tớnh tự chịu trỏch nhiệm về chi phớ: Kiểm soỏt được toàn bộ những chi phớ phỏt sinh tại đội thi cụng, tại phũng ban chức năng. Đội trưởng đội thi cụng hay trưởng cỏc phũng ban là người trực tiếp kiểm soỏt chi phớ và là người chịu trỏch nhiệm về những chi phớ phỏt sinh tại trung tõm. Đảm bảo lợi ớch mang lại lớn hơn cỏc chi phớ phỏt sinh và những nổ lực cho việc kiểm soỏt chi phớ.
- Nhiệm vụ: Lập và thực hiện thi cụng theo giỏ trị cụng trỡnh nhận khoỏn, quản lý chất lượng (đảm bảo thi cụng đỳng chất lượng, đỳng tiến độ); theo dừi và quản lý vật tư, nhõn cụng của đội (cả trong và ngoài biờn chế). Đối với nhõn viờn văn phũng cụng ty cú nhiệm vụ tiết kiệm chi phớ, lập hồ sơ hoàn cụng…
3.3.1.2 Xõy dựng bộ mỏy kế toỏn để hoàn thiện việc xử lý thụng tin trong cỏc trung tõm trỏch nhiệm. cỏc trung tõm trỏch nhiệm.
Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long là một Tổng cụng ty lớn, tuy nhiờn trỡnh độ quản lý, năng lực cỏn bộ kế toỏn vẫn cũn những hạn chế nhất định. Do vậy, tại thời điểm hiện tại, Tổng cụng ty vẫn nờn duy trỡ mụ hỡnh kết hợp giữa kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị, sở dĩ như vậy vỡ một số lý do sau:
- Mụ hỡnh này cho phộp kế thừa những nội dung của kế toỏn quản trị đó tồn tại biểu hiện cụ thể trong hệ thống kế toỏn hiện hành.
- Kế toỏn quản trị mới được xõy dựng và phỏt triển ở mức độ thấp, chưa đủ điều kiện để tỏch riờng thành một bộ phận độc lập và chuyờn sõu.
- Tiết kiệm được chi phớ trong hạch toỏn kế toỏn, đảm bảo nguyờn tắc tiết kiệm và hiệu quả.
- Phự hợp với trỡnh độ quản lý, năng lực cỏn bộ nhõn viờn cũng như trang thiết bị hiện cú của doanh nghiệp.
Tuy nhiờn, khi được vận dụng mụ hỡnh này thỡ vai trũ của kế toỏn quản trị thường bị lu mờ do Nhà quản lý chưa thấy được tầm quan trọng của thụng tin trong kế toỏn quản trị. Chớnh vỡ vậy, cần phải phõn cụng trỏch nhiệm cụ thể đối với cỏn bộ kế toỏn làm nhiệm vụ kế toỏn tài chớnh hay kế toỏn quản trị. Đảm bảo thụng tin thu thập cho mục tiờu quản trị phải được ghi chộp, cập nhật thường xuyờn, thớch hợp và thống nhất giữa cỏc kỳ.
Theo quan điểm của tỏc giả, thỡ trước hết nhõn viờn kế toỏn tại mỗi phần hành trong bộ mỏy kế toỏn của Tổng cụng ty phải vừa thực hiện nhiệm vụ của kế toỏn tài chớnh và nhiệm vụ của kế toỏn quản trị cho cụng việc được giao của mỡnh. Kế toỏn theo dừi đội xõy lắp khi cung cấp thụng tin để lập bỏo cỏo tài chớnh thỡ kế toỏn thực hiện cụng tỏc kế toỏn tài chớnh, nhưng khi cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản lý ra quyết định thỡ kế toỏn theo dừi đội xõy lắp thực hiện cụng tỏc kế toỏn quản trị như: hạch toỏn chứng từ chi phớ từ đội gửi lờn phải tuõn thủ theo cỏch phõn loại chi phớ chi tiết: “đối tượng phỏp nhõn” là tờn cỏc đội xõy lắp, “ đối tượng tập hợp” là cụng trỡnh xõy lắp, “khoản mục chi phớ” là tài khoải chi tiết cấp 4…Hay nhõn viờn kế toỏn chịu trỏch nhiệm hạch toỏn phần hành về Tài sản cố định và vật tư lũn chuyển, ngồi việc theo dừi tỡnh hỡnh biến động của tài sản, cụng việc chớnh phải thực hiện là theo dừi đơn vị sử dụng tài sản đú, tớnh tiền thuờ hoặc phõn bổ khấu hao phự hợp với quy định và kịp thời, làm cơ sở cho lập cỏo bỏo cỏo kế toỏn quản trị.
Thứ hai, mỗi cấp, mỗi trung tõm phải cú ớt nhất một nhõn viờn chuyờn phụ trỏch về kế toỏn quản trị, riờng cấp đội xõy lắp (trung tõm chi phớ) kế toỏn đội thực hiện chức năng kế toỏn quản trị là chủ yếu. Nhõn viờn kế toỏn quản trị bắt buộc phải tham gia vào cụng tỏc đấu thầu và giao khoỏn cụng trỡnh xõy lắp.
3.3.2. Hoàn thiện cỏc cụng cụ cung cấp thụng tin cho cụng tỏc dự toỏn và giao khoỏn.
3.3.2.1. Phõn loại chi phớ phục vụ cho viờc thu thập thụng tin
Việc phõn loại chi phớ phải hướng tới nhu cầu thụng tin của Nhà quản trị, khụng chỉ đơn thuần phục vụ việc kiểm tra giỏm sỏt hoạt động thường ngày của doanh nghiệp mà cũn phải hướng tới việc cung cấp thụng tin làm cơ sở định hướng cho nhà quản trị.
Trong phõn loại chi phớ, với đặc thự là ngành xõy lắp, Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long cần hướng tới phõn loại chi phớ theo một số cỏch chủ yếu sau:
- Phõn loại theo cỏch ứng xử của chi phớ: Đõy là cỏch phõn loại rất quan trọng trong kế toỏn quản trị để phục vụ cho quỏ trỡnh phõn tớch, đỏnh giỏ sử dụng thụng tin phục vụ cho việc ra quyết định, trong dài hạn phõn loại chi phớ theo tiờu thức này và phõn tớch chi phớ trong mối quan hệ với sản lượng và lợi nhuận định hướng nhà quản trị ra cỏc quyết định dài hạn, bờn cạnh đú thụng tin được cung cấp theo cỏch phõn loại chi phớ này dựng để lập cỏc dự toỏn, kế hoạch và cỏc bỏo cỏo sản xuất, cũng như bỏo cỏo đỏnh giỏ kết quả quản lý. Theo cỏch phõn loại này chi phớ sản xuất tại Tổng cụng ty xõy dựng Thăng Long gồm; chi phớ biến đổi; chi phớ cố định và chi phớ hỗn hợp:
Trong việc định hướng phõn loại chi phớ trờn, vẫn cũn chi phớ hỗn hợp bản thõn nú gồm cả yếu tố biến phớ và định phớ. Chi phớ hỗn hợp rất quan trọng bởi vỡ nú rất phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phần định phớ trọng chi phớ hỗn hợp phản ỏnh chi phớ căn bản tối thiểu để duy trỡ mức độ hoạt động, phần biến phớ phản ỏnh mức độ hoạt động vượt quỏ mức căn bản.
Vỡ vậy, để hoàn thiện hơn nữa việc phõn loại chi phớ doanh nghiệp cần tiếp tục phõn tỏch những chi phớ này thành định phớ và biến phớ. Doanh nghiệp cú thể ỏp dụng phương phỏp cực đại - cực tiểu để thực hiện việc phõn loại chi phớ trờn.
Phương phỏp cực đại - cựa tiểu là phương phỏp quan sỏt mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất của hoạt động trọng phạm vi phự hợp, từ đú bộ phận chi phớ khả biến được xỏc định bằng cỏch lấy chờnh lệch chi phớ ở mức độ hoạt động cao
nhất và thấp nhất chia cho chờnh lệch ở mức độ hoạt động ở hai cực này. Sau khi xỏc định được yếu tố biến phớ cú thể xỏc định được yếu tố định phớ bằng cỏch lấy tổng số chi phớ ở mức độ hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất từ đi yếu tố biến phớ. Từ đú, nhà quản trị sẽ lập được phương trỡnh của chi phớ hỗn hợp, cụ thể:
Y = a + bx
Y là tổng chi phớ hỗn hợp, biến số phụ thuộc của biến số x. a : Tổng định phớ.
b : Biến phớ trờn mức độ hoạt động.
x : Mức độ hoạt động, biến số độc lập hay biờn số nguyờn nhõn của Y.
Đặc điểm của phương phỏp này đơn giản dễ ỏp dụng, phự hợp với trỡnh độ năng lực kế toỏn của Tổng cụng ty nhưng độ chớnh xỏc khụng cao. Vỡ vậy, cần xỏc định hai điểm này xảy ra đỳng vị trớ để phản ỏnh đỳng mức trung bỡnh của tất cả cỏc giao điểm của chi phớ và mức độ hoạt động.
- Phõn loại chi phớ theo trung tõm chi phớ: Chi phớ sản xuất được tập hợp theo từng địa điểm phỏt sinh cụng việc kinh doanh, từng bộ phận sản xuất, từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, hợp đồng xõy lắp, đội xõy lắp. Hiện tại, chi phớ tại Tổng cụng ty xõy dựng Thăng long mới chỉ tập hợp theo cụng trỡnh mà chưa lập được cỏc bỏo cỏo phõn tớch bộ phận. Vỡ vậy, cần thiết phải phõn loại chi phớ thành cỏc trung tõm chi phớ theo bộ phận nhằm tăng cường hạch toỏn trực tiếp, giảm chi phớ phõn bổ giỏn tiếp, đỏp ứng yờu cầu kiểm tra chi phớ theo từng quỏ trỡnh kinh doanh, địa điểm phỏt sinh chi phớ và tăng cường cụng tỏc hạch toỏn kinh tế đội xõy lắp, sử dụng để đỏnh giỏ thành quả quản lý của đội trưởng cỏc đội xõy lắp. Hạch toỏn cỏc khoản mục chi phớ theo mỗi đối tượng phỏp nhõn (ĐTPN), và đối tượng tập hợp (ĐTTH) là từng cụng trỡnh.
Với đề xuất trờn, tỏc giả đề nghị cần thiết phải thống nhất trong toàn Tổng cụng ty cỏch phõn loại chi tiết tài khoản thành 4 cấp, sau đú phõn loại chi tiết chi phớ theo nơi phỏt sinh chi phớ “đối tượng tập hợp” và đối tượng quản lý chi phớ “đối tượng phỏp nhõn”. Riờng đối với chi phớ chung được phõn làm 3 loại như hiện tại là:
“Chi phớ phục vụ thi cụng”; “chi phớ phục vụ cụng nhõn”; “chi phớ quản lý của cụng trường” là phự hợp.