Túm lại, cấu trỳc của hệ thống bỏo cỏo thực hiện bắt đầu từ cấp quản lý thấp nhất và xõy dựng ngược lờn cấp quản lý cao nhất. Mỗi nhà quản lý trong tổ chức nhận được bỏo cỏo thực hiện của chớnh bộ phận của mỡnh quản lý và cỏc bỏo cỏo
TỔNG CễNG TY XD G
CễNG TY THÀNH VIấN
CHI NHÁNH, XÍ NGHIỆP
PHềNG BAN
ĐỘI XÂY LẮP, PHÂN
XƯỞNG
thực hiện của cỏc bộ phận dưới quyền. Bằng cỏch này, nhà quản lý cú thể đỏnh giỏ được hiệu quả cụng việc của bộ phận mỡnh và cỏc bộ phận trực thuộc.
Núi chung, khi vận dụng hệ thống kế toỏn trỏch nhiệm, cần tập trung vào vai trũ thụng tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tớch cực đến hành vi và thỏi độ của nhà quản lý, khuyến khớch họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động.
Do đỏp ứng yờu cầu của nhà quản lý, nờn bỏo cỏo bộ phận thường được lập theo cỏch ứng xử của chi phớ, trỡnh bày dưới hỡnh thức số dư đảm phớ phõn loại chi phớ theo tiờu thức biến phớ - định phớ và chi phớ kiểm soỏt được - chi phớ khụng kiểm soỏt được, chi phi phõn bổ - chi phớ khụng phõn bổ. Cỏc bỏo cỏo bộ phận càng tiến lờn cấp quản lý cao hơn càng giảm dần chi tiết.
Trong một tổ chức, doanh nghiệp nếu hệ thống bỏo cỏo bộ phận được thiết lập, và sử dụng phự hợp sẽ ảnh hưởng đến thỏi độ cỏc nhà quản lý. Khi cỏc nhà quản lý biết được kết quả của họ sẽ được đỏnh giỏ họ sẽ cú xu hướng hành động sao cho phự hợp. Mặc dự, bỏo cỏo bộ phận khụng làm thay đổi một sự kiện đó xảy ra, nhưng một sự phõn tớch kết quả của một người trong quỏ khứ, cú thể cho thấy những cỏch để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Bỏo cỏo bộ phận thường được xõy dựng thành hai loại; Bỏo cỏo dự toỏn và Bỏo cỏo thực hiện. Để đỏnh giỏ được kết quả thực hiện thỡ hỡnh thức hai bỏo cỏo này phải thống nhất, thụng qua bỏo cỏo dự toỏn, nhà quản trị cú thể đỏnh giỏ được kết quả hoạt động của mỡnh qua cỏc bỏo cỏo thực hiện. Từ đú, giỳp nhà quản trị xỏc định được nguyờn nhõn tồn tại hay những thành quả đạt được trong bộ phận mỡnh. Bờn cạnh đú, cỏc bỏo cỏo được lập cho từng bộ phận sẽ cung cấp thụng tin cần thiết cho nhà quản trị đỏnh giỏ kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng hoạt động, hay từng khu vực kinh doanh làm cơ sở để phõn phối nguồn lực một cỏch hiệu quả cho doanh nghiệp. Tổng hợp cỏc bỏo cỏo bộ phận từng cấp quản lý từ thấp đến cao sẽ hướng toàn bộ cỏc bộ phận, cỏc hoạt động về mục tiờu chung của tổ chức, doanh nghiệp thụng qua việc lập bỏo cỏo dự toỏn và thực hiện theo cỏc bỏo cỏo dự toỏn.
Lập bỏo cỏo bộ phận phải đảm bảo tớnh hiệu quả: Lợi ớch thu được và chi phớ bỏ ra, tạo động lực thỳc đẩy hoạt động hay kỡm hóm của tổ chức, doanh nghiệp.
Trong nhiều trường hợp việc lập kế hoạch thực hiện quỏ thấp khụng tương xứng với năng lực của cụng ty, bộ phận sẽ là giải phỏp tốt cho cỏc nhà quản lý.
Phõn bổ chi phớ cho cỏc bộ phận: Mỗi bộ phận đều được gắn với trỏch
nhiệm của nhà quản lý, bỏo cỏo bộ phận được lập sẽ cung cấp thụng tin về kết quả của bộ phận đú, và khả năng của cấp quản lý. Phõn bổ chi phớ phải đảm bảo việc khụng chuyển giao trỏch nhiệm từ trung tõm trỏch nhiệm này, sang trung tõm trỏch nhiệm khỏc. Do đú, tiờu thức phõn bổ phải được xõy dựng dựa trờn bản chất và mỗi quan hệ của chi phớ đối với mỗi bộ phận.
Định phớ bộ phận: là những khoản định phớ gắn bú riờng biệt với từng bộ phận, phỏt sinh và tồn tại với cựng bộ phận đú như: lương cụng nhõn quản lý, khấu hao thiết bị của bộ phận.
Định phớ chung: Là những khoản định phớ khụng gắn bú riờng biệt với từng
bộ phận, hoặc trực thuộc bất kỳ bộ phận riờng rẽ nào mà phỏt sinh vỡ sự tồn tại hoặc vỡ hoạt động của nhiều bộ phận. Định phớ chung được phõn bổ theo nguyờn tắc giỏn tiếp cũn định phớ bộ phận thuộc bộ phận nào được phõn bổ ngay cho bộ phận đú theo nguyờn tắc trực tiếp.