2.2 Thực trạng hệ thống kế toán trách nhiệm Công ty Dược – TTBYT Bình Định
2.2.4.2 Kế toán trách nhiệm trung tâm doanh thu
Hiện tại, công ty đã tổ chức một mạng lưới tiêu thụ gồm: các chi nhánh, hiệu thuốc được phân bổ rộng khắp cả trong và ngồi tỉnh Bình Định. Cơ cấu tổ chức bộ phận kinh doanh của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau:
Phó t đố ổng giám c kinh doanh Giám đốc kinh doanh
Trưởng đại diện các chi nhánh
trong tỉnh Trưởng đại diện
các chi nhánh ngoài tỉnh
SƠ ĐỒ 2.3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ PHẬN KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Trong cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty Dược – TTBYT Bình Định, Phó tổng giám đốc kinh doanh sẽ chỉ đạo trực tiếp các trưởng đại diện các chi nhánh
trong và ngồi tỉnh về mặt tài chính; về mặt chuyên môn được giao cho giám đốc kinh doanh quản lý và chỉ đạo về vấn đề chính sách bán hàng, kế hoạch doanh số tiêu thụ của từng chi nhánh và đánh giá kết quả thực hiện về doanh số bán hàng của từng trung tâm cụ thể. Trưởng đại diện các chi nhánh ngoài tỉnh được phân chia
phạm vi quản lý và chịu trách nhiệm theo khu vực địa lý. Hiện tại, công ty đã tổ chức được khoảng 3 trưởng đại diện chi nhánh ngoài tỉnh gồm: đại diện khu vực
miền Bắc, đại diện khu vực miền Trung và đại diện khu vực miền Nam. Trong đó, trưởng đại diện khu vực miền Trung sẽ quản lý các chi nhánh trong tỉnh và các chi
Đại lý
tỉnh sẽ chịu trách nhiệm quản lý công tác bán hàng tại Thành phố Quy Nhơn và 8 huyện trực thuộc tỉnh gồm: huyện Tuy Phước, An Nhơn, Phù Cát, Phù Mỹ, Hoài Nhơn, Hoài Ân, Tây Sơn và Vĩnh Thạnh.
Hằng năm, vào cuối tháng 9 Ban giám đốc công ty và trưởng các bộ phận sẽ có một cuộc họp để đánh giá tình hình giữa kết quả thực hiện với kế hoạch của năm hiện tại. Trường hợp không đạt kế hoạch, các thành viên sẽ phân tích nguyên nhân nhằm tìm ra giải pháp cải thiện tình hình trong các tháng cịn lại và xác định kế hoạch kinh doanh của năm kế tiếp. Tiếp đó, các trưởng đại diện chi nhánh và phụ
trách hiệu thuốc sẽ căn cứ vào tình hình , nhu cầu tiêu thụ trong năm đến sẽ lập các bảng kế hoạch tiêu thụ dự kiến của bộ phận chi tiết cả về mặt doanh số, sản lượng theo từng chủng loại và mặt hàng cụ thể. Các bảng kế hoạch sau khi lập sẽ được chuyển về phịng kinh doanh tiếp thị của cơng ty. Tại phòng kinh doanh, sẽ căn cứ vào các bảng kế hoạch tiêu thụ cùng với các chỉ tiêu ước tính của bộ phận marketing và định hướng chiến lược của Ban giám đốc công ty để lập bảng dự toán tiêu thụ cả năm cho tồn cơng ty và chi tiết theo từng khu vực, chủng loại, mặt hàng cụ thể. Dự toán tiêu thụ sau khi lập sẽ được gửi lên Ban giám đốc công ty mà cụ thể là Giám đốc kinh doanh xem xét và phê chuẩn. Các chi nhánh, hiệu thuốc căn cứ trên kế hoạch được giao sẽ tổ chức quá trình tiêu thụ nhằm đạt được mục tiêu mà
cấp trên đã giao.
Cụ thể, phụ trách trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn đã lập và chuyển về phòng kinh doanh tiếp thị của công ty bảng kế hoạch tiêu thụ năm 2009 của trung tâm (Phụ lục 2).
Dựa vào bảng kế hoạch tiêu thụ do các chi nhánh, hiệu thuốc gửi lên kết hợp với các chỉ tiêu ước tính của bộ phận marketing và định hướng chiến lược của Ban giám đốc, phòng kinh doanh sẽ lập dự toán tiêu thụ chi tiết cho từng chi nhánh, hiệu thuốc. Cụ thể, phòng kinh doanh đã lập dự toán tiêu thụ năm 2009 của trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn (Phụ lục 3).
Định kỳ vào cuối quý 4 của năm hiện hành, Ban giám đốc công ty tổ chức
nhánh và hiệu thuốc để phổ biến, thơng qua bảng dự tốn tiêu thụ năm đến của tồn cơng ty và từng chi nhánh, hiệu thuốc cụ thể. Trên cơ sở các chỉ tiêu được giao, các chi nhánh và hiệu thuốc sẽ triển khai thực hiện.
Theo quy định của công ty, các chi nhánh và hiệu thuốc sẽ lập báo cáo thực hiện của bộ phận định kỳ theo từng quý chuyển về phòng kinh doanh.
BẢNG 2.6: BÁO CÁO THỰC HIỆN DOANH THU QUÝ IV/2009 QUÝ IV/2009
Trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn
(Đvt: Đồng)
STT Mặt hàng Đvt Đơn giá Số lượng Thành tiền
THUỐC BỘT 503.429 407.265.420
1 Ace kid 150 Gói 1.100 55.125 60.637.500 2 Ace-cold-200mg Gói 900 31.050 27.945.000 3 Amoxicilin 250mg Gói 900 10.296 9.266.400
4 Babyplex Gói 300 36.968 11.090.400
5 Bidi Gaspain Gói 350 39.083 13.679.050 6 Bidisubtilis (Xanh) Gói 500 82.138 41.069.000 7 Cefaclor 125mg Gói 1.800 4.741 8.533.800 8 Cephalexin 250mg Gói 1.200 14.729 17.674.800 9 Erythromycin 250mg Gói 1.100 36.652 40.317.200
10 Gynopic Gói 210 25.087 5.268.270
11 Oresol Gói 1.200 64.935 77.922.000
12 Sorbitol Bidiphar Gói 400 37.114 14.845.600 13 Spiramycin 750.000 IU Gói 1.200 65.847 79.016.400 THUỐC NƯỚC 209.785 946.781.500 15 ASA Lọ 1.800 5.510 9.918.000 16 Bikidton Lọ 15.000 13.265 198.975.000 17 Calci vita Ống 2.000 56.433 112.866.000 18 Corbicream Lọ 1.500 16.445 24.667.500
20 Iodine Chai 9.500 15.840 150.480.000 21 Mỡ vaseline Lọ 3.500 12.870 45.045.000 22 Nikethamide 25% Lọ 7.000 590 4.130.000 23 Nước súc miệng Coolgar Chai 12.000 4.780 57.360.000 24 Siro Promethazin 0,1% Chai 4.500 5.856 26.352.000
25 Solgynopic Lọ 3.500 58.018 203.063.000 26 Soluplex Lọ 5.000 17.209 86.045.000 THUỐC NHỎ MẮT 297.483 519.630.000 27 Chloramphenicol 0,4% Lọ 1.500 50.760 76.140.000 28 Dexatifo Lọ 2.000 44.132 88.264.000 29 Gentamicin 0,3% Lọ 2.000 87.305 174.610.000 30 Natri clorid 0,9% Lọ 1.600 112.885 180.616.000 … Cộng 1.873.676.920
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Tại phòng kinh doanh, sau khi nhận được báo cáo thực hiện quý của các bộ phận gửi lên sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình thực hiện bằng cách
xác định mức chênh lệch giữa doanh thu thực tế với kế hoạch và phần trăm hoàn
thành kế hoạch doanh thu của từng chi nhánh, hiệu thuốc để báo cáo kịp thời với Ban lãnh đạo cơng ty mà cụ thể là Phó tổng giám đốc kinh doanh về những trường hợp khơng hồn thành kế hoạch được giao để có biện pháp xử lý.
BẢNG 2.7: BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU QUÝ IV/2009 QUÝ IV/2009
Trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn
(Đvt: Đồng)
Doanh thu tiêu thụ Chênh lệch
STT Mặt hàng
Kế hoạch Thực hiện Mức %
02 Thuốc nước 841.005.000 946.781.500 105.776.500 13 03 Thuốc nhỏ mắt 465.755.000 519.630.000 53.875.000 12
……….
Cộng 1.782.027.300 1.873.676.920 91.649.620 5
Từ bảng phân tích trên đã thể hiện kết quả hoạt động của trung tâm cung ứng vào quý 4 năm 2009. Về tổng thể, trung tâm đã hoàn thành kế hoạch doanh thu
được giao với mức biến động doanh thu giữa thực hiện với kế hoạch tăng
91.649.620 đ tương ứng với tỷ lệ tăng 5%. Dưới góc độ xem xét chi tiết cho từng nhóm hàng thì doanh thu hai nhóm hàng thuốc nước và thuốc nhỏ mắt đã hoàn
thành vượt mức kế hoạch, cịn nhóm hàng thuốc bột đã khơng hồn thành kế hoạch về doanh thu. Qua đó, Giám đốc kinh doanh sẽ đánh giá được thành quả hoạt động của trung tâm cũng như thành quả quản lý của trưởng đại diện trung tâm này.
Đối với các chi nhánh, hiệu thuốc khác phòng kinh doanh tiến hành lập bảng
phân tích tình hình thực hiện doanh thu quý chi tiết cho từng chi nhánh, hiệu thuốc tương tự trung tâm cung ứng thuốc Quy Nhơn. Dựa vào các bảng phân tích này, Giám đốc kinh doanh sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra những quyết sách kinh doanh phù hợp.