3.3 Những nội dung hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm Công ty
3.3.3 Xây dựng quy trình đo lường, đánh giá trách nhiệm quản lý
3.3.3.1 Hồn thiện cơng tác lập dự tốn
Để đo lường, đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm một cách
đúng đắn, chính xác địi hỏi cơng tác lập dự tốn tại cơng ty cần phải khoa học, hợp
lý và gắn liền với đặc trưng, sự cụ thể cho từng trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp. Về cơ bản, với cơ cấu tổ chức quản lý của cơng ty, các dự tốn cần quan tâm và hoàn thiện bao gồm:
a. Dự tốn chi phí
* Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ và dự trữ của công ty trong năm đến để xác định số lượng từng loại sản phẩm cần phải sản xuất cho từng tháng và cả năm. Dựa
vào số liệu này kết hợp với định mức vật liệu tiêu hao được xác định trước, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu và dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp cho từng phân xưởng sản xuất cụ thể. Trong đó, chi phí ngun vật liệu trực tiếp kế hoạch được xác định bằng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu
hao kế hoạch nhân với đơn giá từng loại nguyên vật liệu kế hoạch.
* Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Do đặc điểm sản xuất của công ty, mỗi phân xưởng phụ trách sản xuất một nhóm sản phẩm cụ thể và việc trả lương cho công nhân trực tiếp được xác định theo sản phẩm sản xuất hồn thành. Hiện tại, cơng ty đã xây dựng đơn giá chi phí cơng
nhân trực tiếp sản xuất định mức tương ứng cho mỗi loại sản phẩm. Như vập, dự
tốn chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ dựa vào số lượng sản phẩm kế hoạch sản xuất trong tháng và đơn giá chi phí nhân cơng trực tiếp tính cho một sản phẩm để xác định chi phí nhân cơng trực tiếp của từng phân xưởng.
* Dự tốn chi phí sản xuất chung
Khi lập dự tốn chi phí sản xuất chung cần phải tách riêng phần biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Đối với phần định phí sản xuất chung có
tính chất ổn định, ít biến động nên có thể căn cứ vào số phát sinh thực tế của kỳ
định đơn giá dự toán trong một phút. Đơn giá này được nhân với số phút định mức
để sản xuất một sản phẩm để có được định phí sản xuất chung trong giá thành kế
hoạch đơn vị của sản phẩm đó.
Đối với phần biến phí sản xuất chung tại cơng ty Bidiphar, chủ yếu là chi phí
điện năng để vận hành các dây chuyền sản xuất, biến động tỷ lệ thuận với số giờ
máy hoạt động. Do vậy, công ty cần sử dụng phương pháp thống kê thực tế để xác
định đơn giá tiêu hao biến phí sản xuất chung tính cho một phút hoạt động. Đơn giá
này được dùng để xác định biến phí sản xuất chung trong giá thành kế hoạch đơn vị của sản phẩm bằng cách lấy đơn giá định mức nhân với số phút máy hoạt động để sản xuất một sản phẩm. Và tổng biến phí sản xuất chung kế hoạch được xác định
bằng đơn giá định mức này nhân với tổng số phút máy hoạt động cần thiết tương ứng với số lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch.
b. Dự toán doanh thu
Việc lập kế hoạch doanh thu cho các trung tâm doanh thu phải được thực
hiện chi tiết, rõ ràng hơn và xác định cụ thể cho từng trung tâm để có cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý về sau. Cơng ty nên tiến hành lập dự tốn tiêu thụ chi tiết theo từng trung tâm doanh thu tại 3 miền trên cả nước. Từ đó, cơng ty có cơ sở để đánh giá khả năng tiêu thụ của từng vùng cũng như thành quả quản lý của trưởng đại diện khu vực hàng tháng và có những biện pháp cải thiện, điều chỉnh hợp lý như: tăng cường quảng cáo, tiếp thị và khuyến mãi nhằm đẩy mạnh doanh số tiêu thụ ở những khu vực còn hạn chế.
3.3.3.2 Định giá sản phẩm chuyển giao
Một vấn đề cần quan tâm khi giữa các bộ phận của công ty cung cấp các sản phẩm, dịch vụ cho nhau trong nội bộ cần thiết phải xác định giá trị của sản phẩm, dịch vụ đó để có thể đánh giá chính xác thành quả của các bộ phận. Vậy các sản
phẩm, dịch vụ đó nên xác định theo giá nào và đó chính là giá chuyển giao. Với đặc thù của lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm liên quan trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng, do vậy yêu cầu sản phẩm công ty sản xuất ra cần phải đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng và vệ sinh an toàn dược phẩm theo quy định của Bộ y tế .
Điều này địi hỏi cơng tác tổ chức sản xuất của công ty phải khoa học, hợp lý. Hiện
nay, công tác tổ chức sản xuất của công ty đã đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và
GMP – ASEAN. Các phân xưởng sản xuất được bố trí tách rời nhau, mỗi phân
xưởng được trang bị hệ thống máy móc thiết bị chuyên dụng riêng và phụ trách sản xuất một nhóm sản phẩm nhất định. Việc sản xuất của mỗi phân xưởng được tiến
hành theo một quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận ngun vật liệu, tiến hành sản xuất và nhập kho thành phẩm. Vì vậy, giữa các phân xưởng sản xuất tương đối độc lập và ít phụ thuộc nhau trong q trình sản xuất. Tuy nhiên, giữa một số phân xưởng sản xuất trong cơng ty vẫn có quan hệ cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho nhau. Vì thế, cần thiết phải tính giá của các sản phẩm được chuyển giao giữa các phân
xưởng này để có thể đánh giá đúng đắn thành quả của chúng.
Sản phẩm chuyển giao hiện có tại cơng ty chủ yếu đều ở dạng bán thành
phẩm. Chẳng hạn như: nước cất, silicagen và các loại dung môi pha chế thuốc. Mỗi sản phẩm chuyển giao này có những tính năng, cơng dụng và đặc trưng riêng.
Nước cất: là một loại dung môi thường được dùng để pha chế các loại thuốc tiêm và dịch truyền. Nguyên liệu chính được dùng để điều chế nước cất là nước.
Quy trình sản xuất nước cất với nguyên liệu đầu vào nước máy được cho qua hệ thống máy chưng cất nước sẽ điều chế cho ra nước cất đảm bảo các tính năng lý
hóa, các tiêu chuẩn về chất lượng và được phòng kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho hoặc chuyển trực tiếp đến các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Tại cơng ty, nước cất được chia làm 2 loại: nước cất pha chế và nước RO (nước cất **). Nước cất được sản xuất tại công ty chủ yếu cung cấp cho nhu cầu sản xuất trong nội bộ cơng ty, ngồi ra một lượng nhỏ được bán ra bên ngồi nhưng khơng đáng kể.
Silicagen: là các gói hút ẩm, thường đi kèm trong mỗi hộp thuốc khi đóng
gói bao bì có tác dụng bảo quản thuốc tránh hư hỏng và mất đi các tính năng của thuốc. Tại cơng ty, trách nhiệm sản xuất và cung cấp các gói hút ẩm này được giao cho phân xưởng thuốc Viên. Silicagen hiện có hai loại: silicagen 2g và silicagen 10g. Các gói hút ẩm này được sản xuất ra chủ yếu cung cấp cho bộ phận đóng gói của các phân xưởng tiêm, phân xưởng dịch truyền. Do yêu cầu bảo quản các loại
thuốc tiêm, dịch truyền sau sản xuất trong điều kiện nhiệt độ, độ ẩm thích hợp để
tránh tình trạng thuốc bị mất tác dụng, hư hỏng hoặc mất phẩm chất. Silicagen chủ yếu sản xuất theo nhu cầu các bộ phận trong nội bộ công ty mà khơng bán ra bên ngồi.
Ngồi ra, sản phẩm chuyển giao tại cơng ty cịn bao gồm một số loại dung môi dùng để pha chế thuốc khác như: dung môi Cefuroxim 8ml, Cefazolin 1g 10ml, Cefotaxone 1g 4ml, Alphachymotrypsin, Neutrivit 5 ml và Bidicozan 2ml…
Với đặc điểm các sản phẩm chuyển giao tại công ty được sản xuất chủ yếu
cung cấp cho nhu cầu của các bộ phận sản xuất trong nội bộ cơng ty và có một số ít sản phẩm được bán ra bên ngồi nhưng với số lượng khơng đáng kể. Chính vì vậy, khi các phân xưởng sản xuất chuyển giao sản phẩm cho nhau thì giá của sản phẩm
được tính chỉ bao gồm tồn bộ các chi phí cần thiết để sản xuất sản phẩm ngồi ra
khơng tính thêm bất kỳ một đồng lợi nhuận nào.
Phương pháp định giá sản phẩm chuyển giao thích hợp được áp dụng là giá chuyển giao xác định theo chi phí thực hiện.
Cơng thức tính:
Giá chuyển giao = Tồn bộ chi phí sản xuất sản phẩm
Các chi phí sản xuất sản phẩm chuyển giao này bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các sản phẩm chuyển giao được các phân xưởng sản xuất và hồn thành ngay trong kỳ, khơng có sản phẩm dở dang cuối kỳ nên toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ để sản xuất sản phẩm đều được tính tồn bộ vào trong giá thành của chúng.
3.3.3.3. Phân loại chi phí theo sự phân cấp quản lý và dự báo biến động
Một trong những vấn đề quan trọng của phân cấp quản lý là quản lý, kiểm sốt chi phí hữu hiệu và hiệu quả. Như vậy, để ứng dụng và thực thi quy trình cơng việc kế tốn trách nhiệm cần phải xác lập được hệ thống phân loại chi phí phù hợp với u cầu quản lý, kiểm sốt theo từng cấp bậc quản lý. Theo tác giả, doanh nghiệp có thể phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức nhưng phân lại chi phí theo khả năng kiểm sốt và mơ hình ứng xử là phải có.
a. Phân loại chi phí theo khả năng kiểm sốt
Một khoản chi phí được xác định là kiểm sốt được hay không đối với nhà quản lý ở một cấp tùy thuộc vào quyền quyết định của nhà quản lý ở cấp đó đối với sự phát sinh của khoản chi phí này. Với cơ cấu tổ chức của cơng ty Bidiphar hiện nay, kết hợp với việc xác lập trách nhiệm và các trung tâm trách nhiệm như trên thì việc phân chia các khoản chi phí phát sinh tại cơng ty theo khả năng kiểm sốt được thực hiện như sau.
* Đối với trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất
Các khoản chi phí phát sinh tại trung tâm này bao gồm chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC. Cả ba khoản mục chi phí này đều chịu sự kiểm sốt trực tiếp của quản đốc phân xưởng. Riêng khoản mục chi phí NVLTT dưới góc độ xem xét sự tác động của nhân tố giá mua NVL đầu vào thì yếu tố giá đầu vào này khơng thuộc quyền kiểm sốt của quản đốc phân xưởng mà thuộc về phòng kế hoạch vật tư khi đàm phán, ký kết và giao dịch với nhà cung cấp. Ngoài ra, các khoản mục chi phí cịn lại đều là các khoản chi phí thuộc quyền kiểm soát của nhà quản lý trung
tâm này.
* Đối với trung tâm chi phí thuộc bộ phận quản lý
Tất cả các khoản chi phí phát sinh thuộc bộ phận quản lý nào đều thông qua sự phê duyệt của trưởng bộ phận, phịng ban đó. Do đó, các chi phí này đều là chi phí kiểm soát được và thuộc trách nhiệm của trưởng bộ phận, phòng ban liên quan.
* Đối với trung tâm lợi nhuận
Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức của cơng ty có hai trung tâm lợi nhuận là cơng ty TNHH nước khống Quy Nhơn và cơng ty TNHH muối Bình Định. Hai trung tâm này chịu sự kiểm sốt và phê duyệt của hai giám đốc cơng ty.
- Đối với giám đốc công ty TNHH nước khống Quy Nhơn
+ Chi phí kiểm sốt được gồm tất cả các khoản chi phí thuộc thẩm quyền ký duyệt, phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm nước
+ Chi phí khơng kiểm sốt được gồm các khoản chi phí chung của tồn cơng ty phân bổ cho trung tâm.
- Đối với giám đốc cơng ty TNHH muối Bình Định
+ Chi phí kiểm sốt được gồm tất cả các khoản chi phí thuộc thẩm quyền ký duyệt, phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh các sản phẩm muối tại cơng ty;
+ Chi phí khơng kiểm sốt được gồm các khoản chi phí chung của tồn cơng ty phân bổ cho trung tâm.
- Đối với Ban giám đốc khi công ty đã cổ phần hóa trong tương lai
+ Chi phí kiểm sốt được là tất cả các chi phí của tồn cơng ty thuộc quyền kiểm soát của Ban giám đốc;
+ Chi phí khơng kiểm sốt được là các chi phí được phân cấp quản lý, phân cấp kiểm soát cho các bộ phận, đơn vị trong công ty.
b. Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí
Tùy theo mức độ biến động của các khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động của cơng ty thay đổi để nhận diện các khoản chi phí đó là biến phí hay định phí. Với
đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay tại cơng ty Bidiphar có thể phân loại các
khoản mục chi phí phát sinh tại công ty theo cách ứng xử như sau.
Bảng 3.1: Bảng phân loại chi phí tại cơng ty theo cách ứng xử Stt Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Thuyết minh Stt Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Thuyết minh
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
x Với đặc thù sản xuất kinh
doanh của công ty, chi phí NVLTT gồm chi phí về các loại nguyên liệu, dược liệu cần thiết cho việc sản xuất và khoản mục chi phí này chiếm tỷ trọng hơn 85% trong giá thành sản phẩm. Các chi phí này biến đổi tỷ
lệ thuận với số lượng sản phẩm sản xuất. Vì vậy, khoản mục chi phí này mang tính chất của biến phí.
2 Chi phí vật liệu phụ x Khoản chi phí vật liệu phụ gồm chi phí của những vật liệu phụ phục vụ cho quá trình sản xuất như: dung dịch vệ sinh máy móc, dầu nhờn… Các khoản chi phí này biến động tỷ lệ thuận
với mức độ hoạt động sản
xuất của công ty. 3 Chi phí điện phục vụ
trực tiếp cho sản xuất
x Đối với chi phí điện tại
công ty được chia thành hai phần riêng biệt theo mục
đích sử dụng gồm: điện
dùng cho sản xuất và điện dùng cho văn phòng. Tại mỗi bộ phận được gắn điện kế riêng để theo dõi. Trong
đó, chi phí điện phát sinh
tại các phân xưởng sản xuất chiếm 80% chi phí điện hàng tháng của tồn cơng
ty. Đây là khoản chi phí
biến đổi tỷ lệ thuận với
tại các phân xưởng.
4 Chi phí hàng bán x Chi phí hàng bán biến đổi
tỷ lệ với sản lượng sản phẩm tiêu thụ. Vì vậy, khoản chi phí này mang tính chất của biến phí.
5 Chi phí hoa hồng, khuyến mãi
x Các khoản chi phí này biến
đổi tỷ lệ với doanh số tiêu
thụ của công ty nên được xem là một loại biến phí. 6 Chi phí vận chuyển x Tùy theo sản lượng sản
phẩm tiêu thụ trong tháng của công ty tăng hay giảm thì khoản chi phí vận chuyển cũng sẽ tăng (giảm) tương ứng. Do đó, chi phí
này là một loại biến phí. 7 Chi phí CNTT sản
xuất
x Đối với CNTT sản xuất tại
công ty áp dụng việc trả lương theo sản phẩm với
đối tượng này. Do vậy,
khoản mục chi phí này biến
đổi tỷ lệ thuận với sản
lượng sản phẩm sản xuất trong tháng nên mang tính chất của biến phí.
8 Chi phí tiền lương nhân viên văn phòng, quản lý
x Đối với các nhân viên văn
phịng, quản lý được cơng ty áp dụng chính sách trả
lương tháng cố định. Đồng
thời, việc tuyển dụng nhân sự ở các bộ phận này ít biến
động lớn, khá ổn định. Các
khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ thường ít thay đổi. Do vậy, khoản mục chi phí này là một loại định phí. 9 Chi phí khấu hao
TSCĐ
x Tại công ty, việc đầu tư
mua sắm máy móc thiết bị