Thứ hai, sau khi phân tích cơng việc xong, tiến hành xây dựng lại bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại các bộ phận theo biểu mẫu thống nhất tồn trung tâm (xem ví dụ mẫu bản mô tả công việc ở trang kế), xây dựng một cách chi tiết, bám sát thực tế công việc và cập nhật ngay khi có thay đổi, đặc biệt chú ý đến yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Cách thức tiến hành:
Lãnh đạo sẽ thảo luận và thống nhất lại với các điều phối của từng bộ phận về nội dung công việc và tiêu chuẩn công việc, sau khi thống nhất hai bên sẽ ký vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc.
Sau khi hồn tất và được phê duyệt, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phải được triển khai cụ thể đến từng bộ phận, từng nhân viên. Trước hết, lãnh đạo trung tâm có buổi họp với tồn thể nhân viên trong trung tâm để thông báo nội dung
Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc
Thu thập thơng tin cơ bản Lựa chọn các công việc tiêu biểu Thu thập thông tin phân tích cơng việc Kiểm tra lại thơng tin với các thành viên
Triển khai bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
và mục đích của việc cập nhật, bổ sung bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn cơng việc. Sau đó, lãnh đạo trung tâm sẽ có các buổi làm việc trực tiếp với từng bộ phận để hướng dẫn, giải thích trước khi chính thức áp dụng. Ngoài ra, các điều phối viên của từng bộ phận yêu cầu từng nhân viên phải nắm rõ nội dung hai công cụ này
đối với công việc mình đang làm do bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc
sẽ áp dụng làm cơ sở để tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá và trả công nhân viên. Ví dụ mẫu bản mơ tả cơng việc nhân viên điều phối tập huấn:
Bảng 3.1: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐIỀU PHỐI TẬP HUẤN ĐIỀU PHỐI TẬP HUẤN Bộ phận Tập huấn
Chức danh Điều phối
Thời gian bắt đầu 01/01/2010
Tóm tắt cơng việc Nâng cao nhận thức và năng lực cho NKT thông qua việc tổ chức các hoạt động tập huấn
Trách nhiệm chính 1. Lập kế hoạch tập huấn hàng năm và hàng quý dựa trên nhu cầu thực tế
2. Tổ chức các khoá tập huấn cho NKT
3. Theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động tập huấn
4. Xây dựng, thiế kế các khoá tập huấn về lĩnh vực khuyết tật cho các tổ chức xã hội liên quan
5. Tư vấn về nội dung tập huấn cho các tổ chức xã hội liên quan 6. Tiếp xúc với chính quyền địa phương để xây dựng mối quan hệ
và xin phép tập huấn
Trách nhiệm khác Phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác trong trung tâm để thực hiện các khoá tập huấn liên quan
Báo cáo Báo cáo trực tiếp cho giám đốc trung tâm hàng tháng
Quyền hạn Được quyền duyệt các khoản chi phục vụ cho hoạt động tập huấn
dưới 30 triệu đồng
Được quyền tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên dưới quyền
Điều kiện làm việc Thường xuyên đi cơng tác xa
Phương tiện làm việc
Ví dụ mẫu bản tiêu chuẩn công việc nhân viên điều phối tập huấn:
Bảng 3.2: BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
Bộ phận: Tập huấn Chức danh công việc: Điều phối NỘI DUNG YÊU CẦU
Mức độ Mong
muốn buộc Bắt
Bằng cấp và chuyên môn được đào tạo
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh hoặc quản trị nhân sự.
- Đã qua các khoá đào tạo về TOT
X
X
Kinh nghiệm
- Ít nhất 3 năm làm việc trong lĩnh vực đào tạo, huấn luyện - Có kinh nghiệm đào tạo cho NKT
- Am hiểu về lĩnh vực khuyết tật
X X
X
Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng tổ chức
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục - Kỹ năng giải quyết vấn đề - Kỹ năng làm việc nhóm X X X X X Ngoại ngữ:
Giao tiếp tốt bằng tiếng Anh. X
Vi tính
- Sử dụng thành thạo Word, Powerpoint, và các phần mềm thông dụng khác
X
Phẩm chất cá nhân :
- Trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao - Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ
- Kiên trì, nhẫn nại - Chịu áp lực cao X X X X
3.2.4. Cải tiến công tác tuyển dụng nhân viên
Trong phần thực trạng tại chương 2 đã nêu rõ công tác tuyển dụng rất bị động, khi nào thiếu mới tuyển chứ không lên kế hoạch ngay từ đầu năm. Để tránh tình trạng bị động về nhân lực, tác giả mạnh dạn đề xuất phải quy định rõ vào đầu năm các bộ phận sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự và lên kế hoạch gửi cho bộ phận nhân sự chứ không phải chờ tới khi thiếu nhân sự mới tiến hành tuyển dụng
Để góp phần hồn thiện cơng tác tuyển dụng và giải quyết những vấn đề mà
trung tâm đang gặp phải trong công tác tuyển dụng, trung tâm phải xây dựng lại quy trình tuyển dụng như sau: