5. Kết cấu của luận văn 2
3.3. Các giải pháp hỗ trợ 67
3.3.1. Xây dựng cơ chế góp ý và cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên
- Lập một hộp thư góp ý cho tồn thể nhân viên trung tâm, để nhân viên có cơ hội nêu tâm tư, nguyện vọng và phản hồi những ý kiến đóng góp về những mặt chưa tốt trong công tác quản trị nguồn nhân lực của trung tâm và ban giám đốc cần phải nghiêm túc xem xét những góp ý này.
- Cung cấp cho nhân viên những sai sót để kịp thời khắc phục. Khuyến khích nhân viên khẳng định những thành tích mà họ đạt được.
- Nhờ cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên chúng ta có thể bổ sung vào các dự án đào tạo nhân viên.
Để tổ chức tốt việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên, cần tiến hành thực hiện
theo các bước như sau:
+ Bước 1: Cần điều tra thu thập thông tin về tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên.
+ Bước 2: Đối chiếu với tiêu chuẩn trong Bản tiêu chuẩn công việc. Tổng hợp những thành tựu đạt được và những tồn tại.
+ Bước 3: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên:
Khẳng định những thành tựu nhân viên đã đạt được, gợi ý để nhân viên tự nêu lên những tồn tại, bổ sung thêm những tồn tại mà nhân viên chưa nêu lên.
Cùng với nhân viên tìm nguyên nhân của những tồn tại, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục, trong điều kiện cần thiết có thể nêu lên những giải pháp hỗ trợ của trung tâm.
Gợi ý cho nhân viên cam kết sửa chữa sai sót, nhấn mạnh việc tin tưởng vào sự cam kết của nhân viên.
3.3.2. Thiết lập hệ thống thông tin
3.3.2.1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị nhân lực
Thực hiện vi tính hố các dữ kiện thơng tin về nhân viên là thành lập hệ thống dữ kiện, trong đó tập hợp đầy đủ các thơng tin về một nhân viên và lưu trữ trên máy tính, khi cần truy xuất thông tin, chẳng hạn như cần một nhân viên hội đủ các điều
kiện nào đó, chỉ cần ra lệnh cho máy tính, hệ thống sẽ cho biết ngay các ứng viên có khả năng. Theo kinh nghiệm của các chuyên viên, các yếu tố cơ bản trong hồ sơ lý lịch kỹ năng chuyên mơn của tài ngun nhân sự đưa vào máy tính thường gồm các dữ
kiện sau đây: mã số kinh nghiệm trong công việc để mô tả kinh nghiệm, tên chức danh hay mã số mô tả công việc trong trung tâm sao cho các công việc hiện tại, trước kia hay dự kiến đều có thể mã hố được; kiến thức sản xuất; kinh nghiệm; trình độ học
vấn; các khoá đào tạo tham gia; khả năng ngoại ngữ; sở thích nghề nghiệp; thành tích cơng tác,… Qua đó, trung tâm và các bộ phận dễ dàng quản lý, dự báo về tài nguyên nhân sự của mình.
3.3.2.2. Cải tiến công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là tài liệu liên quan đến một người và phải được tập hợp một cách hệ thống. Việc quản lý hồ sơ của một nhân viên trong trung tâm phải quản lý tất cả các thông tin và được lấy từ nhiều dữ liệu, tài liệu khác nhau. Hồ sơ nhân sự bao gồm tất cả những thông tin liên quan như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng
lương, ngày thăng chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu quả công việc, số lần được thưởng, bằng cấp v.v… Đây là những thông tin rất có ích trong việc tham khảo khi cần có sự thay đổi về nhân sự. Bộ phận nguồn nhân lực nên thường xuyên cập nhật dữ liệu về sự thay đổi của nhân sự trong tồn trung tâm.
Trong cơng tác quản trị nguồn nhân lực, việc truy nhập và xử lý thơng tin đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Một nhà quản trị sẽ ra quyết định chủ quan, thiếu chính xác và khơng cơng bằng nếu khơng có thơng tin chính xác và kịp thời. Ngày nay, khi có sự trợ giúp của phần mềm chuyên dụng, hồ sơ nhân sự của trung tâm luôn được cập nhật và xử lý kịp thời khi có sự thay đổi. Việc theo dõi lương, bổng, đãi ngộ và nhân sự được chọn để đào tạo thành nhân lực cao cấp của trung tâm rất thuận tiện. Nó sẽ giúp
cho việc truy xuất dữ liệu phục vụ công tác tại trung tâm được nhanh chóng và kịp thời hơn.
3.3.3. Xây dựng văn hóa tổ chức của trung tâm
Trung tâm cần xây dựng thêm những giá trị để nhân viên theo đuổi, một trong những giá trị đó là “Mọi người tuy khác nhau nhưng ai cũng có một giá trị”14 điều này có nghĩa là nhân viên phải biết “Chấp nhận sự đa dạng của mỗi người”. Việc chấp
nhận sự đa dạng sẽ góp phần giúp các thành viên trong trung tâm hiểu nhau hơn và
biết chấp nhận những khác biệt về tính cách để tránh mâu thuẫn, bất đồng trong cách ứng xử, giao tiếp dẫn đến sự bất hợp tác trong công việc. Ngồi ra, do đặc thù cơng
việc nên nhân viên trung tâm sẽ tiếp xúc với rất nhiều khách hàng là NKT, mà NKT thì đa số mặc cảm, tự ti, tự ái…, cịn một số thì lại q tự cao, tự tôn nên việc “Chấp
nhận sự đa dạng” còn giúp nhân viên tránh được việc coi thường khách hàng mà
ngược lại nhân viên sẽ hiểu, thông cảm và tôn trọng khi tiếp xúc với khách hàng của mình. Chính điều này sẽ góp phần vào việc xây dựng thương hiệu cho DRD, giúp nâng
cao uy tín của cá nhân và uy tín của trung tâm đối với cộng đồng NKT nói riêng và đối với xã hội nói chung.
Xây dựng văn hố “Lắng nghe tích cực” giữa nhân viên và lãnh đạo. Lãnh đạo nên thường xuyên lắng nghe những góp ý, tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, việc này sẽ giúp lãnh đạo có cách nhìn tồn diện về các mối quan hệ trong trung tâm, từ đó có các quyết định hợp lý nhằm giải quyết các mâu thuẫn, tạo tính kết dính giữa các cá nhân
trong trung tâm. Việc lắng nghe ý kiến của nhân viên, để họ cùng tham gia vào quá trình ra quyết định những vấn đề quan trọng của trung tâm, tham gia vào công tác quản lý của Trung tâm sẽ làm nhân viên cảm thấy mình được tơn trọng và có trách nhiệm
đối với trung tâm.