CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.2.5 Việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin tại PC2
Chương trỡnh Tổng hợp Kế toỏn là một phõn hệ nằm trong hệ chương trỡnh FMIS thuộc dự ỏn Nõng cấp hệ thống quản lý thụng tin tài chớnh kế toỏn Tập đoàn Điện lực Việt nam (FMIS_ được EVN đưa vào khảo sỏt vào năm 2002 và chớnh thức đưa vào vận hành năm 2005). Hệ chương trỡnh FMIS bao gồm: chương trỡnh Hạch toỏn Kế toỏn tại cỏc đơn vị, chương trỡnh Quản lý và hạch toỏn Vật tư, chương trỡnh Quản lý và hạch toỏn Tài sản cố định tại đơn vị và chương trỡnh Tổng hợp Kế toỏn. Trong
chương trỡnh Hạch toỏn kế toỏn tại cỏc đơn vị chia ra cỏc chương trỡnh ỏp dụng cho từng khối sản xuất kinh doanh, khối xõy dựng cơ bản và cho phộp in ra hệ thống bỏo biểu của từng khối sản xuất. Vị trớ của chương trỡnh Tổng hợp kế toỏn là chương trỡnh dựng để hợp nhất cỏc bỏo cỏo của từng khối thành một bỏo cỏo thống nhất của toàn đơn vị. Chương trỡnh Tổng hợp Kế toỏn sẽđược sử dụng tại tất cả cỏc đơn vị thuộc cỏc cấp trong Tập đoàn điện lực Việt nam. Đối cỏc đơn vị trong Tập đoàn tựy từng cấp mà Tập đồn cú quy định những loại bỏo cỏo nào phải nộp; do vậy chương trỡnh Tổng hợp kế toỏn cũng căn cứ vào từng đơn vịđể cho phộp in ra những loại bỏo cỏo theo yờu cầu của từng cấp đơn vị đồng thời cung cấp những cụng cụ cho phộp lập cỏc bỳt toỏn kết chuyển, bỳt toỏn loại trừ dữ liệu, nhận và gửi số liệu và kiểm soỏt tớnh đỳng đắn của số liệụ
Chương trỡnh được xõy dựng trờn cơ sở cụng nghệ như sau:
- Sử dụng mơ hỡnh Client-Server, trong đú cỏc xử lý dữ liệu đều được thực hiện trờn mỏy chủ.
- Mỏy chủ sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server 2000.
- Chương trỡnh chạy trờn cỏc hệđiều hành Windows, sử dụng cỏc cụng cụ Visual Basic 6.0 để xõy dựng.
- Report sử dụng cụng cụ Crystal Report 9.0.
- Về mặt tiếng Việt, chương trỡnh hỗ trợ tiếng Việt theo TCVN 3. Mơ hỡnh tổng hợp dữ liệu tại cỏc cấp như sau:
+ Cơ sở dữ liệu tại đơn vị cấp tổng hợp dữ liệu:
- Cơ sở dữ liệu tổng hợp tại cấp tổng hợp dữ liệu gồm: Database kế toỏn tổng hợp, Database kế toỏn ngành, Database kế toỏn điều chỉnh ngành.
- Cơ sở dữ liệu chi tiết tại cấp tổng hợp dữ liệu gồm: cỏc bản sao Database kế toỏn của cỏc đơn vị. Đối với cỏc đơn vị cấp dưới kết nối online với đơn vị cấp trờn thỡ phương phỏp tạo ra bản sao dữ liệu của cỏc đơn vị cấp dưới trờn mỏy chủ của cấp tổng hợp dữ liệu là đồng bộ dữ liệụ Đồng bộ dữ liệu sẽ chỉ thực hiện một chiều là từ phớa
đơn vị cấp dưới, cú nghĩa rằng mọi thao tỏc thay đổi trong dữ liệu cấp dưới sẽ được thực hiện y nguyờn đối với bản sao dữ liệu đơn vị đú ở cấp trờn. Đối với những đơn vị cấp dưới chưa kết nối trực tiếp với đơn vị cấp trờn (offline) thỡ dữ liệu cấp dưới được định kỳ trớch ở cấp dưới và gửi lờn cấp trờn qua con đường truyền file FTP. Ở trờn mỏy chủ của đơn vị tổng hợp dữ liệu cấp trờn sẽ cú một chương trỡnh tựđộng nhận những file này và ghộp vào bản sao dữ liệu đơn vịđú trờn mỏy chủ.
+ Tổng hợp dữ liệu: Dữ liệu tổng hợp tại cấp tổng hợp dữ liệu được lấy từ cỏc bản sao database của cỏc đơn vị cấp dướị Cỏn bộ kế toỏn sử dụng chương trỡnh Tổng hợp Kế toỏn thao tỏc trực tiếp cụng việc lấy dữ liệu; cụng việc này được làm tự động bởi chương trỡnh. Việc lấy dữ liệu của đơn vị nào vào thời gian nào là do người sử dụng quyết định.
+ Kiểm tra dữ liệu cấp dưới tại cấp tổng hợp dữ liệu: Tại cấp tổng hợp dữ liệu hồn tồn cú thể kiểm tra được dữ liệu của cỏc đơn vị cấp dưới vỡ mỏy chủ cú chứa tất cả cỏc bản sao của dữ liệu của tất cả cỏc đơn vị cấp dướị Tuy nhiờn do quỏ trỡnh đồng bộ dữ liệu chỉ cú một chiều là từ cỏc đơn vị cấp dưới lờn cho nờn, khi cấp trờn phỏt hiện dữ liệu cấp dưới sai sút, cỏn bộ kế toỏn cấp tổng hợp dữ liệu bỏo cho cỏn bộ kế toỏn cấp dưới sửa dữ liệu, in lại bỏo cỏo rồi nhận lại dữ liệu vào bản sao dữ liệu của đơn vịđú trờn mỏy chủ.
+ Nội dung dữ liệu gửi lờn cấp trờn: Đối với đơn vị hạch toỏn phụ thuộc, dữ liệu gửi lờn cấp trờn là toàn bộ dữ liệu phỏt sinh. Đối với đơn vị hạch toỏn độc lập, dữ liệu gửi lờn cấp trờn là database kế toỏn ngành của chớnh đơn vị.
Hỗ trợ của phần mềm kế toỏn trong việc lập BCTC:
Phần mềm Fmis đang sử dụng tại EVN sẽ hỗ trợ cỏc đơn vị thành viờn trong việc lập BCTC hợp nhất thơng qua quy trỡnh sau:
Quy trỡnh 9 bước Tổng hợp Kế toỏn
- Bước 2: Tạo chứng từ kế toỏn ngành: xuất phỏt từ dữ liệu chi tiết: Chứng từ chi phớ; Vốn; VAT; Doanh thu, chi phớ, hoạt động tài chớnh, hoạt động khỏc ... dựa vào từđiển kết chuyển.
- Bước 3: tại kế toỏn ngành: tổng hợp dữ liệu, bỏo cỏọ DB Tổng hợp nhận dữ liệu của kế toỏn ngành.
- Bước 4: Tạo chứng từ loại trừ DB điều chỉnh ngành dựa vào từđiển kết chuyển: Vốn; Quỹ; Chi phớ ...
- Bước 5: Lặp lại bước 3 với điều chỉnh ngành - Bước 6: Tổng hợp bỏo cỏo khối SXKD
- Bước 7: Tạo bỳt toỏn loại trừ SXKD-XDCB tại DB điều chỉnh hợp nhất - Bước 8: Lặp lại bước 3 với DB điều chỉnh hợp nhất
- Bước 9: Hợp nhất bỏo cỏọ