THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
2.9.3.3/ Trình tự luân chuyển chứng từ
a/ Kế toán doanh thu cho phòng ngủ
Lưu đồ 2.3: Kế toán doanh thu phòng ngủ Giải thích lưu đồ:
_ Khách đến làm thủ tục nhận phòng tại khu nghỉ mát ,nhân viên lễ tân sẽ yêu cầu khách đưa thư đặt phòng và hướng dẫn khách điền vào mẫu tờ đăng ký.
_ Căn cứ vào tờ đăng ký, nhân viên lễ tân sẽ cập nhật vào máy đầy đủ các thông tin của khách hàng: ngày đến, ngày đi, loại phòng, giá phòng….
_ Cuối ngày, kiểm toán đêm kiểm tra giá cả của từng loại phòng. Sau đó chạy chương trình: “ Automatic room charge”, ch ương trình tự động charge tiền phòng vào tài khoản của khách. In ra báo cáo doanh thu phòng.
b/ Kế toán doanh thu bộ phận F&B ( nhà hàng).
Lưu đồ2.4: Kế toán doanh thu bộ phận nhà hàng
Giải thích lưu đồ:
_ Sau khi khách gọi thức ăn hoặc nước uống, nhân viên phục vụ sẽ ghi vào phiếu đặt món thành 3 liên, 1 liên cho thu ngân, 1 liên cho bếp và 1 liên lưu tại cùi).
_ Căn cứ vào phiếu đặt món, thu ngân nhập vào máy đúng số lượng từng mặt hàng trên đó.
_ Nếu khách trả tiền ngay thì in hóa đơn GTGT giao cho khách liên đ ỏ, liên trắng lưu lại cùi hóa đơn, liên xanh n ộp kèm theo báo cáo bán hàng.
_ Nếu khách nhận nợ chuyển về phòng đợi đến lúc trả phòng mới thanh toán toàn bộ dịch vụ thì thu ngân in phiếu tính tiền (3 liên) đưa cho khách ký xác nhận rồi posting vào phòng của khách theo đúng tên, s ố phòng khách ký trên phiếu tính tiền. Sau đó thu ngân tập hợp các phiếu tính tiền (liên đỏ) chuyển về lễ tân, lưu liên trắng, liên xanh làm cơ s ở lên báo cáo bán hàng.
c/ Kế toán doanh thu giặtủi.
Lưu đồ2.5: Kế toán doanh thu dịch vụ giặtủi
Giải thích lưu đồ:
_ Khi khách giao đồ đạc cần giặt ủi thì nhân viên trực tầng vào máy đúng theo số lượng và chủng loại. Sau đó posting vào phòng của khách đúng tên và s ố phòng. Tiếp theo đó là in phiếu tính tiền chuyển lên quầy lễ tân làm cơ sở cho khách thanh toán lúc trả phòng.
d/ Kế toán doanh thu dịch vụ điện thoại.
Lưu đồ2.6: Kế toán doanh thu dịch vụ điện thoại
Giải thích lưu đồ:
_ Nếu khách gọi điện thoại trực tiếp từ phòng, thì chương trình tự động kết nối vào phòng của khách, đồng thời số tiền các cuộc gọi cũng được chuyển vào tài khoản của khách. Sau đó nhân viên tr ực tổng đài in phiếu tính tiền (hóa đơn) các cuộc điện thoại của khách gọi và giao cho lễ tân làm cơ sở cho khách thanh toán lúc trả phòng.
_ Nếu khách gọi tại quầy lễ tân và trả tiền ngay thì in hóa đơn GTGT giao cho khách liên đỏ, liên trắng lưu lại cùi hóa đơn, liên xanh n ộp cùng với báo cáo bán hàng.
e/ Kế toán doanh thu bộ phận chăm sóc sức khỏe và giải trí.
Lưu đồ2.7: Kế toán doanh thu bộ phận chăm sóc sức khỏe và giải trí
Giải thích lưu đồ:
_ Khách hàng sử dụng dịch vụ tại bộ phận chăm sóc sức khỏe. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì in hóa đơn GTGT (đã bao gồm 30% thuế tiêu thụ đặc biệt và 10 % thuế GTGT) giao cho khách liên đ ỏ, liên trắng lưu lại cùi hóa đơn, liên xanh n ộp kèm theo báo cáo bán hàng.
_ Nếu khách nhận nợ chuyển về phòng và thanh toán lúc trả phòng thì thu ngân in phiếu tính tiền (gồm3 liên) đưa cho khách ký xác nhận rồi sau đó nhập vào phòng của khách số tiền mà khách đã đồng ý trả cho dịch vụ. Sau đó thu ngân tập hợp các phiếu tính tiền nợ liên đỏ chuyển cho lễ tân để làm chứng từ cho khách,liên trắng lưu lại cùi, liên xanh làm cơ s ở để lên báo cáo bán hàng.
Lưu đồ2.8: Lưu chuyển chứng từ doanh thu tiếp theo: Giải thích lưu đồ:
Bước 1: cuối ngày, nhân viên thu ngân các bộ phận in các báo cáo.
Bước 2: thu ngân sẽ lập phiếu thu đổi ngoại tệ sau mỗi ca theo mẫu quy định của ngân hàng, bảng kê nộp tiền cho từng loại tiền, từng loại thẻ tín dụng bỏ vào trong phong bì niêm phong cẩn thận nộp cho tổ trưởng hoặc ca trưởng của lễ tân và những phong bì này được bỏ trong két sắt đặt phía sau của quầy lễ tân. Đồng thời thu ngân in các báo cáo bán hàng theo quy đ ịnh kèm theo các chứng từ có liên quan. Báo cáo bán hàng nộp kèm hóa đơn tài chính , room charge n ộp kèm phiếu tính tiền. cuối ngày thu ngân tập hợp báo cáo bán hàng của 2 ca nộp cho kiểm toán đêm.
Đối với thu ngân tại lễ tân, khi khách trả phòng sẽ in hóa đơn GTGT ,thanh toán với khách, giao cho khách liên đ ỏ, liên trắng lưu tại cùi,liên xanh nộp cùng với báo cáo bán hàng. Nếu khách đặt phòng thông qua các công ty du lịch, thu ngân sẽ kiểm tra trên phiếu đặt phòng những dịch vụ nào công ty du lịch thanh toán phần còn lại thu trực tiếp của khách, đồng thời thu ngân in riêng ra làm 2 hóa đơn GTGT, 1 giao trực tiếp cho khách khi khách thanh toán và 1 sẽ do các công ty du lịch thanh toán. Cuối mỗi ca, thu ngân tập hợp các hóa đơn GTGT nợ và báo cáo nộp cho kiểm toán đêm. Sau đó lập phiếu thu đổi ngoại tệ, lên bảng kê nộp tiền các thủ tục giống như các bộ phận khác.
Bước 3: sau khi nhận báo cáo bán hàng của các bộ phận gửi lên, kiểm toán đêm kiểm tra giá cả của các dịch vụ, tính hợp lý hợp lệ của từng hóa đơn tài chính (HĐ GTGT và HĐ TTĐB), phiếu tính tiền và các báo cáo bán hàng. Đ ồng thời kiểm tra, đối chiếu các phiếu nhận nợ về phòng có được posting đầy đủ vào đúng tên khách, đúng số tiền trên phiếu hay không, nếu có thiếu sót hoặc post sai số phòng thì phải điều chỉnh cho đúng. Sau đó ti ến hành chạy chương trình “Back up data and end of date”. Chương trình sẽ được đổi ngày tự động và được bắt đầu một ngày tiếp theo.
Lập các báo cáo phân tích doanh thu của từng bộ phận, từng dịch vụ trong khu nghỉ mát vào báo cáo này sẽ được gửi lên tổng quản lý, kiểm soát tài chính và các trưởng bộ phận.
Bước 4: chạy chương trình “Back up data and end of date” sau đó kiểm toán đêm sẽ kéo toàn bộ số liệu về doanh thu, các loại tiền, các loại thẻ, công nợ phát sinh trong ngày về chương trình kế toán. Trên cơ sở đó kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu tiền dựa trên số liệu được kéo về.
Đồng thời, kiểm toán đêm sẽ chuyển toàn bộ hóa đơn ( liên xanh và liên đỏ) chưa thanh toán cho k ế toán công nợ. Kế toán công nợ sẽ đối chiếu với số liệu được kéo về và trên cơ sở đó lập kế hoạch đòi nợ.
Bước 5: hàng ngày ca trưởng hoặc tổ trưởng lễ tân sẽ nộp toàn bộ phong bì tiền của các bộ phận cho thủ quỹ của khu nghỉ mát. Sau đó thủ quỹ sẽ tiến hành đối chiếu với kế toán thanh toán.
2.9.3.4/ Tài khoản sử dụng
Trong phần kế toán tiêu thụ tại khu nghỉ mát sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng. Do đặc điểm kinh doanh mang tính tổng hợp và do yêu cầu của công tác quản lý, do đó khu nghỉ mát mở thêm tài khoản cấp 2 cho từng nghiệp vụ kinh doanh, cụ thể:
511 : doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. 512 : doanh thu nội bộ.
+ Bên nợ: phản ánh các khoản kết chuyển để xác định kết quả.
+ Bên có: ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Doanh thu không có thuế GTGT) đối với dịch vụ Massage chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì doanh thu của dịch vụ này khách sạn cũng ghi nhận là chưa có thuế.
Chi tiết:
5111.01.FO : doanh thu phòng 5111.02.FB : doanh thu thứcăn
5111.03.FB: doanh thu đồ uống 5111.04.FB : doanh thu Minibar 5111.05.FB : doanh thu thuốc lá
5111.06.TE : doanh thu điện thoại trong nước 5111.07.TE : doanh thu điện thoại quốc tế 5111.08.GS : doanh thu hàng lưu ni ệm 5111.09.LA : doanh thu dịch vụ giặtủi 5111.10.HC : doanh thu dịch vụ Massage 5111.11.HC : doanh thu dịch vụ Beauty Salon 5111.12.HC : doanh thu dịch vụ tennis
5111.13.BC : doanh thu dịch vụ Bussiness Center 5111.14.HC : doanh thu dịch vụ thể thao
5111.15.HC : doanh thu dịch vụ tham quan. 5111.16.FB : doanh thu lớp dạy nấu ăn. 5113 : doanh thu phí phục vụ
2.9.3.5/ Hạch toán
Hàng ngày khi phát sinh doanh thu ở bộ phận nào thì kế toán dựa vào những chứng từ từ bộ phận gửi lên như hóa đơn giá tr ị gia tăng , phiếu tính tiền…để hạch toán ghi nhận doanh thu cho khu nghỉ mát .
_Ngày 28 tháng 11 năm 2009, căn c ứ vào hóa đơn bán hàng s ố 8248 cho dịch vụ khách sạn kế toán định khoản: công nợ phải thu EXOTISSIMO HANOI
Nợ 131.02.EXO 252.386
Có 5111.01 218.516
Có 5113 10.926
Có 33311 22.944
_Ngày 30 tháng 11 năm 2009, căn c ứ vào hóa đơn bán hàng s ố 8297 cho dịch vụ khách sạn kế toán định khoản : công nợ phải thu OCTOPUS DIVING
Nợ 131.02.OCT 1.941.154
Có 5111.01 1.680.653
Có 5113 84.033
Có 33311 176.468
_Ngày 4 tháng 11 năm 2009, căn c ứ vào hóa đơn số 7712 cho dịch vụ nhà hàng, kế toán định khoản
Nợ 111 980.133
Có 5111.02 848.600 Có 5113 42.430 Có 33311 89.103
_Ngày 11 tháng 11 năm 2009, căn c ứ vào phiếu tính tiền số 1125 cho dịch vụ giặtủi của khách hàng Indochina Travel, kế toán định khoản:
Nợ 131.02.IND 2.483.790
Có 5111.09 2.150.468
Có 5113 107.523
Có 33311 225.799
_Ngày 2 tháng 11 năm 2009, căn c ứ vào hóa đơn số 6642 cho dịch vụ thẩm mỹ kế toán định khoản: Nợ 111 1.875.374 Có 5111.10 1.249.000 Có 5113 62.450 Có 3332 393.435 Có 33311 170.489
_ Cuối tháng, kết chuyển doanh thu từng bộ phận sang 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ 5111.01.FO 4.194.748.000 Nợ 5111.02.FB 1.318.507.000 Nợ 5111.03.FB 612.234.000 Nợ 5111.04.FB 43.221.000 Nợ 5111.05.FB 1.603.000 Nợ 5111.06.TE 1.037.000 Nợ 5111.07.TE 2.911.000 Nợ 5111.08.GS 224.668.000 Nợ 5111.09.LA 43.208.000 Nợ 5111.10.HC 55.176.000 Nợ 5111.11.HC 341.956.000 Nợ 5111.12.HC 1.467.000 Nợ 5111.14.HC 5.717.000 Nợ 5111.15.HC 116.132.000 Nợ 5111.16.FB 14.892.000 Nợ 5113 348.873.000 Có 911 7.326.350.000 2.9.3.6/Sơ đồ hạch toán 5111.01 131.02.EXO 33311 5113 218.516 252.386 22.944 10.926
Sơ đồ 2.6 : Ví dụ hạch toán doanh thu dịch vụ massage