2.2 Quá trình hoạt động và phát triển bao thanh toán tại ACB
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bao thanh toán tại ACB
Hoạt động bao thanh toán tại ACB được tổ chức theo mơ hình Bộ phận bao thanh tốn trực thuộc Khối Khách hàng doanh nghiệp, thành lập với mục đích tổ chức quản lý và bán hàng; nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ bao thanh tốn trên tồn hệ thống, bao gồm các chức năng:
Nghiên cứu, thiết kế, quản lý và phát triển sản phẩm, dịch vụ bao thanh toán.
Đào tạo, hỗ trợ các đơn vị kinh doanh về quy trình nghiệp vụ sản phẩm, dịch vụ bao thanh toán.
Đàm phán, hướng dẫn thực hiện các chương trình hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước liên quan đến sản phẩm, dịch vụ bao thanh toán.
Lưu đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Bộ phận bao thanh toán - Hội sở
Đứng đầu Bộ phận bao thanh toán là Trưởng Bộ phận: chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Khối hoặc người được phân công/ủy quyền về mọi hoạt động của bộ phận.
Giúp việc cho Trưởng Bộ phận là các chuyên viên và nhân viên (Công văn số 1664/TCQĐ-KDN.08 v/v ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Bộ phận bao thanh toán trực thuộc Khối Khách hàng doanh nghiệp).
Bao thanh tốn trong nước
Nhóm bên bán hàng:
Tổ chức, triển khai chỉ tiêu kinh doanh bao thanh toán trong nước.
Phối hợp, tiếp thị khách hàng trong nước; thiết lập, duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Tham gia xây dựng các chương trình bán hàng, xây dựng, tổ chức thực hiện các chương trình tiếp thị.
Nhóm bên mua hàng
Xây dựng tiêu chí lựa chọn khách hàng bên mua theo từng thời kỳ, duy trì và phát triển mối quan hệ với bên mua hàng.
Tiếp xúc, thu thập thông tin cấp hạn mức bên mua hàng.
Nhóm nghiệp vụ
Nghiên cứu, cải tiến và phát triển sản phẩm.
Xây dựng các quy trình nghiệp vụ đặc biệt cho từng bên mua hàng.
Tổ chức, lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ bao thanh tốn cho tồn hệ thống Tham mưu, xây dựng chỉ tiêu kinh doanh trong từng thời kỳ.
Theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và các chương trình kinh doanh từng thời kỳ.
Tham mưu, đề xuất các cải tiến sản phẩm và hoặc tiếp nhận các đề xuất cải tiến sản phẩm để hoàn thiện chất lượng dịch vụ.
Tham mưu, đề xuất các thay đổi về giá, phí phù hợp với xu hướng, nhu cầu thị trường.
Vận hành các hoạt động bao thanh toán.
Kiểm soát, hỗ trợ, tư vấn xử lý các nghiệp vụ bao thanh toán phát sinh tại các đơn vị kinh doanh, hướng dẫn quy trình thực hiện và hướng xử lý các phát sinh nhằm kiểm sốt rủi ro và an tồn hoạt động.
Định kỳ báo cáo tình hình dư nợ, tổng hạn mức bao thanh toán được cấp cho khách hàng, số lượng khách hàng đang sử dụng sản phẩm.
Theo dõi, cập nhật hạn mức, ngày hiệu lực hạn mức, kết nối hạn mức của bên bán hàng, các bên mua hàng nhằm kiểm soát rủi ro.
Bao thanh toán xuất khẩu
Tham mưu, xây dựng, tổ chức, triển khai chỉ tiêu kinh doanh bao thanh toán xuất khẩu.
Phối hợp, tiếp thị khách hàng xuất khẩu; thiết lập, duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Tham gia xây dựng các chương trình bán hàng, xây dựng, tổ chức thực hiện các chương trình tiếp thị.
Đề xuất cải tiến các tiện ích liên quan đến bao thanh toán xuất khẩu.
Tổ chức, lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ bao thanh toán xuất khẩu cho tồn hệ thống.
Nhóm cơng việc quan hệ với các đơn vị bao thanh toán nhập khẩu (Import Factor – viết tắt là IF) trong bao thanh toán xuất khẩu: thu thập thông tin chọn các IF, thiết lập hạn mức của các IF, xin cấp hạn mức bảo đảm thanh toán từ các IF, theo dõi thu nợ, xử lý tranh chấp... theo đúng tập quán quốc tế và pháp luật Việt Nam.
So với các quốc gia như Nhật, Mỹ, HongKong, cơ cấu tổ chức hoạt động bao thanh tốn tại ACB theo mơ hình bộ phận mà khơng theo mơ hình cơng ty độc lập vì dịch vụ này cịn khá mới tại Việt Nam khi triển khai vào năm 2005, số lượng nhân sự am hiểu dịch vụ rất ít và chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong giai đoạn đầu phát triển sản phẩm còn cần nhiều sự hỗ trợ từ các Khối, Phịng, Ban, Trung tâm (Trung tâm tín dụng doanh nghiệp, Khối nghiệp vụ tổng hợp…). Vì vậy, với chính sách phát triển của ACB, việc thành lập Bộ phận bao thanh toán là phù hợp nhất với định hướng và kế hoạch của Ban lãnh đạo theo từng giai đoạn.