IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.4.2. Biện pháp hoàn thiện HTKSNB
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 92
HTKSNB, chuyên ựề ựưa ra các giải pháp sau nhằm hoàn thiện HTKSNB trong quản lý tài chắnh tại Trường cao ựẳng nghề cơ ựiện Phú Thọ
4.4.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Thứ nhất: nâng cao nhận thức về KSNB cho ựội ngũ cán bộ quản lý.
đây là vấn ựề có tắnh quyết ựịnh ựến việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hiệu lực và hiệu quả. Hiệu trưởng là người quản lý cao nhất chắnh là người quyết ựịnh việc ban hành các chắnh sách và thủ tục kiểm soát. Khi ựã nhận thức ựúng, ựầy ựủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó ựối với hoạt ựộng của nhà trường thì những nhân tố tạo ra một môi trường kiểm soát thuận lợi sẽ ựược thiết lập như: Quy chế chi tiêu nội bộ, các chắnh sách thắch hợp về nhân sự, bộ máy tổ chức kiểm soát...Hiệu trưởng phải phổ biến kiểm soát nội bộ cho các trưởng phó các phòng khoa trong nhà trường qua các cuộc họp cán bộ hàng tháng và phải coi ựây là một tiêu chắ ựánh giá kết quả thi ựua hàng tháng. đó cũng chắnh là ựiều kiện cần thiết ựể hoạt ựộng kiểm soát thực sự có hiệu lực và hiệu quả. Ngược lại, khi người quản lý chưa có nhận thức ựầy ựủ về HTKSNB và ý nghĩa của nó ựối với hoạt ựộng của ựơn vị thì những yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát sẽ khó ựược thiết lập một cách ựầy ựủ và thắch hợp. Khi ựó, hoạt ựộng kiểm soát chắc chắn không có hiệu quả. Chắnh vì vậy, việc trước tiên là phải nâng cao nhận thức về HTKSNB cho ựội ngũ cán bộ quản lý, ựặc biệt ựối với cán bộ lãnh ựạo của nhà trường
Thứ hai: nâng cao năng lực ựội ngũ cán bộ trắ sắp xếp công việc cho hợp lý.
Nhân sự là vấn ựề ựặc biệt cần quan tâm, không chỉ ở chỗ con người là yếu tố quyết ựịnh của HTKSNB mà còn ở chỗ nguồn nhân lực ở trường còn nhiều bất cập với yêu cầu phát triển và con người cũng là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chắnh sách nhân sự về tuyển dụng vẫn còn có cán bộ trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ chưa ựáp ứng ựược nhu cầu, chưa thu hút ựược cán bộ có kinh nghiệm và ựội ngũ cán bộ trẻ ựược ựào tạo tại các trường ựại học chắnh quy .
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 93
để khắc phục các vấn ựề trên, nhà trường cần xây dựng ựội ngũ cán bộ quản lý tài chắnh theo các giải pháp sau:
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, năng lực ựiều hành lãnh ựạọ - đào tạo và ựào tạo lại nhằm nâng cao chất lượng cán bộ cả về chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất ựạo ựức.
-đào tạo và tiếp nhận cán bộ có trình ựộ về kiểm soát nội bộ.
-Thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ, ựể các phòng khoa có thể kiểm soát ựược mọi hoạt ựộng của nhaụ Như phòng TCKT có thể kiểm soát ựược các hoạt ựộng của các phòng khoa khác và các phòng khoa khác có thể kiểm soát ngược lại ựược phòng TCKT
-Thành lập thêm một ban kiểm soát nội bộ chịu sự lãnh ựạo trực tiếp của hiệu trưởng nhà trường và có thể kiểm soát toàn bộ mọi hoạt ựộng của nhà trường theo sơ ựồ sau:
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 94
Sơ ựồ số 4.10: tổ chức bộ máy của trường cao ựẳng nghề cơ ựiện Phú Thọ
-Tuyển dụng và bổ sung nguồn nhân lực ựặc biệt là nhân viên phòng Tài chắnh kế toán, bổ sung thêm một nhân viên phòng tài chắnh kế toán.
- Bố trắ công việc cho cán bộ viên chức phòng tài chắnh kế toán hợp lý ựể ựảm bảo các kế toán có thể kiểm soát ựược lẫn nhaụ Như bố trắ lại công việc của cán bộ CNV phòng TCKT ựể có thể kiểm soát ựược mọi quá trình quản lý tàì chắnh không sảy ra sai xót và thất thoát tài sản của nhà trường.
Mô hình nhân viên phòng TCKT sau khi ựược bổ sung và bố trắ công việc lại như sau:
Hiệu trưởng
Phó hiệu trưởng
ựào tạo Phó hiệu trưởng Nội chắnh Phòng ựào tạo Phòng QLHS SV Các khoa chuyên môn TT TV HN và GT việc làm Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng QTđS Các lớp học sinh Ban KS nội bộ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 95
Sơ ựồ 4.11: tổ chức bộ máy kế toán tại trường cao ựẳng nghề cơ ựiện Phú Thọ
Kế toán trưởng: ngoài nhiệm vụ là kế toán trưởng (giám sát, ựiều hành toàn bộ hoạt ựộng của bộ máy kế toán).
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra chứng từ gốc; kiểm tra các phiếu thu, chi ngân sách, thanh toán các chế ựộ cho cán bộ công nhân viên, ngoài ra làm các công việc khác khi ựược KT phân công.
Kế toán ngân hàng kho bạc và kế toán tổng hợp: có nhiệm giao dịch tại kho bạc, ngân hàng cơ quan thuế, bảo hiểm, kiểm tra và nghiệm thu các công trình xây dựng, s/c nhỏ, theo dõi các chế ựộ cho học sinh, lập báo cáo quyết toán và các báo cáo thường xuyên khác.
Kế toán xây dựng cơ bản và các dự án: theo dõi các dự án xây dựng và các dự án khác, theo dõi vật tư, TSCđ, công cụ dụng cụ.
Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt, viết biên lai thu học phắ của học sinh
Kế toán trưởng KT kho bạc,NH KT thanh toán KT XDCB Thủ quỹ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 96 Thứ ba: hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ựơn vị.
Vì cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Do vậy, nhà trường cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng:
- Thiết lập sự ựiều hành và sự kiểm soát thông qua các văn bản hướng dẫn cụ thể, kịp thời, công khaị
Thứ tư: nâng cao chất lượng công tác kế hoạch.
Công tác kế hoạch là một khâu quan trọng trong quá trình thực hiện một công việc. Nếu lập kế hoạch chu ựáo, cẩn thận, chi tiết thì không chỉ thực hiện hiệu quả công việc mà còn kiểm soát ựược các hoạt ựộng bất thường xảy rạ Do vậy, công tác lập kế hoạch phải ựi vào thực chất, hạn chế tình trạng hình thức, ựối phó, không sát thực tế bằng cách nâng cao chất lượng ựội ngũ cán bộ xây dựng kế hoạch như ựào tạo và ựào tạo lại, bố trắ cán bộ có trình ựộ năng lực và kinh nghiệm thực tiễn ựể xây dựng kế hoạch một cách chi tiết, có tắnh khả thi caọ
4.4.2.2.Hoàn thiện hệ thống kế toán, thông tin
Hệ thống thông tin kế toán là ựặc biệt quan trọng, nó là một bộ phận cấu thành của HTKSNB. Vì vậy, hoạt ựộng kiểm soát chỉ có thể thực hiện một cách hiệu quả nếu các thông tin trung thực, tin cậy, chắnh xác và kịp thờị Hệ thống kế toán phải ựảm bảo tất cả các nghiệp vụ chỉ có thể ựược thực hiện khi ựã ựược kiểm soát ựầy ựủ của các bộ phận kế toán và lãnh ựạo ựơn vị; các nghiệp vụ phải ựược thực hiện nhanh chóng, chắnh xác và ựầy ựủ vào tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, từ ựó lập báo cáo tài chắnh sẽ ựạt ựược những chuẩn mực nhất ựịnh. đồng thời phải kiểm kê tài sản theo ựịnh kỳ nhằm phát hiện chênh lệch có thể xảy ra và có những biện pháp thắch hợp ựể xử lý. Chỉ có thể xâm nhập vào tài liệu kế toán, tài sản của ựơn vị khi có sự ựồng ý của Ban Giám hiệụ
Tại trường cao ựẳng nghề cơ ựiện Phú Thọ, việc tổ chức, phân công công việc và triển khai công tác tài chắnh kế toán còn nhiều bất cập. Chủ yếu là do lực lượng cán bộ của phòng Kế toán tài chắnh còn rất thiếu và chưa ựúng chuyên ngành ựược ựào tạọ Vì vậy, trọng tâm của việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán là:
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 97
- Tăng cường công tác ựào tạo, bồi dưỡng cán bộ tài chắnh kế toán; sắp xếp, tuyển chọn cán bộ làm công tác kế toán ựúng theo chuyên môn ựược ựào tạo nhằm nâng cao hơn nữa trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kiến thức quản lý cho các cán bộ làm công tác tài chắnh kế toán.
- Tăng cường số lượng cán bộ cho phòng tài chắnh kế toán, hiện nay, ắt nhất phòng Tài chắnh kế toán cần bổ sung thêm 1 người ựể ựảm nhiệm các công việc ựộc lập: kế toán tổng hợp, kế toán xây dựng cơ bản và các dự án, tăng cường thêm người làm báo cáo nội cung cấp thông tin trực tiếp cho hiệu trưởng.
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm tra tài chắnh nội bộ, nhất là công tác mua sắm, sửa chữa tài sản của nhà trường.
4.4.2.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát của nhà trường phải ựảm bảo không có Ộkhoảng trốngỢ kiểm soát trong mỗi hoạt ựộng. Trên cơ sở những quy chế kiểm soát do Bộ NN & PTNT ban hành, nhà trường cần cụ thể hoá các quy trình kiểm soát trên cơ sở ựánh giá, phân tắch rủi ro ựối với các lĩnh vực hoạt ựộng nghiệp vụ cơ bản như: báo cáo tài chắnh, tài sản, tiền vốn, dự án, sử dụng nguồn lực... Trong quá trình hoạt ựộng, nhà trường có nhiều loại rủi ro khác nhau, vì vậy, nhiệm vụ của KSNB là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro ựó. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chắnh sách, quy trình phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản
Không ựể một cá nhân nào trong nhà trường ựược thực hiện từ ựầu ựến cuối (khép kắn) một hoạt ựộng nào ựó như trong khâu mua sắm vật tư, không ựược ựể bộ phận trực tiếp sử dụng vật tư ựi mua, mà các bộ phận này chỉ ựược lập kế hoạch và sau khi kế hoạch ựược hiệu trưởng phê duyệt, phòng đào tạo chịu trách nhiệm ựi lấy 3 báo giá vật tư, phòng Tài chắnh kết hợp cùng các phòng khoa có nhu cầu mua, kiểm tra báo giá và quy cách vật tư, nước sản xuất Ầ. Sau ựó hội ựồng họp chọn và hiệu trưởng ra quyết ựịnh chọn mua, giao cho phòng đào tạo chịu trách nhiệm ựi muạ Khi bàn giao nhập kho phải có ban kiểm tra bao gồm 4 phòng khoa (Tài chắnh kế toán, khoa, thủ kho, phòng đào tạo ).
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 98
- Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có người kiểm tra công việc của người khác thực hiện. Trong quá trình mua sắm vật tư, trang thiết bị thực hiện không ựể một cá nhân khép kắn một khâu, ựã tạo ra cho các phòng khoa kiểm soát ựược công việc của nhau, tránh ựược thất thoát vật tư, tiền vốn.
- Thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và chỉ ựược
KH mua vật tư Qđ chọn mua Các thủ tục mua sắm Các thủ tục nhập khoHH
Sơ ựồ số 4.12 : chu trình mua sắm vật tư
Báo giá 3 báo giá Hiệu trưởng Hồ sơ mua bán Biên bản chọn mua Các phòng khoa Phòng TCKT Nhà cung cấp Chuyển tiền TT tiền cho nhà cung cấp Thủ kho Kho bạc Nhập kho Phòng ựào tạo
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 99
phép thực hiện trong phạm vi ựã ựược quy ựịnh, nếu vượt phải báo cáo người có thẩm quyền.
để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB, nhà trường cần hoàn thiện các thủ tục KSNB theo các giải pháp sau:
Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát của tổ chức hệ thống kế toán.
Tổ chức hệ thống tài chắnh kế toán thực hiện cả ba hình thức kiểm soát trước, trong và sau nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán là bộ phận quan trọng trong hệ thống cơ cấu tổ chức KSNB. Ngoài chức năng thông tin, kế toán phải thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chắnh và các tiêu chuẩn, ựịnh mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở ựơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế ựộ, chắnh sách tài chắnh của nhà nước.
Chức năng kiểm soát của kế toán ựược lồng ghép, gắn chặt với chức năng thông tin trên cả chu trình kế toán và trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo quyết toán. Chức năng kiểm tra của kế toán ựược thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, kiểm tra báo cáo tài chắnh và các thông tin kinh tế tài chắnh. Do tầm quan trọng của kế toán trong HTKSNB, phần này cần quy ựịnh việc kiểm tra của kế toán trong cả 4 nội dung của hệ thống kế toán, trong ựó quan trọng nhất là kiểm tra chứng từ kế toán, nội dung cụ thể như sau:
Trình tự luân chuyển, kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán
* Bước 1: mọi chứng từ kế toán từ bên ngoài hay do nội bộ ựơn vị lập ựều tập trung tại bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tắnh hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán: chứng từ có ựược lập theo ựúng mẫu quy ựịnh không? Việc ghi chép trên chứng từ có ựúng nội dung, bản chất, mức ựộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ựược pháp luật cho phép; có ựủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu ựơn vị? Chứng từ có ựược ghi chép ựầy ựủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo ựúng
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 100
quy ựịnh về phương pháp lập của từng loại chứng từ? Kiểm tra tắnh chắnh xác, rõ ràng của số liệu thông tin trên chứng từ kế toán; Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán.
đối với những chứng từ kế toán lập không ựúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết ựể làm lại, làm thêm thủ tục và ựiều chỉnh.
* Bước 2: chứng từ sau khi trải qua kiểm tra bước 1 ựảm bảo ựúng quy trình sẽ ựược trình lãnh ựạo ựơn vị (Ban Giám hiệu) xét duyệt.
* Bước 3: chứng từ ựược lãnh ựạo xét duyệt là căn cứ ựể thu, chi, xuất nhập hàng hoá, vật tư...và ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ qua ba bước này phát huy ựược chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán, giúp hiệu trưởng kiểm soát hoạt ựộng tài chắnh ựúng pháp luật, ựúng quy chế chi tiêu nội bộ của ựơn vị, ựảm bảo sự khách quan và nề nếp trong công tác quản lý tài chắnh kế toán của ựơn vị.
Kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo quyết toán: nội dung kiểm tra công tác hạch toán tài khoản kế toán gồm kiểm tra việc ựịnh khoản trên chứng từ kế toán, việc phân loại chứng từ kế toán, bảo ựảm các nghiệp vụ ựược ựịnh khoản, phân loại theo ựúng nội dung kinh tế và kết cấu tài khoản kế toán theo chế ựộ kế toán quy ựịnh; ghi chép ựúng theo sơ ựồ tài khoản và ghi nhận ựúng ựắn ở các loại sổ sách kế toán; bảo ựảm phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nghiệp vụ ựược ghi vào sổ kế toán là có thực, ựược phê chuẩn hợp lý, không có sai phạm trong việc tắnh toán các khoản chi