IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.3. Hệ thống kế toán và thông tin kế toán
4.1.3.1.Hệ thống chứng từ kế toán
Bao gồm các chứng từ do ựơn vị khác phát hành như hoá ựơn bán hàng, hoá ựơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ do nhà trường phát hành như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu nhập kho, xuất khọ Nhà trường phải thực hiện các qui ựịnh của Nhà nước về lập, quản lý và lưu trữ chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán của ựơn vị áp dụng theo mẫu quy ựịnh tại Quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành chế ựộ kế toán hành chắnh sự nghiệp.
4.1.3.2.Hệ thống sổ kế toán
Bao gồm các sổ chi tiết chứng từ, sổ chi tiết chi phắ và các sổ tổng hợp như sổ cái, bảng tổng hợp cân ựối tài khoản theo quy ựịnh của Bộ tài chắnh. Ngoài ra còn phải tuân thủ mẫu sổ kế toán áp dụng trên máy vi tắnh phù hợp với việc quản lý của ựơn vị. Mẫu sổ áp dụng theo quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành Chế ựộ kế toán HCSN.
4.1.3.3.Hệ thống báo cáo kế toán
Bao gồm hệ thống báo cáo tài chắnh, báo cáo quản trị và báo cáo kiểm kê. Về cơ bản áp dụng theo quyết ựịnh số 19/2006/Qđ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chắnh về việc ban hành chế ựộ kế toán hành chắnh sự nghiệp.
Nơi gửi báo cáo tài chắnh: Vụ Tài chắnh Bộ NN & PTNT, Kho bạc Nhà nước nơi ựơn vị giao dịch.
Thời hạn nộp báo cáo tài chắnh:
Báo cáo quý: các báo cáo quý của trường nộp Vụ Tài chắnh Bộ NN và PTNT, Kho bạc Nhà nước chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc quý.
Báo cáo năm: các báo cáo nộp lên Vụ Tài chắnh Bộ NN và PTNT, Kho bạc Nhà nước chậm nhất là ngày 15 tháng 2 năm saụ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 41
Mọi hoạt ựộng kế toán như tập hợp, kiểm tra, lưu trữ chứng từ, lập và nộp báo cáọ.. phát sinh tại nhà trường ựược thực hiện tại phòng tài chắnh kế toán.
Toàn bộ công tác kế toán của nhà trường ựã ựược tin học hoá, từ năm 1998, nhà trường ựã sử dụng phần mềm kế toán, chương trình có tên gọi là phần mềm kế toán affsỵ đây là phần mềm ựược thiết kế xây dựng phù hợp với ựặc ựiểm công tác kế toán của ựơn vị HCSN. Qua nhiều năm phần mền ựã ựược nâng cấp và thay ựổi phù hợp với chế ựộ kế toán. đến nay phần mềm ựã ựược hoàn thiện và tương ựối ổn ựịnh, ựược ựánh giá là có hiệu quả cao, giảm tải ựược khối lượng công việc của kế toán nhà trường.
Nhà trường ựang áp dụng hình thức kế toán nhật ký sổ cáị Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tắnh như sau:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán ựã ựược kiểm tra, xác ựịnh tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có ựể nhập dữ liệu vào máy vi tắnh theo các bảng biểu ựược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin ựược nhập vào máy theo từng chứng từ và tự ựộng nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối quý, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chắnh. Việc ựối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết ựược thực hiện tự ựộng và luôn ựảm bảo chắnh xác, trung thực theo thông tin ựã ựược nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, ựối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chắnh sau khi ựã in ra giấỵ
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán ựược in ra giấy, ựóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy ựịnh về sổ kế toán ghi bằng taỵ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tắnh ựược thể hiện trên sơ ựồ sau:
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 42
Sơ ựồ 4.2: sơ ựồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tắnh
Về cơ bản tin học hoá công tác kế toán hoàn hoàn không làm thay ựổi qui trình xử lý các nghiệp vụ của kế toán, không làm thay ựổi hệ thống thông tin kế toán. điều khác biệt duy nhất là ở chỗ có những khâu, những phần hành nội dung công việc là do phần mềm máy tắnh thực hiện.
Như vậy có thể thấy hệ thống kế toán ở nhà trường ựược tổ chức khá tốt, việc sớm tin học hoá công tác kế toán là một nỗ lực rất lớn của Ban Giám hiệu cũng như các phòng ban liên quan trong nhà trường, thể hiện nhận thức của Ban Giám hiệu về vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong việc ra các quyết ựịnh. Nhà trường tổ chức tốt công tác kế toán nên ựã tạo ựược mối liên hệ tối ưu giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán, tạo tắnh tổ chức cao trong hoạt ựộng kế toán nói riêng và hoạt ựộng quản lý nói chung. điều này giúp cho HTKSNB tại nhà trường chặt chẽ, ựầy ựủ và hoàn thiện hơn, các quyết ựịnh quản lý chắnh xác và có hiệu lực.
Phần mềm kế toán
Máy tắnh
Báo cáo tài chắnh Chứng từ
kế toán
Sổ kế toán
Nhập số liệu hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng đối chiếu số liệu kiểm tra
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 43 4.1.3.4. Bộ máy kế toán
Về mô hình tổ chức kế toán: nhà trường áp dụng mô hình kế toán tập trung ựược thể hiện qua sơ ựồ sau:
Sơ ựồ 4.3: tổ chức bộ máy kế toán tại Trường cao ựẳng nghề cơ ựiện Phú Thọ.
Hiện nay, phòng TCKT của trường gồm 4 cán bộ: kế toán trưởng; kế toán thanh toán; kế toán lương, học bổng; thủ quỹ. Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ cũng như cũng như trình ựộ năng lực của từng cán bộ, kế toán trưởng ựã có văn bản phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn từng cán bộ, quy ựịnh quá trình luân chuyển, lưu giữ chứng từ kế toán, cụ thể:
Kế toán trưởng: giám sát, ựiều hành toàn bộ hoạt ựộng của bộ máy kế toán, ngoài ra còn trực tiếp thực hiện các phần việc như: kế toán xây dựng cơ bản; kế toán các dự án, kế toán tổng hợp.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ lập, theo dõi và kiểm tra chứng từ gốc, giao dịch tại kho bạc, cơ quan thuế, lập các báo cáo thường xuyên hàng quý và các báo cáo không thường xuyên, ngoài ra còn làm các công việc khác khi ựược
Kế toán trưởng KT thanh toán KT lương và HB KT lương và HB Thủ quỹ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 44
theo sự phân công của kế toán trưởng.
Kế toán lương và học bổng: có nhiệm vụ thanh toán lương, theo dõi thu nhập của CBCNV, chế ựộ của HSSV, theo dõi thu nộp học phắ. đồng thời theo dõi tình hình xuất nhập vật tư, TSCđ và công cụ dụng cụ tại các phòng, khoa và nghiệm thu các công trình xây dựng, sửa chữa nhỏ.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, viết biên lai thu học phắ và quản lý kho lưu trữ tài liệụ
Các kế toán viên thực hiện theo nhiệm vụ ựược phân công dưới sự chỉ ựạo của kế toán trưởng nhằm ựảm bảo ựược mục tiêu kiểm soát:
Tắnh có thực của nghiệp vụ phát sinh Sự phê chuẩn của lãnh ựạo
Tắnh ựầy ựủ bảo ựảm sự phản ánh trọn vẹn nghiệp vụ phát sinh Sự ựánh giá bảo ựảm không có sai phạm
Sự phân loại bảo ựảm ghi chép ựúng sơ ựồ tài khoản và các loại sổ sách Tắnh ựúng kỳ
Quá trình chuyển sổ ựúng ựắn
Về trình ựộ: trong những năm vừa qua, ựơn vị phát triển mạnh về quy mô, mặt khác yêu cầu quản lý ngày càng cao, các cán bộ kế toán ựã ựược bồi dưỡng cập nhật kiến thức. Hiện nay có bốn cán bộ trong ựó có hai người là kỹ sư, một người là cử nhân và một người là trung cấp. Trong ựó kế toán trưởng có kinh nghiệm trên hai mươi năm, kế toán thanh toán có thời gian là bảy năm, kế toán phụ trách lương và học bổng có thời gian công tác hai năm và thủ quỹ có thời gian công tác ba mươi năm.
Phòng kế toán ựã sử dụng phần mềm kế toán từ năm 1998, thời gian ựầu phần mềm kế toán chưa tự in ựược phiếu chi, phiếu thu và phiếu xuất nhập vật tư. đến năm 2000 phần mềm ựã ựược nâng cấp lên phiên bản mới, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và lập chứng từ kế toán. Năm 2006 chế ựộ kế toán mới
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 45
thay ựổi, phần mềm kế toán cũng ựược nâng cấp ựể phù hợp với chế ựộ kế toán hiện hành. Phần mềm kế toán mới dễ sử dụng, có tắnh năng ựộng, xử lý dữ liệu từ khâu ựầu nhập dữ liệu ựến khâu báo cáo quyết toán tài chắnh ựịnh kỳ và hàng năm theo ựúng các quy ựịnh tài chắnh hiện hành.
Nhờ áp dụng ựược những tiến bộ trong tin học và công tác kế toán nên dù số cán bộ kế toán trong ựơn vị rất ắt nhưng tất cả các công việc ựều trôi chảy, phục vụ kịp thời, chắnh xác mọi hoạt ựộng của nhà trường và các quy ựịnh về tài chắnh của Bộ tài chắnh và các cơ quan giám sát cấp trên. Phòng TCKT nhiều năm liền ựược tặng danh hiệu ựơn vị vững mạnh xuất sắc của nhà trường. Từ năm 1997 ựến 2010 năm nào cũng ựược tặng bằng khen của Bộ NN và PTNT, năm 2008 ựược tặng bằng khen của Thủ tướng Chắnh phủ.
Chúng tôi ựã trao ựổi với kế toán nhà trường về hệ thống kế toán và thông tin kế toán tại trường như sau:
Bảng số 4.2 : câu hỏi về hệ thống kế toán và thông tin kế toán
Câu hỏi Có Không Nhận xét
1-Chứng từ kế toán có ựược Hiệu trưởng phê duyệt trước khi ựưa vào thanh toán không?
Có -Chứng từ ựược Hiệu trưởng phê duyệt trước khi ựưa vào thanh toán
2-Thủ quỹ chi tiền có kiểm tra lại các nội dung trên phiếu thu chi không?
Có -Thủ quỹ có kiểm tra lại chứng từ,nhưng vẫn có chứng từ bị lỗi 3-Khi thu, chi tiền hồ sơ chứng từ có hợp lệ
không?
Có -Vẫn còn thiếu chữ ký và một số chứng từ kèm theo
4-Sổ sách kế toán có ựược in ựầy ựủ theo quy ựịnh không?
Có -Sổ sách ựược in theo quy ựịnh
5-Phần mền kế toán ựơn vị ựang sử dụng có phù hợp với công tác kế toán của ựơn vị không?
Có -Phần mền hàng năm ựược nâng cấp
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 46
6-Công tác quyết toán của nhà trường có ựúng thời hạn quy ựịnh không?
C ó
-Nộp báo cáo ựúng quy ựịnh của Bộ NN và PTNT
7-Công việc của các nhân viên kế toán có phù hợp với trình ựộ của họ không?
C ó
-Nhân viên kế toán chậm, không linh hoạt
8-Nhân viên kế toán có kiểm soát ựược phần hành của nhau không?
Không -Bố trắ chưa hợp lý do không ựủ người
9-Nhân viên kế toán có trung thực không? C ó
-Nhân viên trung thực
10-Có cần phải bố sung thêm CBCNV không
C ó
-Cần bổ sung thêm 01 người
11-Trình ựộ của kế toán trong nhà trường có ựồng ựều không?
Không Trình ựộ nghiệp vụ không ựềụ
12-KT có ựược học về kiểm soát nội bộ không?
Không Chưa ựược học về KSNB
Qua một số câu hỏi kiểm soát chúng tôi thấy vẫn còn một số tồn tại như: kế toán viên chậm, chưa giải quyết linh hoạt trong công việc, tắnh toán vẫn còn có sai sót. Khi viết phiếu thu, chi, chứng từ chuyển tiền còn sai lệch về nội dung, số tiền, cập nhật nội dung chứng từ vào phần mềm còn sai lỗi chắnh tả, hạch toán ghi sai tài khoản. Do sai sót nhầm lẫn nên dẫn ựến tình trạng gây lãng phắ giấy, mực in và tốn thời gian. Trong quá trình hạch toán kế toán còn nhầm lẫn khi hạch toán nội dung các tài khoản, kế toán thanh toán, kế toán theo dõi kho bạc ngân hàng là một người nên quy trình công việc không có sự kiểm soát lẫn nhau, kế toán viên chưa ựược học tập về công tác kiểm soát nội bộ.
4.1.4.Thủ tục kiểm soát
4.1.4.1.Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Việc thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm của nhà trường trong những năm qua ựã tương ựối rõ ràng. Cụ thể: hiệu trưởng chỉ ựạo và ựiều hành chung hoạt ựộng của ựơn vị, hai phó hiệu trưởng giúp việc cho hiệu trưởng giải
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 47
quyết các công việc ựược phân công và uỷ quyền, trực tiếp chỉ ựạo, phụ trách một số phòng, khoạ Hiệu trưởng có quyết ựịnh số 23/Qđ-CđNPT ngày 15/1/2007 quyết ựịnh về việc ủy quyền giải quyết công việc cho hai phó hiệu trưởng. Ngoài ra, các phòng, khoa ựều có quy ựịnh bằng văn bản phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể và ủy quyền cho cấp phó hoặc cho 1 cá nhân trong phòng, khoa khi cấp trưởng ựi vắng.
Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng ựã giúp các thành viên trong Ban Giám hiệu chủ ựộng trong việc quản lý, ựiều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng, khoa ựể có những biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thờị
Phó hiệu trường và trưởng các phòng, khoa chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về các mặt công tác ựược hiệu trưởng của mình. Các phó phòng, khoa, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, khoa về các nhiệm vụ ựược trưởng phòng, khoa phân công.
Như vậy, việc phân công phân nhiệm trong ựơn vị ựều ựược thể hiện bằng văn bản cụ thể, giúp cho từng cấp, cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Khi thực hiện nhiệm vụ vừa phát huy ựược tắnh chủ ựộng, sáng tạo của từng cá nhân vừa phát huy ựược nguyên tắc tập trung dân chủ và cũng là cơ sở ựể kiểm soát nội bộ.
4.1.4.2. Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nhà trường quy ựịnh phòng TCKT không ựược trực tiếp mua sắm tài sản, vật tư cho các phòng khoạ Căn cứ vào nhu cầu sử dụng các phòng khoa sẽ trực tiếp làm các thủ tục mua sắm theo quy ựịnh. Trong xây dựng và sửa chữa nhỏ thợ thi công các công trình xây dựng, sửa chữa nhỏ không ựược phép mua vật tư phục vụ cho công trình.
Trong tổ chức bộ máy kế toán tại trường ựã ựảm bảo cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản, cách ly trách nhiệm ựiều hành với trách nhiệm kế toán, trách nhiệm kiểm soát với trách nhiệm thực hiện. Kế toán không ựược kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ. Vợ, chồng, con của hiệu trưởng, hhó hiệu trưởng, kế toán trưởng nhà trường không ựược bố trắ làm ở phòng Tài chắnh kế toán.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh ... 48 4.1.4.3. Về nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Nội dung này ựã ựược quy ựịnh cụ thể trong một số quy ựịnh của trường: hiệu trưởng uỷ quyền cho các phó hiệu trưởng giải quyết công việc trong lĩnh vực ựược phân công và uỷ quyền cho một phó hiệu trưởng giải quyết công việc chung khi hiệu trưởng ựi công tác. Các phó hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm về những việc mình ựã giải quyết trong thời gian ựược uỷ quyền và báo cáo lại hiệu trưởng. phó hiệu trưởng ký thay hiệu trưởng các văn bản của nhà trường trong phạm vi